Rédiger une lettre de référence (avec exemples)

Rédiger une lettre de référence (avec exemples)

Par Ali Hale

À un moment donné de la vie, vous devrez presque certainement écrire une lettre de référence pour quelqu’un. Il peut s’agir d’un ancien employé ou étudiant, ou même d’un ami de la famille. Voici ce que vous devez savoir sur le but des lettres de référence et comment rédiger la lettre la plus efficace possible.

Remarque : J’utiliserai « candidat » pour désigner la personne dont parle la lettre de référence, « vous » pour désigner la personne qui écrit la lettre de référence et « destinataire » pour désigner la personne qui reçoit la lettre. Je soulignerai ici, cependant, que les lettres de référence ne sont pas seulement pour le travail ou les « candidats » académiques, c’est juste un terme pratique à utiliser pour garder cet article simple !

Qu’est-ce qu’une lettre de référence et quand sont-elles utilisées?

Une lettre de référence est généralement écrite pour témoigner des compétences, du caractère et/ou des réalisations d’une personne ou (occasionnellement) d’une entreprise. Parfois, une lettre de référence est appelée « lettre de recommandation ». Il s’agit d’un document formel qui doit être dactylographié et rédigé dans un style sérieux et professionnel.

Les lettres de référence sont utilisées dans une grande variété de situations; il n’y a pas de liste définitive qui couvre tous les scénarios possibles. Les exemples les plus courants sont :

• Lorsqu’un candidat postule à un emploi, il peut avoir besoin d’une référence pour étayer sa candidature.
• Si une personne interrogée reçoit une offre d’emploi, elle devra peut-être fournir une lettre de référence avant que le contrat puisse être signé.
• Un étudiant qui postule pour un cours universitaire a souvent besoin d’une lettre de référence pour étayer sa candidature.
• Un étudiant qui demande un financement devra souvent fournir des lettres de référence.
• Les entreprises peuvent utiliser des lettres de référence comme témoignages de leur fiabilité et de leur capacité à bien exécuter un travail.
• Les locataires potentiels devront peut-être fournir à leur propriétaire une lettre de référence attestant de leur bonne situation financière. (Cela peut provenir d’un ancien propriétaire ou d’un employeur actuel.)

Qui doit rédiger une lettre de référence ?

Si vous êtes approché et invité à rédiger une lettre de référence pour un candidat à un poste, un étudiant ou une entreprise, demandez-vous si vous pouvez légitimement le faire. Une lettre de référence est un document formel, et il est crucial que vous ne mentiez pas ou ne falsiez pas la vérité, sinon il pourrait y avoir des répercussions juridiques. Si quelqu’un veut une lettre de référence de votre part :

• Le candidat doit être quelqu’un que vous connaissez assez bien. Par exemple, vous ne pouvez fournir aucun commentaire faisant autorité sur les capacités académiques d’un étudiant qui n’assiste à vos cours que depuis une semaine.
• Vous devez connaître le candidat dans une capacité qui vous donne la possibilité d’écrire une référence significative. Par exemple, si vous avez travaillé avec la personne, il serait approprié que vous écriviez une lettre de référence à un employeur potentiel pour elle.
• Vous devriez être en mesure de fournir une référence honnête et positive. Si vous pensez vraiment que le candidat n’a pas de bonnes qualités à souligner, ou si vous avez eu un conflit de personnalité avec lui dans le passé, vous devriez lui dire de demander une lettre de référence à quelqu’un d’autre.

Qu’est-ce qui se passe dans une lettre de référence?

La structure exacte d’une lettre de référence sera légèrement différente selon le type de référence, mais c’est un bon aperçu de base :

1. Commencez à utiliser le format de lettre commerciale : indiquez le nom et l’adresse du destinataire, s’il est connu, et adressez-le comme « Cher [name]”. Si le destinataire est actuellement inconnu (cela serait probablement sur une candidature universitaire, par exemple), utilisez alors « Cher Monsieur/Madame » ou « À qui de droit ».
2. Il est souvent utile de vous présenter dans les deux premières lignes de votre lettre. Le destinataire n’aura pas besoin de votre histoire de vie : donnez juste une brève phrase ou deux expliquant votre position et votre relation avec le candidat.
3. Votre prochain paragraphe devrait confirmer tous les faits que vous savez que le candidat fournira avec votre lettre. Par exemple, si vous écrivez une référence pour un demandeur d’emploi, certains ou tous ces détails peuvent être appropriés :
   • Le titre du poste de la personne et son rôle au sein de l’entreprise.
   • Salaire de départ de la personne lorsqu’elle a été employée pour la dernière fois par vous (ou votre organisation).
   • Les dates auxquelles la personne a été employée à partir de et jusqu’à.

