Comment mettre fin à un e-mail – et 27 signatures à éviter
Rédiger un e-mail n’est pas si difficile, mais trouver comment se déconnecter peut être un véritable défi.
Les « acclamations » sont-ils trop décontractés ? Trop prétentieux ? Trop britannique ? Est-ce « sincèrement » intemporel et professionnel, ou lourd et trop formel ?
Peut-être, comme Matthew JX Malady l’a argumenté de manière convaincante à Slate, nous devrions simplement tout annuler et abandonner complètement l’e-mail.
Mais comme le savent tous ceux qui sont restés assis à regarder un écran sans rien dire, pesant « meilleur » contre « tous les meilleurs » contre « tous les meilleurs », le fait de ne pas signer ne semble pas tout à fait correct non plus, surtout si le contexte est professionnel.
« Ne pas fermer semble beaucoup trop abrupt », a déclaré Barbara Pachter, experte en étiquette des affaires, à Business Insider. « Si vous avez une salutation, vous devriez avoir une clôture pour l’équilibrer. »
Ce que les gens qui travaillent chez McDonald’s pensent vraiment de leur travail
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1/6Ce que pensent vraiment les gens qui travaillent chez McDonald’s de leur travail
Ce que les gens qui travaillent chez McDonald’s pensent vraiment de leur travail
« Travail très stressant »
« Vous êtes très mal traité par les clients et c’est un travail très stressant aux heures de pointe, mais je pense que cela est vrai pour tout travail de restauration rapide. »
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« Régimenté »
« J’ai été formé en cuisine et chaque processus était réglé dans les moindres détails. À la fin de ma formation, j’ai passé un test comprenant des questions telles que : Combien de morceaux d’oignons coupés en dés mettez-vous sur un cheeseburger ? (la réponse avait 17 ans) »
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Ce que les gens qui travaillent chez McDonald’s pensent vraiment de leur travail
‘Amis pour la vie’
« Travailler chez McDonald’s a été l’une des expériences les plus amusantes de ma vie ! J’ai rencontré des amis pour la vie tout en poursuivant mes études universitaires. J’ai également pu y manger pendant près de deux ans tous les jours. »
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« Des normes plus élevées que la plupart »
« Les cuisines sont propres et organisées. Elles ont de nombreuses listes de contrôle et protocoles pour s’assurer que la qualité de la nourriture est de premier ordre. Elles ont des normes plus élevées que la plupart des entreprises en ce qui concerne les codes de santé et lorsque quelque chose ne répond pas à leurs normes. ils le jettent immédiatement. »
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« Bien entraîné »
« Un ancien patron à moi, dans une entreprise de restauration haut de gamme, m’a dit qu’il embauchait toujours des travailleurs qui mentionnaient McDonald’s sur leur curriculum vitae parce qu’il savait qu’ils étaient déjà bien formés. »
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« Grand sur la propreté »
« J’ai adoré leur taille en termes de propreté. J’ai découvert plus tard que ce n’était pas le cas à chaque endroit, mais ces deux-là (en particulier celui de ma ville natale) étaient très propres. »
Will Schwalbe, l’un des auteurs de « SEND : Why People Email So Badly and How to Do It Better », est d’accord, soulignant que « nous ne nous promenons pas dans la vie en aboyant des ordres les uns aux autres et nous ne devrions pas non plus envoyer d’e-mails. . «
Et, mis à part les manières, la fermeture de l’e-mail remplit une fonction pratique. Cela aide à « définir la personnalité du contenu de l’e-mail », explique Aliza Licht, auteur du guide de carrière « Leave Your Mark ».
C’est aussi l’occasion de définir ou de redéfinir votre relation avec votre correspondant, ajoute Schwalbe. Un passage de « amour » à « meilleur », par exemple, indique que vous pouvez avoir un problème.
Si nous acceptons – du moins pour le moment – que les signatures d’e-mails sont là pour rester, la question devient laquelle utiliser et dans quels contextes l’utiliser.
Nous avons demandé à Pachter, Schwalbe et Licht de se prononcer sur 28 clôtures d’e-mails courantes. Voici ceux qu’ils disent d’éviter dans la plupart des situations – et lequel utiliser lorsque vous n’êtes tout simplement pas sûr.
LE GAGNANT : « Meilleur »
Les trois experts s’accordent à dire que le « meilleur » fait partie des choix les plus sûrs, inoffensifs et presque universellement appropriés.
Alors en cas de doute, optez pour le « meilleur ».
