Comment rédiger une lettre de motivation pour une proposition gagnante (5 exemples)
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Qu’est-ce qu’une lettre de motivation de proposition ?
Une lettre d’accompagnement de proposition est un document d’une seule page utilisé pour présenter vos offres commerciales à un client potentiel. Dans celui-ci, le client peut dire si vous êtes vraiment engagé et avez fait vos recherches, ou si vous avez simplement copié et collé un langage générique à partir de propositions antérieures.
C’est aussi votre première occasion de convaincre un client pourquoi il devrait Continuez lecture de votre proposition. Étant donné qu’une équipe moyenne passe 23 heures à rédiger une seule réponse à un appel d’offres, il est essentiel que la lettre de motivation de votre proposition fasse bonne impression.
« Ce sont les cinq paragraphes les plus importants que l’on puisse écrire car c’est la seule partie que tout le monde lira. Vous devez le faire sortir du parc ou vous perdrez.
Eileen Kent, présidente
Keynotes personnalisés LLC
Que devriez-vous inclure dans une lettre d’accompagnement de proposition?
Comme toute bonne lettre de motivation, votre proposition doit s’ouvrir sur une offre ou un positionnement unique. Il est important de déterminer dès le début pourquoi votre équipe est la mieux placée pour résoudre le problème d’un client.
Les lettres d’accompagnement de proposition forte comprennent :
- Une salutation: Présentez votre entreprise et ce que vous faites.
- Résumé clair : Décrivez vos propositions de valeur à un niveau élevé. Assurez-vous de connecter ces points aux besoins de votre client.
- Offre personnalisée : Expliquez au client ce que vous pouvez apporter de manière unique pour résoudre son problème.
- Références pertinentes : Aidez le prospect à comprendre pourquoi il devrait vous choisir plutôt que vos concurrents.
- Visuels : Si vous avez un designer dans votre équipe, incluez des visuels qui aident à mettre en valeur le contenu le plus important de cette page. Par exemple, utilisez des boîtes de légende pour faire ressortir les propositions de valeur pour les équipes d’approvisionnement occupées qui parcourent la page.
De l’offre que vous présentez, aux visuels que vous intégrez, les détails dans votre lettre d’accompagnement de proposition doivent être tous sur le client. L’objectif est de montrer à quel point votre entreprise brille avant même d’entrer dans les détails de votre proposition. Démontrez les qualités que vous apportez à ce client potentiel en démarrant votre relation du bon pied.
Jon Williams, directeur général de Propositions stratégiques, partage les points clés que vous devez toucher de manière concise pour réussir.
« Remerciez le client, faites preuve d’enthousiasme, faites la démonstration d’un parrainage de haut niveau, présentez brièvement les thèmes gagnants, puis taisez-vous et laissez le reste à un brillant résumé de l’exécutif ! »
Jon Williams, directeur général
Propositions stratégiques
Comment rédiger une lettre de motivation pour une proposition gagnante
De la lecture approfondie de l’appel d’offres à la présentation d’une offre claire, les professionnels chevronnés des propositions vous recommandent de suivre six étapes essentielles pour rédiger une lettre de motivation de qualité.
Étape 1 : Lisez la RFP Cover to Cover
Cette étape semble évidente, mais il est surprenant de voir combien d’équipes la sautent. Vous devez lire attentivement la DP, d’un bout à l’autre, avant de commencer votre lettre.
Pendant la lecture, prenez note de tous les thèmes récurrents de votre prospect. Peut-être qu’ils se concentrent sur la qualité de la conception et la facilité d’utilisation. Ou peut-être mettent-ils l’accent sur le besoin de certaines fonctionnalités ou caractéristiques – quoi qu’il en soit, Kori Warriner de KCI Technologies vous recommande de considérer les questions suivantes pendant que vous lisez la demande de proposition :
Questions à considérer :
- Quelle est la raison du client derrière le projet? (revitalisation, infrastructure vieillissante, etc.)
- D’où vient le financement du projet ?
- Le client a-t-il des problèmes urgents concernant le projet ?
- Quel est le résultat final souhaité ?
- Qu’est-ce qui parlerait au client ? (retraite, esthétique, budget, etc.)
« Vous devez donner au client l’impression que vous lui parlez directement. »
Kori Warriner, coordinatrice marketing
KCI Technologies
Bien que les questions puissent différer selon l’industrie, l’idée reste la même. La lecture approfondie de l’appel d’offres vous aide à mieux comprendre les problèmes auxquels votre prospect est confronté. Ce qui à son tour vous aide à brosser un tableau plus clair de la façon dont votre entreprise peut les soutenir.
« Au lieu de dire « nous sommes ravis » ou d’autres déclarations galvaudées comme celle-là, je présente mon entreprise, puis je parle de nouveau de ce que nous pouvons faire pour aider le client à atteindre ses objectifs », explique Kori.
Étape 2 : Captez l’attention de votre prospect dès le début
Il y a de fortes chances que votre prospect soit extrêmement occupé. Ils sont susceptibles de survoler la lettre d’accompagnement de votre proposition, c’est pourquoi vous devez vous concentrer sur la rendre mémorable. Utilisez-le pour créer une connexion avec votre prospect et capter son attention dès le début de la proposition.