   Si vous écrivez une lettre de référence pour un cours académique, vous devrez confirmer les notes académiques de la personne.

4. Dans votre troisième paragraphe, vous devez fournir votre jugement sur les compétences et les qualités du candidat. Il est souvent approprié de déclarer que vous les réembaucheriez avec plaisir ou que leurs contributions à votre classe collégiale étaient très appréciées. Soulignez toutes les qualités exceptionnelles du candidat – peut-être son dynamisme et son enthousiasme, son souci du détail ou sa capacité à diriger.
5. Dans la mesure du possible, utilisez votre quatrième paragraphe pour donner quelques exemples concrets de moments où le candidat a excellé. (Vous pouvez demander au candidat de vous parler de tout projet parascolaire dans lequel il a été impliqué, ou l’inviter à souligner tout ce qu’il aimerait particulièrement que vous incluiez dans la lettre de référence.)
6. Fermez votre lettre sur une note positive, et si vous êtes prêt à recevoir d’autres correspondances concernant la candidature du candidat, faites-le clairement savoir. Incluez également vos coordonnées.
7. Comme pour toute lettre commerciale, vous devez terminer de manière appropriée ; « Sincèrement à vous » lorsque vous écrivez à un destinataire nommé, et « Sincèrement à vous » lorsque vous ne savez pas qui recevra la lettre.

Choses à éviter

Assurez-vous d’éviter :

• Mentionner les faiblesses du candidat.
• Dire tout ce qui pourrait être interprété comme de la diffamation.
• Écrire de manière informelle : gardez la lettre professionnelle. Les blagues, l’argot et le langage courant ne sont pas appropriés et peuvent nuire aux chances du candidat.
• Y compris les informations personnelles non pertinentes pour l’application. Mentionner la race, la position politique, la religion, la nationalité, l’état matrimonial, l’âge ou la santé du candidat est généralement inapproprié.
• Fautes d’orthographe, écriture bâclée ou fautes de frappe : cette lettre est extrêmement importante pour le candidat, et vous devez veiller à la rendre professionnelle.

Exemples de lettres de référence

Il existe un certain nombre de bons modèles de lettres de référence disponible sur Business Balls. J’en ai inclus une ci-dessous, qui serait appropriée pour une référence à usage général – si vous écriviez une référence en votre qualité d’ancien employeur du candidat, vous devrez inclure des détails plus spécifiques :

Date

Madame, Monsieur

Je confirme que je connais (nom) depuis (nombre) années.

(Relation étatique – sociale, commerciale, collaboration à un autre titre, club, activité, projet, etc.)

À tout moment, j’ai trouvé (nom/lui/elle) (indiquer les caractéristiques – par exemple, fiable, fiable, travailleur, consciencieux, honnête, pacifique, courtois, etc.) d’être aussi utile que possible pensez à ce que le lecteur préférera voir, en termes de satisfaction de préoccupations, ou de preuves de compétences ou de caractéristiques requises pertinentes).

Je suis heureux de fournir de plus amples informations si nécessaire. (optionnel)

Bien à vous, etc.

Vous pouvez trouver des exemples de lettres de référence complètes sur La section « recherche d’emploi » d’About.com. Ils énumèrent des lettres appropriées à une variété de situations différentes : en voici une d’un ancien employeur à l’appui d’un candidat à un emploi :

Madame, Monsieur:

Je recommande fortement Jane Doe comme candidate à un emploi. Jane a été employée par Company Name en tant qu’assistante administrative de 2002 à 2005. Jane était responsable du soutien administratif, y compris le traitement de texte, la planification des rendez-vous et la création de brochures, de bulletins d’information et d’autres documents de bureau.

