10 meilleures façons de signer un e-mail et 10 signatures à éviter et pourquoi
En moyenne, nos boîtes de réception sont bombardées de plus de 120 e-mails par jour, et cela s’additionne au fil des ans. Malgré toutes les heures que nous passons à taper et à envoyer ces e-mails, beaucoup d’entre nous ne respectent toujours pas l’étiquette des e-mails, en particulier la meilleure façon de signer un e-mail. L’objectif d’une signature de courrier électronique bien conçue est d’assurer une réponse rapide sans paraître trop formel, passif ou démodé. La vie moderne, c’est lourd.
Un gros problème est que nous avons tous une idée différente de ce qui fait une excellente signature de courrier électronique. Mais comme vous le découvrirez bientôt, la signature d’un e-mail d’une personne peut être comme des clous sur un tableau pour certains destinataires.
Ci-dessous, nous couvrirons 10 approbations d’e-mails qui obtiendront à coup sûr une excellente réponse et 10 approbations d’e-mails que vous voudrez peut-être ignorer.
Les 10 meilleures façons de signer un e-mail
Merci et merci
Dans une enquête PerkBox menée auprès de 2 000 personnes, 46 % des personnes interrogées ont estimé que « merci » était un bon moyen de signer un e-mail. Cela signifie que vous pouvez effectuer votre sortie numérique avec un simple « merci » ou « merci » – bien que ce soit l’idéal si vous avez réellement quelque chose à remercier pour le destinataire.
Être reconnaissant pourrait également améliorer votre taux de réponse, selon une étude réalisée par Boomerang de plus de 350 000 fils de discussion. Il a révélé que « merci d’avance », « merci » et « merci » avaient tous un taux de réponse d’environ 65 %, tandis que 46 % des e-mails qui ne se terminaient pas par une expression de gratitude ont obtenu une réponse. Soyez averti, cependant, « merci d’avance » irrite de nombreux experts en étiquette, que nous explorerons ci-dessous.
Meilleurs voeux et tout le meilleur
Victoria Turk, l’auteur de Étiquette numérique, dit ses signatures préférées sont simplement « meilleurs voeux », « tout le meilleur » ou « meilleur ». Cependant, cela Étude boomerang a révélé que « bien cordialement » et « mieux » n’étaient pas aussi performants en termes de taux de réponse que les e-mails se terminant par des variations sur « merci », bien qu’ils aient tout de même enregistré une augmentation de 11 % et de 7 % par rapport à la moyenne de tous les messages.
Bien à vous
Comme « meilleur », c’est une approbation populaire parmi les experts en étiquette. C’est poli et formel, mais toujours chaleureux – et c’était la signature la mieux notée dans l’étude PerkBox, avec 69% des personnes interrogées déclarant avoir approuvé. En bref, « bien cordialement » est une valeur sûre pour une signature d’e-mail.
Comme toujours
Cette signature est un classique, en partie grâce à un essai de Sadie Stein dans La Revue de Paris, dans laquelle elle raconte avoir été enchantée par « comme toujours » à la fin d’un message d’un professeur d’université. « Immédiatement, il m’a semblé cette chose rare, une valeur à tout faire : polyvalente, gracieuse, elliptique », a-t-elle écrit. « Si j’écrivais à un être cher, la signature impliquait que mon affection devenait forte. Si je détestais quelqu’un, eh bien, cela n’excluait pas cela non plus. Cela pouvait être cool ou chaleureux, amical ou formel. Ou cela pourrait être littéral : j’étais toujours Sadie Stein, et il y avait très peu de discussions avec cela. »
Que cela fonctionne pour votre correspondance de bureau dépend de vous, bien sûr, mais vous êtes gagnant si vous pouvez trouver une signature qui vous est propre et qui reste professionnelle.
Apprendre le mimétisme
Si vous répondez à un e-mail, un moyen simple de savoir comment répondre est d’imiter le style de l’expéditeur – s’il pensait que « meilleures salutations » a fonctionné pour lui, il ne sera pas offensé de l’entendre en retour. C’est un moyen sûr d’éviter toute offense ou confusion, mais ne l’utilisez pas si l’expéditeur a une signature unique, car cela peut sembler moqueur.
Être cohérent
Commencer par une signature formelle et passer à une autre plus décontractée est parfaitement acceptable, mais méfiez-vous de revenir soudainement à « sincèrement » ou à une autre sortie plus froide, selon William Schwalbe, auteur de Envoyer : Pourquoi les gens envoient des courriels si mal et comment le faire mieux. « Le changement est important », a-t-il déclaré Huffington Post. « Si vous avez été « le meilleur », « le meilleur », « le meilleur » d’avant en arrière, et tout d’un coup je vous ai envoyé un « sincèrement », en fait, cela signifie que vous avez probablement fait quelque chose qui m’irrite, et je veux pour établir que nous ne sommes pas réellement proches. »
Utiliser le contexte
Gardez également à l’esprit le contexte plus large. Tina Hayes, de la School of Etiquette and Decorum, a partagé les idées de signature de collègues de l’American Association of Etiquette Professionals avec les Chronique de San Francisco, révélant un clin d’œil aux temps étranges dans lesquels nous vivons actuellement pourrait être le bienvenu. « Prenez soin de vous et soyez en sécurité », a suggéré l’un d’eux, tandis qu’un autre a dit « restez sains et saufs ».
