Rédiger une référence d’employé lorsqu’il part
La rédaction d’une référence pour un employé peut vous aider à maintenir des relations de travail avec tout employé talentueux qui quitte votre entreprise.
Une référence peut être brève, révélant simplement les bases de l’ancien travail de la personne ; ou il peut contenir de nombreux détails qui donnent au nouvel employé une idée du type de personne qu’il ajoutera à son effectif.
Chasseur de mythes ! Réglons cela tout de suite : vous pouvez écrire une référence négative pour un employé. Mais, vous devez être juste et précis.
Vous ne pouvez pas mentir.
Habituellement, lorsqu’un employeur pense ne pas pouvoir écrire une référence positive sur la personne, il rejette poliment la demande.
Ainsi, même si vous pouvez rédiger un avis négatif, dans la plupart des cas, il est préférable de refuser la demande que de risquer de vous poursuivre pour inexactitude par négligence.
Avec ce mythe brisé, passons en revue nos conseils pour rédiger une lettre de référence.
Comment commencer une lettre de référence ?
Supposons que vous ayez choisi d’écrire une référence positive pour un employé.
Vous écrivez une lettre professionnelle, alors apprenons les bases. Votre adresse se trouve en haut à droite de la page 1.
Mettez l’adresse de la partie qui fait la demande en haut à gauche.
Maintenant, avant de commencer à écrire la majeure partie de la lettre, vous devez décider dans quelle mesure vous prévoyez d’être bref ou approfondi. Ce choix affectera la structure de votre lettre.
Commencez par une salutation professionnelle : Cher Monsieur / Madame (si vous connaissez leur nom, vous devriez l’utiliser).
Que peut contenir une référence ?
Que vous rédigiez une référence pour un employé qui part bientôt ou pour quelqu’un qui a travaillé pour votre entreprise il y a cinq ans, vous pouvez inclure :
- Profession.
- Historique des salaires.
- Dates d’emploi dans votre entreprise : il peut y avoir une date de début, des dates de début de promotion et une date de départ.
- Rendement au travail.
- Responsabilités dans leur rôle.
- Conduite professionnelle.
- Qu’ils aient démissionné ou que vous les ayez licenciés.
Comment rédiger une référence pour un employé
Donc, après votre salutation, confirmez que vous connaissez l’employé. Mentionnez leur titre du poste, historique des salaires et dates de service avec vous.
Ensuite, si vous avez choisi d’être minutieux, donner quelques informations (souvenez-vous, juste et précis) sur le rôle, la performance, les succès, les compétences et la conduite professionnelle de l’employé.
déclarer en termes clairs que vous recommandez la personne pour un emploi.
Terminez par une phrase simple disant à l’employeur qu’ils puissent vous contacter pour plus de détails s’ils le souhaitent.
Déconnectez-vous avec Cordialement votre si vous ne connaissez pas leur nom. Si vous le connaissez, utilisez Cordialement.
Vous n’êtes pas obligé de dire oui quand quelqu’un vous demande une référence
D’abord, n’oubliez pas que vous pouvez toujours dire non quand quelqu’un demande une référence. Dans de nombreux cas, les employeurs refusent de donner une référence à leur ancien employé ou à leur employé sortant s’ils pensent qu’ils ne seraient pas en mesure de donner une recommandation positive.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous refuseriez la demande de référence de quelqu’un.
Vous ne connaissez peut-être pas assez bien la personne – combien de temps avez-vous travaillé avec elle ? Combien de temps étiez-vous leur manager ou superviseur ?
Si vous ne pensez pas pouvoir rédiger une recommandation positive pour l’ancien employé, dites-le-lui. Si vous pensez que quelqu’un d’autre dans l’entreprise pourrait écrivez une référence positive, suggérez ceci.
Lorsque vous refusez la demande de référence de quelqu’un, soyez poli. Excusez-vous et expliquez pourquoi vous ne le ferez pas, mais évitez de faire passer votre refus pour une critique personnelle.
Il y aura des moments où, bien que vous ayez refusé la demande de quelqu’un, il persistera dans ses tentatives pour obtenir une référence de votre part. Ils pourraient le faire parce qu’ils pensent qu’une référence de votre entreprise aurait plus de poids sur leur candidature qu’une référence d’un ancien employeur différent.
Ou, si vous êtes leur seul ancien employeur, ils pourraient persister à vous demander parce qu’ils n’ont pas beaucoup d’autres options.
Lorsque vous manipulez quelqu’un qui ne veut pas non pour une réponse, précisez que la marque de votre organisation et son intégrité sont menacées chaque fois que vous faites une recommandation. Soulignez encore une fois que dans cet esprit, vous ne vous sentez pas à l’aise d’écrire une référence pour votre ancien employé.
Tenir à jour politique de référence pour les employés
Si vous ne souhaitez pas donner de références, vous pouvez le préciser dans les contrats de travail et le manuel de votre entreprise. Bien sûr, assurez-vous de le formuler correctement.
Votre politique de références doit inclure toutes les autres modalités ou conditions que vous avez concernant les références.
Qui demandera la référence ?
Vous pouvez vous attendre à ce qu’une demande de référence ou de recommandation provienne soit de votre employé sortant/ancien employé, soit de l’entreprise qui est sur le point de l’embaucher.
Dans certains cas, un agent ou une agence agissant en tant que tiers peut vous contacter pour la référence.
Que ce soit la personne, l’entreprise ou un intermédiaire qui vous contacte, répondez à toutes les demandes de manière juste et professionnelle. N’oubliez pas que lorsque votre entreprise recommande quelqu’un à une autre entreprise, votre marque est en jeu.
Il peut arriver qu’un recruteur vous demande de remplir un formulaire, avec des cases de score et des espaces pour que vous puissiez répondre à des questions sur l’employé, plutôt qu’une demande ouverte de lettre.
Finir en bons termes peut être prometteur pour l’avenir
N’oubliez pas que lorsque vous écrivez une référence positive pour un employé, vous lui montrez que vous l’approuvez alors qu’il franchit la prochaine étape de sa carrière.
En entretenant des relations de travail avec des personnes qualifiées, vous préservez la possibilité que votre ancien employé puisse un jour revenir, avec plus de compétences et d’expérience, en cherchant à ajouter de la valeur à votre entreprise.
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