Jane a d’excellentes compétences en communication. De plus, elle est extrêmement organisée, fiable et maîtrise l’informatique. Jane peut travailler de manière indépendante et est capable de faire le suivi pour s’assurer que le travail est fait. Elle est flexible et disposée à travailler sur n’importe quel projet qui lui est confié. Jane n’a pas tardé à se porter volontaire pour aider dans d’autres domaines des opérations de l’entreprise.

Jane serait un atout considérable pour votre entreprise et a ma plus haute recommandation. Si vous avez d’autres questions concernant son parcours ou ses qualifications, n’hésitez pas à m’appeler.

Sincèrement,

John Smith
Titre
Société
Adresse
Téléphone
E-mail

Si vous n’êtes toujours pas sûr de ce qu’il y a de mieux à inclure dans la lettre de référence, imaginez-vous dans la position de l’employeur potentiel du candidat ou du jury en train de lire sa candidature académique. Quelles informations auraient-ils besoin de savoir ? Quelles qualités aimeraient-ils que leurs candidats aient? Évidemment, vous ne devez jamais mentir ou induire en erreur dans une lettre de référence, mais vous devez essayer de vous concentrer sur les domaines qui donneront au destinataire les informations les plus utiles possibles sur le candidat.

Récapitulatif vidéo

Comment demander une lettre de référence

Si vous êtes en mesure d’exiger une référence d’un ancien employeur ou d’une personne qui vous a enseigné à l’école ou à l’université, vous devez alors l’aborder de manière appropriée.

« Approprié » peut être assez formel ou assez informel, selon votre relation avec eux. Par exemple, si vous approchez un professeur qui vous a enseigné avec des dizaines d’autres étudiants et qui ne vous connaît pas bien, il convient d’être assez formel ; si vous approchez votre ancien supérieur hiérarchique, avec qui vous avez partagé des soirées et des week-ends pendant des années, alors être formel semble étrangement distant.

Dans un contexte assez formel, vous pourriez écrire quelque chose comme ceci :

Cher (nom)

J’espère que tout se passe bien (dans leur entreprise / dans leur service).

Je postule (donnez de brefs détails sur le rôle ou le poste pour lequel vous postulez). Seriez-vous en mesure de me fournir une lettre de référence? Je serais très reconnaissant. Vous pouvez l’envoyer à (ajoutez le nom et les coordonnées ici)

Avec mes remerciements d’avance,

(Votre nom)

Si vous approchez quelqu’un avec qui vous êtes en très bons termes, c’est vraiment à vous de décider quoi dire.

Quelle que soit la situation, il est souvent judicieux de mentionner des points particuliers qu’il serait utile que la référence couvre (par exemple « L’entreprise souhaite particulièrement connaître mon expérience en matière de résumé rapide d’informations complexes, car cela constituera une partie importante de la rôle. »)

Il peut également être utile d’inclure des détails dont la personne qui écrit la lettre peut ne pas être au courant. Par exemple, si vous avez participé à des activités extra-scolaires importantes à l’université en parallèle de vos études, vous voudrez peut-être le mentionner.

Rédiger une lettre de référence : Résumé rapide

Lorsque vous écrivez une lettre de référence, vous devez :

• Déterminez pourquoi l’arbitre a besoin de la lettre. Une lettre de référence pour un poste universitaire sera très différente d’une lettre de référence pour un propriétaire potentiel.
• Déterminez si vous pouvez raisonnablement fournir le type de référence requis. Si vous ne connaissez pas bien le candidat, ou si vous n’êtes pas en mesure de lui donner une référence positive, vous devez l’encourager à chercher quelqu’un d’autre.
• Formatez votre lettre comme une lettre commerciale standard et présentez-vous brièvement au début.
• Confirmez les faits clés concernant le candidat (par exemple, combien de temps il a travaillé pour vous et dans quel rôle).
• Donnez votre jugement sur les compétences et les qualités du candidat. Soyez honnête, mais concentrez-vous sur les choses qui, selon vous, refléteront le candidat sous un jour positif.

Si vous demandez à quelqu’un de fournir une lettre de référence, vous devez l’aborder de manière appropriée et lui donner les informations dont il a besoin pour vous écrire une bonne référence.

Questionnaire sur les lettres de référence

Pour chaque question, sélectionnez la bonne réponse.

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