Quelle est la manière appropriée de terminer une lettre commerciale ?
Par Kimberlee Leonard Mis à jour le 31 janvier 2019
Les lettres commerciales sont écrites avec un objectif précis en tête. Les lettres commerciales peuvent être des lettres de vente, des propositions de partenariats ou même des lettres pour informer les employés des changements dans les avantages. La rédaction de la lettre nécessite un ton professionnel qui va aux faits et qui travaille systématiquement à travers les informations nécessaires. À la fin de la lettre, ne devenez pas paresseux. Passez en revue votre objectif et terminez d’une manière appropriée et efficace pour atteindre votre objectif.
Conseil
Les phrases d’approbation acceptables incluent « Sincèrement », « Meilleures salutations » ou « Sincères salutations ». « Respectueusement » est un autre bon choix.
Pensez à fermer les lignes
Avant de signer une lettre commerciale, assurez-vous d’inclure une ligne de clôture ou un court paragraphe qui passe en revue l’objectif. Les lettres de vente peuvent comporter un appel à l’action demandant au lecteur d’appeler un représentant ou de répondre d’une autre manière. Une lettre révisant un accord de partenariat peut rapidement passer en revue l’étape suivante, telle qu’une heure de réunion suggérée ou la transmission de l’information à un autre service. Les lettres d’information peuvent se terminer par des informations de contact pour que le lecteur obtienne plus d’informations si des questions se posent.
Quel que soit le type de lettre que vous envoyez, les lignes de clôture doivent réitérer de manière concise ce que vous voulez accomplir dans la lettre.
Phrases d’approbation acceptables
La façon dont vous signez la lettre conclut le ton de la lettre. Maintenir un ton professionnel et amical mais qui ne l’est pas trop amical. La correspondance par courrier électronique a tendance à être moins formelle, car elle utilise des approbations plus conviviales et moins formelles.
« Sincèrement » est couramment utilisé comme signature pour les lettres commerciales. Si vous voulez être un peu différent, d’autres options existent. Variations de « Salutations » sont largement acceptées dans la correspondance commerciale : « Meilleures salutations, » « Meilleures salutations » ou simplement « Salutations. » Les deux « Avec respect » et « Appréciant » sont également de bons choix pour quelqu’un qui veut exprimer son appréciation pour le temps du lecteur et aussi pour une opportunité de travailler ensemble.
Les lettres moins formelles peuvent utiliser des approbations plus conviviales sans offenser le lecteur. « Joyeux vendredi » peut être utilisé comme signature, en fonction des objectifs de la lettre et de la familiarité de l’expéditeur avec le destinataire. « Merci encore » est également utilisé dans la correspondance moins formelle et ne saute pas aux yeux du lecteur de manière négative.
L’approbation la plus traditionnelle pour les entreprises est « Votre sincèrement. » En cas de doute, c’est cette phrase qu’il faut utiliser. Les gens s’attendent à la voir et n’y voient rien de mal. En fait, la plupart des gens ne la remarqueront même pas, ce qui signifie qu’ils font attention au contenu de la lettre et non aux détails d’une signature.
Phrases de signature à éviter
Lors de la fermeture d’une lettre commerciale, savoir quoi ne pas dire est aussi important que savoir quoi dire. Il peut sembler intuitif de ne pas signer avec « Amour » dans une lettre commerciale, mais certaines personnes le font encore, bien que ce ne soit pas recommandé. Être trop personnel ou amical dans la signature peut confondre les intentions de la lettre, ruinant tout le bon travail que vous avez consacré à la rédaction du contenu.
« Affectueusement » est moins personnel mais insinue tout de même un ton affectueux qui pourrait être mal interprété surtout si la lettre est envoyée d’un homme à une femme ou vice versa. Soyez conscient du destinataire et des malentendus potentiels.
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