Signatures à éviter dans la plupart des situations :
‘Merci’
« Très bien si c’est pour une faveur que la personne a rendue, mais odieux s’il s’agit d’un ordre déguisé en gratitude prématurée », dit Schwalbe.
Licht est d’accord. Cela « semble pas vraiment reconnaissant », dit-elle. Bien que cela ne dérange pas particulièrement Pachter, le consensus est que vous pouvez probablement faire mieux. Sauter.
‘Merci encore’
Encore une fois, Schwalbe et Licht ne sont pas des fans.
C’est « encore pire que ‘merci’ s’il s’agit d’un commandement et non d’une véritable gratitude », dit-il.
‘Merci!’
Tout le monde s’accorde à dire que ce que Schwalbe appelle « toute la famille des remerciements » n’a de sens que lorsque vous remerciez sincèrement quelqu’un pour une chose qu’il a réellement faite pour vous.
Cela dit, la version avec point d’exclamation est la référence de Licht pour la communication interne lorsqu’elle exprime une réelle gratitude. C’est joyeux et sincère, dit-elle. Schwalbe, lui aussi, se considère comme un « fan des points d’exclamation », dans la limite du raisonnable.
‘Merci beaucoup’
Licht et Pachter pensent que ça va. Schwalbe en a assez de mes questions sur la famille « merci ».
« TTYL », « TAFN », etc.
Évitez l’argot et les acronymes, comme TTYL (« te parler plus tard ») ou TAFN (« c’est tout pour l’instant »). Ce ne sont pas professionnels et déroutants.
‘Tout le meilleur’
Pachter note qu’en général, la règle est que plus vous utilisez de mots, plus la fermeture est formelle, ce qui rend « tout le meilleur » légèrement plus formel que « meilleur ». Licht, cependant, n’est pas fan de celui-ci, le qualifiant de « trop effusif ».
« Envoyez-vous vraiment TOUT de votre mieux, ou juste quelques-uns ? »
Pourtant, c’est un choix relativement sûr.
‘Meilleurs vœux’
« Très légèrement plus formel que ‘tout le meilleur’ ou ‘le meilleur’, c’est un bon choix pour le premier contact », dit Schwalbe. Licht pense que c’est « étouffant ». Une autre option assez peu risquée.
‘Sincèrement’
« Est-ce une lettre de motivation ? Parce que sinon, non », dit Licht.
« Très formel, et pourrait sembler froid s’il suit des signatures plus intimes », prévient Schwalbe.
Mais Pachter pense que tout dépend du salut d’ouverture. Si vous avez commencé par « cher », alors « sincèrement » est approprié, dit-elle.
‘Avoir hâte de’
Très bien, ils sont d’accord – en supposant que vous allez réellement voir cette personne dans un proche avenir. Sinon, sautez-le.
« À bientôt »
« Seulement si vous le voulez vraiment », dit Schwalbe.
Si vous ne le faites pas, ce n’est pas une bonne option.
‘Parlez bientôt’
Le cousin plus décontracté de « parler avec vous bientôt », celui-ci suit à peu près les mêmes règles que son parent. Si vous allez en fait parler bientôt, c’est bien – bien que Licht ne soit pas vendu dessus). Si vous n’avez pas l’intention de parler bientôt, ce n’est pas sincère.
‘Plus à venir’
« Vous vous engagez à une deuxième réponse », prévient Schwalbe. « Voulez-vous vraiment faire cela? Ou devriez-vous simplement prendre un moment et répondre correctement à la question maintenant ? »
Licht se sent encore plus fort.
« Les promesses peuvent être oubliées », dit-elle. « Sous-promesse, sur-livrer. »
Sauter.
‘xx’
« Absolument pas », dit Pachter, qui estime que ce n’est tout simplement pas professionnel. Mais Schwalbe dit qu’il est devenu « remarquablement accepté même dans la correspondance commerciale occasionnelle (très décontractée) ».
Cela dit, il est « mieux d’utiliser en réponse à quelqu’un d’autre qui utilise et non à l’initiative ».
Licht dit qu’elle en utilise une version elle-même – « Aliza x » – pour des notes « amicales mais professionnelles », mais convient que vous devez avoir une « relation étroite préexistante ».
A utiliser avec prudence.
‘bisous bisous’
Ironiquement, ce sont les câlins, pas les baisers qui rendent celui-ci inapproprié. Alors que « xx » peut avoir une place dans le monde du travail, « xoxo » est « vraiment pour les chers amis et les personnes avec qui vous êtes encore plus intime », dit Schwalbe.