Le premier paragraphe est le meilleur endroit pour attirer l’attention de votre lecteur, partage Kelly Allen, consultante principale en propositions.
« Essayez de capturer le lecteur dans le premier paragraphe en vous rapportant à lui d’une manière ou d’une autre. S’il s’agit d’un client actuel, tirez parti de votre relation. Sinon, démontrez une compréhension claire de ce dont ils ont besoin.
Kelly Allen, consultante principale en propositions, UKG (Ultimate Kronos Group)
Étape 3 : Utilisez des thèmes de victoire clairs et compétitifs
Une fois que vous avez identifié leurs besoins distincts, vous pouvez formuler les thèmes clés qui doivent être identifiés dans votre lettre de motivation. Ensuite, réduisez-le aux raisons les plus convaincantes pour lesquelles votre prospect devrait choisir votre proposition plutôt qu’un concurrent. Eileen Kent, présidente de Notes d’identification personnalisées, explique que ceux-ci sont également connus sous le nom de « thèmes gagnants ».
Les thèmes de gain doivent être basés sur ce que le client vous a dit qu’il voulait. Positionnez-vous comme la seule entreprise capable de fournir exactement ce que votre prospect recherche. Pour bien le faire, il est essentiel que vous compreniez également ce que font vos concurrents.
Voici comment revoir ce que proposent vos concurrents :
- Examiner les sites Web des concurrents
- Lire les états financiers des concurrents
- Regardez des sites Web d’avis comme G2
- Demandez si les clients sont prêts à partager les appels d’offres antérieurs des concurrents (On ne sait jamais, sauf si vous demandez)
À ce stade, vous voudrez vous concentrer sur la façon dont vous pouvez vous démarquer de la concurrence. Eileen recommande également de reconnaître les éléphants dans la pièce. Par cela, elle entend tout ce que le client peut considérer comme la faiblesse de votre équipe.
Elle recommande de s’attaquer de front aux points faibles pour laisser une bonne impression : « L’éléphant dans la pièce pourrait être la taille de votre entreprise. Répondez-y en expliquant comment vous avez formé une équipe soudée qui a dépassé les attentes en matière de performances et a travaillé ensemble pendant des années, afin qu’ils voient plutôt cela comme une force », explique-t-elle.
Étape 4 : Proposez une offre personnalisée
Maintenant que vous avez capté l’attention de votre prospect, vous devez la maintenir. Pour ce faire, en décrivant les avantages clairs, qui parlent directement à leurs points de douleur d’une manière attrayante et claire.
Vous devriez décrire comment votre produit aura un impact positif sur l’acheteur et identifiera ce qu’il retirera de votre partenariat.
« Choisissez les 3 à 5 principales fonctionnalités de votre solution et décrivez leurs avantages pour votre client en une seule ligne. Soyez direct : voici ce que nous proposons. Voici comment cela résoudra votre problème.
Cristina Miller, CP APMP, rédactrice de propositions
Gallup
Étape 5 : Utilisez une déclaration de clôture forte
Votre déclaration finale doit être concise, réitérer vos capacités et mettre en évidence la valeur que vous offrez. Mais n’oubliez pas que c’est aussi l’occasion de vous connecter avec votre prospect.
« Pour établir une connexion, vous devez ignorer les conseils d’écriture obsolètes et ne pas avoir peur d’utiliser un vrai langage », explique Rebecca Baumgartner, directrice principale, Propositions, PFS.
« Quiconque lit votre lettre de motivation peut immédiatement savoir si vous vous cachez derrière un jargon ou si vous répétez le langage de l’appel d’offres parce que vous ne comprenez pas ce dont il a besoin », explique-t-elle.
« Mais lorsque vous écrivez de manière authentique, vous avez la possibilité de montrer au client que vous avez écouté. »
« Une bonne lettre de motivation n’est ni étouffante ni formelle – c’est une conversation entre de vraies personnes, une chance de mettre de côté le langage technique de l’approvisionnement et de se connecter avec l’être humain de l’autre côté. »
Rebecca Baumgartner, directrice principale, propositions
PFS
Étape 6 : ajoutez les touches finales
Lors de la rédaction de votre lettre d’accompagnement de proposition, il y a quelques points de contrôle finaux pour laisser une bonne impression à votre prospect.
Les graphiques ne sont pas nécessaires pour une lettre de motivation de proposition, mais ils peuvent être utiles. Par exemple : mettre en évidence une citation d’un client dans une police différente ou utiliser des boîtes de légende pour mettre en valeur vos propositions de valeur clés. Utilisez des éléments visuels qui aident à mettre en valeur vos points principaux, sans en détourner l’attention.
Voici ce que Izane Cloete-Hamilton, CPP APMP, de nFold recommande.
- Utiliser un papier à en-tête d’entreprise
- Adressez la lettre à la personne indiquée dans la DP
- Signez la lettre de motivation d’un cadre supérieur de votre entreprise
- Si la réponse provient d’un partenariat stratégique entre deux entreprises, utilisez des signatures doubles
- Assurez-vous que votre lettre est non…
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