CV conforme au RGPD

CV conforme au RGPD

Que faut-il ajouter à un CV pour qu’un recruteur l’utilise ? Qu’est-ce qu’après l’entrée en vigueur du RGPD ne peut plus être exigé du candidat ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) interpelle les avocats et les recruteurs. Les experts de Human4Human soulignent que lors de la conception d’un CV, la loi applicable et les pratiques de recrutement doivent être prises en compte. Malheureusement, tous les règlements ne sont pas interprétés sans équivoque.

Les avocats remettent en question la nécessité d’inclure le consentement au traitement des données personnelles dans le CV et le droit de l’employeur d’exiger la date de naissance du candidat.

Selon le Code du travail, l’employeur a le droit d’exiger que le CV du candidat contienne :

• prénom et nom,

• les noms des parents du candidat,

• date de naissance

• lieu de résidence (adresse de correspondance)

• éducation,

• cours de l’emploi précédent.

– Cette liste de lignes directrices montre qu’un employeur ne peut pas demander des informations sur, par exemple, des certificats prouvant la connaissance des langues étrangères. Il appartient au candidat de vouloir ou non partager ces données. Il existe également un enregistrement problématique de la date de naissance, remis en cause par certains avocats. Son application peut faire naître des soupçons de discrimination dans le processus de recrutement, notamment vis-à-vis de 50+ candidats. La législation de l’UE interdit de telles pratiques, les agences de recrutement ne peuvent donc pas faire pression sur les candidats.

Selon le RGPD, l’entreprise qui recrute ne peut pas demander de références à d’anciens employeurs. Le partage de telles informations, d’un point de vue juridique, constitue une fuite de données personnelles (divulgation non autorisée). Les législateurs n’ont pas encore directement réglementé cette pratique, particulièrement populaire dans les pays occidentaux de l’Union européenne. L’Employeur, souhaitant vérifier la véracité des informations présentées par le Candidat, a le droit d’exiger que les données contenues dans le CV soient documentées conformément à l’Art. 221 KP, dont un diplôme de fin d’études ou une attestation de thèse confirmant le poste occupé. Parallèlement, l’employeur ne peut collecter ou traiter des données sensibles, telles que la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé ou les addictions, même si le candidat les met lui-même à disposition. Seul un catalogue restreint d’entreprises a le droit de recueillir des informations sur le casier judiciaire d’un candidat, et uniquement dans une situation où l’obligation d’employer des personnes impunies résulte directement des dispositions des statuts.

Dans le cas d’un numéro de téléphone et d’une adresse e-mail, la situation est un peu différente. L’expression du consentement à leur utilisation est volontaire, mais nécessaire, car ce sont les seules formes de contact possibles avec le candidat. Elle résulte de la loi sur la communication (article 721) et, par conséquent, il faut reconnaître que si le candidat ne consent pas à l’utilisation de ces données, cela équivaut à refuser de participer au processus de recrutement.

Dois-je ajouter une photo à mon CV ?

Le Code du travail ne dit rien sur la nécessité de joindre une photo dans les documents de candidature, ce qui signifie que l’utilisation légale de l’image du candidat ne peut avoir lieu que sur la base d’un consentement volontaire. Le candidat doit également pouvoir déposer un CV sans photo, qui ne peut en aucun cas discriminer sa candidature. Cependant, l’employeur n’a pas le droit de collecter des scans ou des photos de cartes d’identité, qui contiennent des informations sur la couleur des yeux, la taille et l’image du candidat, qui, selon le RGPD, est une donnée biométrique incluse dans le catalogue des données soumises à une protection particulière. Il est interdit de rejeter la demande en raison de l’absence de photo – elle sera interprétée à la lumière de la loi comme une manifestation de discrimination. L’obtention de photos de candidats sur les réseaux sociaux est également discutable sur le plan juridique, car le contenu qu’ils publient est informatif et n’est pas destiné à être traité par les recruteurs.

Pourquoi vaut-il la peine d’inclure une clause dans votre CV?