Soistoimême
La signature parfaite dépend du style de votre entreprise. Une signature professionnelle est nécessaire pour la plupart d’entre nous dans les situations de bureau, mais votre signature pourrait aider à consolider votre marque, selon l’experte en étiquette des affaires Jacqueline Whitmore. « Une de mes amies écrit des livres végétaliens, et elle signe ses e-mails ‘amour et bénédictions' », Whitmore dit dans un article de blog. « Et c’est qui elle est. » La plupart d’entre nous ne peuvent pas s’en tirer avec autant de caractère au travail, mais si cela fonctionne pour votre rôle ou votre entreprise, allez-y.
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Ne soyez pas trop formel
Les e-mails ne sont pas des lettres, et ce n’est pas les années 1800. » Cordialement » est largement considéré comme trop formel. Si vous avez l’impression de ressembler à un personnage de Jane Austen, supprimez et recommencez. L’enquête PerkBox a classé ces trois fins formelles – « bien à vous », « sincèrement » et « sincèrement » – parmi les pires options de signature d’e-mails.
Ce n’est pas le pub, ne dis pas bravo
Si vous connaissez la personne à qui vous envoyez l’e-mail, vous pouvez modifier votre signature pour refléter cette relation. Mais si vous ne les connaissez pas du tout ou si vous ne les connaissez pas bien, évitez d’être trop désinvolte, prévient Turk, en disant à Ted.Com que « cheers » est une sortie de courrier électronique à utiliser avec des amis ou des collègues proches, mais avec personne d’autre. De plus, les « acclamations » se limitent généralement au discours britannique ou australien, ce qui signifie que les autres ne seront pas habitués à son utilisation comme salutation.
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Ne soyez pas émotif
Vous pouvez conclure un e-mail avec votre mère en signant « love » ou « xoxo », mais il n’est pas surprenant que l’enquête PerkBox ait révélé que la plupart des répondants pensaient que c’était la pire façon de signer un e-mail. Si vous n’aimez pas la personne, ne dites pas que vous l’aimez. La prochaine approbation la moins bien notée était « chaleureusement », alors évitez également d’exprimer vos émotions en utilisant ce terme.
Abréviations
Il ne faut pas plus d’efforts pour écrire « merci » que pour taper « merci » de nos jours, même si vous êtes au téléphone. Si vous ne pouvez pas prendre la peine d’écrire ces quelques lettres supplémentaires, pourquoi quelqu’un devrait-il prendre le temps de lire le reste du contenu de votre e-mail ?
Ne pas anticiper
La pire conclusion, selon Turk, est de terminer par « merci d’avance », car c’est « incroyablement présomptif », dit-elle. Ted.com. « Vous ne pouvez pas remercier quelqu’un d’avoir fait quelque chose avant qu’il n’ait accepté de le faire », dit-elle.
Ne soyez pas passif agressif
Comme « merci d’avance », des approbations telles que « j’ai hâte d’avoir de vos nouvelles » peuvent apparaître comme une demande implicite d’action. Comme le notent les experts en grammaire de Grammarly dans un article de blog, cela se présente comme une attitude passive-agressive, mais peut également vous mettre dans une position d’attente, incapable d’agir tant que vous n’avez pas eu de leurs nouvelles. « Le problème avec » J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles « , c’est que cela vous retire du rôle actif et vous met dans un rôle subalterne », a-t-il ajouté. Publier lit. « Maintenant, vous attendez passivement une réponse plutôt que de faire avancer le fil de discussion, et votre destinataire peut même ne pas savoir ce que vous attendez d’eux. »
Déposez les GIF et les photos
Vous pensez peut-être qu’un GIF amusant aidera votre courrier électronique à se démarquer, mais l’humour est subjectif et l’antivirus ne l’est pas – les images peuvent faire trébucher les logiciels de sécurité. De plus, cela signifie simplement que votre courrier électronique prendra plus de temps à charger, surtout si quelqu’un utilise un appareil mobile.
Dis quelquechose
L’enquête PerkBox a montré que 44% des personnes pensaient que la pire approbation était aucune. Cela peut fonctionner pour un collègue avec qui vous échangez des dizaines de messages chaque jour, mais si vous ne connaissez pas très bien le destinataire, il vaut mieux faire une sortie polie plutôt que rien du tout. Si le mieux que vous puissiez faire est « le meilleur », c’est mieux que rien du tout.
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