Recrutement conforme au RGPD – nouvelle clause CV
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Données personnelles pouvant être collectées lors du recrutement
Le RGPD requiert des activités liées au traitement des données personnelles en relation avec le principe d’adéquation – cela signifie que pendant le processus de recrutement, les données des candidats qui sont nécessaires au processus de recrutement peuvent être collectées.
L’étendue des données personnelles nécessaires à la conduite du recrutement est régie par l’art. 22 du Code du travail, ces données comprennent :
- prénom et nom,
- noms des parents,
- date de naissance,
- domicile,
- éducation,
- cours de l’emploi précédent.
Ces informations sont destinées à aider l’employeur à sélectionner un candidat possédant la formation et les qualifications appropriées. Il est à noter que lors du recrutement, l’employeur ne peut pas collecter de scans de cartes d’identité contenant des informations sur la couleur des yeux, la taille et l’image du candidat.
Il existe une exception à chaque règle, par conséquent, dans des cas justifiés, l’employeur peut collecter un certificat d’absence de casier judiciaire, si cette autorisation résulte de dispositions légales, par exemple lors du recrutement d’employés dans la fonction publique.
Consentement au traitement des données personnelles dans le recrutement – clause CV
La base légale pour le traitement des données personnelles des candidats à un emploi est l’art. 22 du Code du travail. Le Code du travail indique clairement que le futur employeur traite les données des candidats sur la base des dispositions légales, et non sur la base de leur consentement. Le consentement au traitement des données personnelles (la clause dite CV) devient nécessaire dans des cas strictement définis. Le recrutement dans le cadre de la conclusion d’un contrat de travail est réglementé par le Code du travail.
Et les autres contrats ? Il s’avère qu’au moment de la conclusion des contrats B2B, le consentement devient une prémisse appropriée légalisant le traitement des données personnelles lors du processus de recrutement. Le consentement doit également être obtenu en cas de réutilisation du CV du candidat lors de recrutements futurs et lors de la collecte de données dépassant le cadre indiqué à l’art. 22 du Code du travail.
Clause complémentaire au CV :
Je consens à l’utilisation de mon CV dans les futurs processus de recrutement organisés par X.
Ce contenu ou un contenu similaire du consentement permet au CV d’être réutilisé dans des processus de recrutement ultérieurs.
Le RGPD introduit une large obligation d’information
Une partie indissociable de chaque condition préalable légalisant le traitement des données personnelles est la présence de l’obligation d’information. En traitant les données personnelles des candidats dans le processus de recrutement, l’employeur devient l’administrateur des données personnelles.
Le RGPD exige du responsable du traitement qu’il fournisse au demandeur d’emploi des informations sur :
- le nom de l’administrateur et ses coordonnées,
- coordonnées du Délégué à la Protection des Données – DPD (si nommé),
- la finalité du traitement et la base légale,
- des informations sur les destinataires des données personnelles ou des catégories de destinataires,
- le cas échéant – des informations sur l’intention de transférer des données personnelles vers un pays tiers,
- la durée de conservation des données personnelles,
- des informations sur le droit de demander à l’administrateur d’accéder aux données personnelles relatives à la personne concernée, de les rectifier, de supprimer ou de limiter le traitement ou le droit de s’opposer au traitement, ainsi que le droit de transférer des données,
- des informations sur le droit de retirer son consentement à tout moment (dans le cas d’un traitement de données basé sur le consentement),
- des informations sur le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle,
- si la fourniture de données à caractère personnel est une exigence légale ou contractuelle ou une condition pour la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est obligée de les fournir et quelles sont les conséquences possibles de la non-fourniture des données.
L’obligation d’information doit être remplie avant la collecte des données. Une manière appropriée et efficace de répondre à l’obligation d’information lors du recrutement consiste à inclure une clause appropriée dans le contenu de l’annonce ou du formulaire de recrutement.
Discrimination lors du recrutement
Les recruteurs qui souhaitent recruter dans le respect de la loi doivent se rappeler que tout ne peut pas être demandé par un candidat à un emploi. Même avec le consentement d’un employé potentiel sous la forme d’une clause CV, il est interdit de collecter des informations sur les opinions religieuses, la race ou l’état matrimonial. Ces informations peuvent être considérées comme un motif de discrimination.
L’image du candidat
On remarque aisément que dans le catalogue des données inscrites au Code du travail, on ne retrouve pas l’image du candidat. Une pratique courante qui permet d’obtenir légalement l’image d’un candidat est d’obtenir son consentement. Le consentement obtenu doit répondre aux exigences générales du RGPD à cet égard. En pratique, le plus important sera de s’assurer que le consentement est donné librement. Le candidat doit être conscient qu’il peut ou non l’exprimer.