La base légale pour le traitement des données personnelles dans le processus de recrutement est l’art. 22 du Code du travail, ce qui signifie qu’un employeur potentiel traite les données des Candidats sur la base des dispositions légales, et non sur la base de leur consentement. Cependant, il convient de noter que dans certains cas, la conclusion d’une clause de consentement au traitement des données personnelles est nécessaire, par exemple lors de la conclusion de contrats B2B, où les dispositions du Code du travail ne s’appliquent pas. Malheureusement, comme l’indique eRecuiter dans le rapport « RGPD dans le recrutement », seuls 58% des demandeurs d’emploi incluent le consentement au traitement des données personnelles dans leur CV, et un candidat sur trois n’adapte pas son contenu à un employeur spécifique. L’absence de consentement contenu dans le CV ferme la possibilité de reconsidérer le CV dans un autre processus de recrutement mené par l’entreprise. Il ne peut pas être utilisé par d’autres sociétés du groupe de capital auquel le Candidat postule. Cela réduit l’efficacité et la portée de l’application.

Il n’y a pas de règle unique et définie par la loi qui dicterait ce que devrait être une telle clause dans un CV. Dans la version standard, il suffit de saisir : « Je consens au traitement de mes données personnelles par (nom de l’entreprise) aux fins du processus de recrutement (numéro de l’offre ou nom du poste) conformément à la loi du 10/05/2018 relative au protection des données personnelles, Journal des lois 2018, article 1000.  » Si le Candidat souhaite que la candidature soit réutilisée dans un autre processus, il convient d’inclure une clause qui inclut le consentement au traitement des données personnelles aux fins non seulement d’un recrutement donné, mais également de processus futurs effectués par une entreprise et des entreprises données du groupe capital.

Exprimer son consentement aux données traitées lors de futurs recrutements augmente les chances de trouver un emploi, et en même temps ne nous prive pas d’influence sur le traitement des données personnelles. En réponse à la demande, l’employeur doit nous informer qui est l’administrateur de nos données, à quelles fins elles seront utilisées et s’assurer que nous pouvons les modifier ou les supprimer à tout moment. L’administrateur doit également réagir rapidement aux demandes de changement du candidat, qui doivent être introduites au plus tard à la fin du recrutement – souligne Maria Kasperkiewicz de Human4Human.

Combien de temps un employeur peut-il conserver un CV ?

Les données personnelles ne doivent pas rester entre les mains de l’employeur plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour atteindre l’objectif du traitement – il s’agit d’une règle de base. Dans le cas d’un CV contenant un consentement à utiliser dans un processus donné, l’employeur doit supprimer les données du candidat immédiatement après le rejet dans un recrutement donné, et enfin jusqu’à la fin du recrutement. Si le demandeur d’emploi a également accepté de participer à de futurs recrutements, la loi ne précise pas de plafond pour la durée de conservation des CV. Ensuite, chaque entrepreneur disposera de ces données aussi longtemps qu’il le jugera approprié. Le plus souvent, cependant, pas plus de 12 mois, bien que cette période puisse différer du type de poste.

Les règles générales introduites par le RGPD incluent, entre autres. le principe de limitation du stockage des données, qui impose directement à l’Administrateur de limiter le temps de traitement des données jusqu’à ce que la finalité pour laquelle les données ont été collectées soit atteinte. De plus, les données collectées dans un but ne peuvent pas être utilisées pour un autre, de sorte que la période de stockage est prolongée. Ceci est explicitement indiqué dans le principe de limitation de la finalité du traitement des données. Pour les candidats, cela signifie que les données collectées lors du processus de recrutement ne peuvent être utilisées par une entreprise donnée pour envoyer des courriers contenant des informations marketing, à moins que le candidat n’ait consenti à l’envoi séparé de ces contenus lors du processus de candidature.

– Plus nous connaîtrons le Règlement, plus il nous sera facile de comprendre qu’il s’agit de protéger les intérêts d’un individu en protégeant ses données personnelles. Le RGPD a tout d’abord limité les pratiques déloyales des entreprises utilisant les données des candidats de manière inappropriée, et souvent même illégale. De nombreuses entreprises RH apprennent encore à bien gérer l’information, et le nouvel acte juridique les a mobilisées pour redoubler d’efforts dans ce domaine. Mais surtout, le RGPD a fait prendre conscience aux candidats eux-mêmes qu’ils peuvent décider de la finalité et de l’étendue du traitement des données, et si nécessaire, même décider de les supprimer de la base de données des entreprises. Ce sont des droits que les Candidats n’ont pas pu exercer jusqu’à présent.

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