‘Chaleureusement’
Fan de toute la famille « chaleureuse », Schwalbe pense que « chaleureusement » est moins formel que « sincèrement », mais un peu plus formel que toute la « meilleure » famille, et Pachter l’aime aussi.
Licht, cependant, n’est pas impressionné.
« Snorefest », dit-elle.
‘Le plus chaud’
Celui-ci est étonnamment controversé : Schwalbe l’aime, Licht pense que c’est un « double snorefest » et Pachter le trouve « un peu adolescent ».
Marchez prudemment.
‘À votre santé’
« C’est bon », dit Pachter, même si elle n’est pas convaincue.
« Il semble toujours que vous vouliez être australien », dit Schwalbe.
Pour Licht, cela semble « prétentieux, à moins que vous ne soyez réellement britannique ».
Schwalbe propose un test : le diriez-vous aux gens en personne ? Si c’est le cas, allez-y. Sinon, réservez-le aux Britanniques.
– [your name]
Licht et Schwalbe conviennent que c’est « froid » et « brusque ».
Première initiale (« A. »)
Le problème ici est la confusion.
« Personnellement, je n’aime pas ça », dit Pachter. « Qu’est ce que cela signifie? Je suppose que ça va, mais ce n’est pas quelque chose que je ferais.
Schwalbe souligne qu’à moins de bien connaître quelqu’un, c’est ennuyeux parce que « vous ne leur dites pas comment vous appeler. Si je fais « W », les gens ne savent pas si je suis « Will » ou « William ».
[nothing at all]
Alors que c’est « absolument bien à mesure qu’une chaîne progresse », dit Schwalbe, « c’est bien de terminer la première volée avec une signature ».
Une fois qu’une conversation est en cours, cependant, Pachter approuve de se débarrasser à la fois de la salutation et de la clôture.
‘Le tiens’
« Je n’ai jamais compris celui-ci », dit Licht. « À toi quoi ? »
Si vous allez l’utiliser, cependant, Schwalbe dit que c’est l’une des options les plus formelles, même si ce n’est pas aussi formel que « sincèrement ».
‘Votre sincèrement’
Selon la règle « plus de mots, plus formelle » de Pachter, il s’agit d’un échelon supérieur à « le vôtre ».
Pourtant, Licht dit que cela lui semble « faux ».
‘Cordialement votre’
« Je suppose toujours que ce sera une demande en mariage », dit Pachter.
Ne l’utilisez pas.
‘Avec respect’
« Un peu raide », dit Schwalbe. « En outre, cela rappelle, pour les personnes d’un certain âge, Diana Ross chantant ‘Upside Down’. »
À moins que vous ne vous adressiez au président américain, Licht dit que c’est trop formel.
Si vous vous adressez à POTUS, vous êtes sur la bonne voie. Une variante – « respectueusement vôtre » – est en effet la fin standard pour s’adresser aux représentants du gouvernement et au clergé, dit Pachter.
‘Salutations’
« La haine, la haine, la haine », dit Licht, bien qu’elle dise qu’elle déteste encore plus la version abrégée supposée plus décontractée – « Rgds » -. « C’est comme si vous étiez si occupé que vous ne pouvez même pas l’épeler. »
Schwalbe, cependant, ne s’en soucie pas.
« Sympa », dit-il, notant que c’est « un peu formel ». Considérez-le comme l’équivalent de la famille « chaleureuse », conseille-t-il.
‘Prends soin’
Licht lui donne un « ehh » tiède et Schwalbe dit que cela provoque de l’anxiété.
« Je pense que cela s’apparente à des » voyages en toute sécurité « , bien qu’avec une légère connotation médicale. » Cela le rend «un peu paranoïaque», dit-il. « Comme tu sais que je suis en danger et je ne le fais pas. »
‘Hâte de vous entendre’
Champ de mines de la dynamique du pouvoir, celui-ci est «un peu présomptueux, mais très bien si vous rendez service à quelqu’un», dit Schwalbe.
Ce n’est pas bien, cependant, si c’est vous qui demandez.
De plus, comme le souligne Licht, cela vous met dans une « position de soumission où vous ne pouvez pas agir, mais devez attendre l’exemple de l’autre personne ».
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Lire l’article original sur Business Insider Royaume-Uni. © 2015. Suivez Business Insider UK sur Twitter.
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