Il est fort probable que cette situation fasse l’objet d’une enquête préalable dans le cadre du contrôle du traitement des données personnelles des candidats à l’emploi. N’oubliez pas que l’absence de consentement peut ne pas être la base d’un traitement défavorable du candidat. Un traitement défavorable est l’impossibilité de soumettre un CV sans photo, si le système de candidature nécessite l’ajout d’une photo afin d’envoyer un formulaire prêt. Cela signifie que les CV sans photo ne peuvent pas participer au processus de recrutement.
Conservation des documents de recrutement
CV, lettres de motivation et lettres de référence sont des documents qui sont collectés par les DRH lors du recrutement. En plus de les examiner et de les sélectionner, l’employeur (ADO) est tenu de maintenir des mesures organisationnelles, techniques et physiques pour la protection des données personnelles contenues dans ces documents. Les documents de candidature envoyés par courrier traditionnel n’apparaissent pas si souvent. Et bien qu’il soit courant de nos jours d’envoyer des documents par voie électronique, les CV sont souvent imprimés et imprimés sur papier dans les bureaux de chaque organisation.
Tout d’abord, il faut s’assurer que seules les personnes qui ont été autorisées à le faire ont accès aux données personnelles des candidats. L’employeur doit s’assurer que les documents sont protégés contre tout accès non autorisé, par exemple placés dans des armoires métalliques verrouillables. Veuillez noter que si nous avons décidé d’imprimer les documents de candidature, après le processus de recrutement, nous devons effectivement les détruire, par exemple à l’aide d’une déchiqueteuse, afin d’assurer que les documents ne soient pas transmis à des personnes non autorisées.
Lors de la collecte des dossiers de candidature dans une version en ligne, une circulation sécurisée des documents doit être assurée afin qu’ils ne soient transmis qu’aux personnes habilitées. Les messages électroniques contenant les données personnelles des candidats doivent être cryptés et le mot de passe envoyé via un autre canal de communication. Vous devez également vous souvenir de la gestion de l’accès aux systèmes, plateformes et sites Web sur lesquels se déroule le processus de recrutement. Les pouvoirs accordés devraient permettre la responsabilité des actions des employés individuels.
Recommandation de demandeur d’emploi
La situation actuelle du marché du travail, dans laquelle il est de plus en plus difficile de trouver des spécialistes appropriés, a conduit à une situation dans laquelle recommander un candidat pour travailler par un employé d’une entreprise donnée ou un étranger est devenu une pratique très courante.
Le modèle idéal serait une situation dans laquelle le candidat recommandé s’applique exactement de la même manière à une offre d’emploi donnée qu’en l’absence de recommandation. Il est important que la personne qui recommande ne recommande pas le candidat pour un emploi directement à la personne intéressée (par exemple en envoyant le CV du candidat recommandé), mais fournisse au candidat potentiel un lien vers l’offre d’emploi, pour laquelle il peut postuler en acceptant lui-même les déclarations requises. Ensuite, l’obtention du consentement au traitement des données personnelles serait analogue au processus standard de candidature à une offre d’emploi. Il s’agit d’un modèle qui protège de manière globale les intérêts de l’employeur, du candidat et de la personne recommandant qui ne dispose pas des données du candidat contre la loi.
Lors du premier contact avec un employé potentiel, conformément au RGPD, l’obligation d’information en vertu de l’art. 14 RGPD. Ces informations doivent être fournies immédiatement après l’enregistrement des données, mais – lorsqu’il s’agit de recrutement – lors de la première communication avec un employé potentiel.
Utilisation de tests psychologiques
Souvent, lors de la prochaine étape du recrutement, nous avons l’intention de procéder à des tests psychologiques pour déterminer la prédisposition d’un candidat donné et les caractéristiques nécessaires qui sont essentielles pour nous dans un poste donné. Nous ne pouvons demander au candidat de faire une déclaration, de remplir un questionnaire ou de réaliser un test d’aptitude que si celui-ci ne porte pas atteinte à ses droits personnels et fournit des informations jugées pertinentes aux fins de l’établissement d’une relation de travail. Avant de remplir le questionnaire psychologique, le candidat doit être informé de l’objet du test et de la nature des questions. Le nom de la personne analysant le test doit être fourni, car seule cette personne a le droit de connaître les réponses. Après avoir analysé l’ensemble du test de personnalité, les résultats doivent être communiqués au candidat. Cette personne a le droit de décider si les résultats peuvent être transférés à la personne menant la procédure de recrutement. Dans le cas de questions plus simples, par exemple la vérification des capacités du salarié, il n’est pas nécessaire d’obtenir le consentement de la personne concernée, et les résultats peuvent être transmis directement à l’employeur.
Sommaire
En mai de cette année, c’est-à-dire dans environ deux mois, le secteur du recrutement sera confronté au plus grand changement juridique en 20 ans. Les exigences du RGPD affecteront non seulement le travail du service RH, mais également d’autres services tels que l’informatique, le marketing et la finance. Il s’agit du dernier appel pour que les travaux de mise en œuvre commencent, afin que le 25 mai, nous puissions dire en toute conscience : nous sommes conformes au RGPD.
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