Comment structurer une lettre de référence
Lorsqu’une personne postule pour un nouvel emploi, elle peut devoir fournir une lettre de référence ou une lettre de recommandation. Et s’ils vous ont demandé une référence, vous devrez peut-être en écrire une !
Mais comment structurer une lettre de référence ? Les facteurs clés comprennent :
- Salutation – Les lettres de référence doivent utiliser la salutation formelle correcte.
- Premier paragraphe – Assurez-vous de fournir tous les détails clés sur la raison pour laquelle vous écrivez dans les premières phrases.
- Le corps de la lettre – La partie principale d’une lettre de référence doit décrire les raisons pour lesquelles le candidat convient au poste en deux ou trois paragraphes.
- Coordonnées et signature – Pour terminer votre lettre, assurez-vous de fournir vos coordonnées et utilisez un mot de passe approprié.
Nous examinerons chacun d’eux plus en détail ci-dessous. Et après cela, nous vous fournirons un exemple de lettre de référence pour vous montrer comment cela fonctionne dans la pratique.
1. La salutation
À moins que vous ne connaissiez bien le destinataire, les lettres de référence doivent commencer par un salutation formelle. Idéalement, cela signifie adresser votre lettre directement au destinataire, en utilisant « Cher M./Mme/Mme. Nom de famille. »
La personne qui vous a demandé d’écrire sa référence doit vous dire quel nom utiliser ici. S’ils ne le font pas, nous vous suggérons fortement de leur demander de vérifier!
Si vous êtes vraiment coincé pour un nom, ou si vous écrivez une référence générique à utiliser avec plus d’une application, utilisez la formule de salutation « À qui de droit ». Vous pouvez même omettre le message d’accueil et passer directement au premier paragraphe proprement dit, si nécessaire, mais cela peut sembler un peu impoli pour certains.
2. Le premier paragraphe
Le paragraphe d’ouverture est l’endroit où vous énoncez ce qui suit :
- Que vous écrivez pour fournir une référence à quelqu’un.
- Qui êtes-vous et votre rôle professionnel.
- Comment connaissez-vous le candidat et depuis combien de temps (par exemple, si vous êtes un ancien employeur, un professeur d’université ou même simplement un ami).
- Le poste pour lequel ils postulent.
L’idée est de faire savoir au lecteur de quoi parle la lettre dès qu’il commence à lire. Après tout, les professionnels du recrutement sont souvent très occupés, il est donc avantageux de leur donner les détails les plus importants dès que possible.
3. Le corps de la lettre
La partie principale d’une lettre de référence doit expliquer pourquoi le candidat convient au poste. En d’autres termes, c’est là que vous vendez le candidat !
Cependant, vous devez le faire en deux ou trois paragraphes, donc être concis! Concentrez-vous sur les informations pertinentes pour la candidature du candidat, telles que :
- Les attributs qui font du candidat un bon candidat pour le poste (par exemple, s’il s’agit d’un poste de direction, donnez un exemple de ses compétences en leadership).
- Réalisations ou qualifications notables (par exemple, récompenses pertinentes pour le poste ou exemples de la façon dont elles ont contribué à un milieu de travail antérieur).
Cette section doit toujours se terminer par l’approbation du candidat, en expliquant pourquoi vous pensez qu’il réussira ou ce qu’il apportera au poste.
Pour vous aider à rédiger ceci, rassemblez des informations sur le candidat et le rôle. Espérons que le candidat aura fourni ces détails. Sinon, demandez-leur la description du poste et une copie de leur curriculum vitae.
4. Coordonnées et signature
Dans le dernier paragraphe, ajoutez vos coordonnées (par exemple, e-mail et numéro de téléphone) au cas où le destinataire souhaite plus d’informations sur le candidat.
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Et pour terminer votre lettre de recommandation, signez avec un adieu. « Cordialement » et « Cordialement » sont généralement de bons choix, mais il y a de la place pour la variation si vous connaissez le destinataire. Pour une lettre physique, vous pouvez inclure votre signature ainsi que votre nom dactylographié.
Exemple de lettre de référence
Chère Madame Parry,
Je vous écris pour recommander vivement Sarah Smith pour le poste d’infirmière du Royal Hospital. En tant que chef de service à l’unité de soins intensifs de l’hôpital St. Gwen, j’ai eu le plaisir de travailler aux côtés de Sarah en tant qu’assistante de soins de santé pendant trois ans alors qu’elle terminait son diplôme d’infirmière.
Je suis persuadée que Sarah fera une infirmière de chevet fantastique. Elle a toujours fait preuve d’un jugement clinique avisé combiné à une attitude compatissante au chevet des patients lorsqu’elle s’occupe des patients.
Engageante et énergique, elle a été un atout pour notre équipe et elle est très respectée tant par le personnel que par les patients. Je ne doute pas qu’elle apportera ces qualités à son premier poste d’infirmière diplômée.
Veuillez me contacter au 202-555-0114 ou manager@stgwens.com si vous souhaitez discuter plus en détail de l’aptitude de Sarah pour ce poste.
Sincèrement,
Marie Roberts
Chef de service, Hôpital St. Gwen
Tél. : 202-555-0114
Relecture de lettres de référence
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