57 façons de signer un e-mail
Un jour de l’automne dernier, mon collègue Miguel Morales a reçu un e-mail avec une signature si étrange qu’elle lui est restée en tête l’année dernière. Il est venu de Melissa Geisler, qui travaille dans la programmation et la production de sports numériques chez Yahoo . Sous le titre de Geisler et au-dessus de son numéro de téléphone portable se trouvait cette citation mystifiante : « L’oiseau est égal ou supérieur à la Parole », attribuée à quelqu’un nommé simplement « scientifique ».
Avec cela et d’autres approbations étranges à l’esprit, Miguel m’a suggéré d’aborder le sujet de la meilleure façon de conclure un e-mail. J’ai interrogé des collègues, des amis et quatre personnes que je considère comme des experts, dont Cynthia Lett, 55 ans, consultante en étiquette des affaires à Silver Spring, dans le Maryland. Vous trouverez ci-dessous leur sagesse combinée et quelques commentaires personnels. Je propose quatre règles et une longue liste d’approbations potentielles.
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Mais d’abord, la citation de Geisler. Elle dit que cela vient d’un épisode de l’émission de télévision par câble animée gars de la famille, à propos d’une chanson des années 1960. « C’était moi qui essayais de m’amuser un peu », dit-elle, ajoutant qu’elle avait depuis changé sa signature pour ajouter le nouveau logo de Yahoo, et abandonnant la citation, qu’elle espérait que les destinataires apprécieraient tant qu’elle durera. Bien que je respecte la tentative de légèreté de Geisler, je pense que c’est une erreur de laisser les gens deviner ce que vous voulez dire.
Voici mes quatre règles pour vous déconnecter des e-mails :
1. N’incluez pas de citations.
2. Évitez les logos d’entreprise surdimensionnés. Parfois, nous n’avons pas le choix à ce sujet, car nos entreprises insistent pour que nous incluions ces éléments, mais s’ils sont trop gros, ils détournent l’attention du message.
3. Incluez votre titre et vos coordonnées, mais soyez bref. Dans la plupart des e-mails professionnels, vous rendez service à la personne en partageant vos informations vitales. Mais rendez-le minime. Le mien dit simplement : « Susan Adams, rédactrice en chef, Forbes 212-206-5571. » Un lien court vers votre site web est bien, mais évitez une longue liste de liens faisant la promotion de vos projets et publications.
4. Incluez une sorte de signature. Mark Hurst, 40 ans, auteur de Bit Literacy : la productivité à l’ère de l’information et de la surcharge de courrier électronique, indique que la fonction d’une signature est de signaler la fin d’un message, afin que le destinataire sache qu’il n’a pas été court-circuité. «Pour moi, la signature n’est pas tant un style qu’une fonction au service de la communication claire de votre message», dit-il.
Le consultant en étiquette Lett préconise une approche plus formelle. « Je ne crois pas que les e-mails soient des conversations », dit-elle. « Ce sont des lettres. Je ne suis pas d’accord. Les e-mails sont leur propre forme de communication et ils évoluent rapidement. Farhad Manjoo, 35 ans, le journal Wall Street chroniqueur technologique et jusqu’à récemment, la voix derrière un podcast Slate, « Manners for the Digital Age », le dit bien : « Un e-mail est à la fois une lettre et un message instantané », observe-t-il.
Cela dit, voici une liste d’approbations d’e-mails courantes et moins courantes, avec des commentaires et des notes d’experts.
Meilleur – C’est le plus omniprésent ; c’est totalement sûr. Je le recommande vivement et les experts aussi.
Mon meilleur – Un peu guindé. Le consultant en étiquette Lett aime ça.
Mon meilleur à toi – Lett aime aussi celui-ci. Je pense que c’est démodé.
Tout le meilleur – Inoffensif.
Tous mes vœux – Cela fonctionne aussi.
Meilleurs vœux – On dirait trop une carte de vœux mais ce n’est pas mal.
Meilleurs – Je connais des gens qui aiment ça mais je trouve ça difficile. Pourquoi avez-vous besoin du « s » supplémentaire ?
Meilleures salutations – Plus formel que le « Meilleur » omniprésent. Je l’utilise quand je veux une note de formalité.
Salutations – Bien, anodin, utilement bref. J’utilise ça.
Rgds – J’avais l’habitude de l’utiliser mais j’ai arrêté, car il essaie trop d’être abrégé. Pourquoi ne pas taper trois autres lettres ? OK si vous l’envoyez depuis votre téléphone.
Meilleurs voeux – J’aime ça pour un e-mail personnel à quelqu’un que vous ne connaissez pas très bien, ou un e-mail professionnel destiné à vous remercier.
Chaleureuses salutations – Aussi bon que Warm Regards, avec une touche de chaleur supplémentaire.
Le plus chaud – Je l’utilise souvent pour les e-mails personnels, surtout si je suis proche de quelqu’un mais pas en contact régulier.
Chaleureusement – C’est un joli riff sur le thème « chaleureux » qui peut être utilisé en toute sécurité entre collègues.
Prends soin – Dans les bons cas, en particulier pour les e-mails personnels, cela fonctionne.
Merci – Lett dit que c’est un non-non. « Ce n’est pas une fermeture. C’est un merci », insiste-t-elle. Je ne suis pas d’accord. Le rédacteur en chef de Forbes Leadership, Fred Allen, l’utilise régulièrement et je pense que c’est une chose appropriée et chaleureuse à dire. Je l’utilise aussi.
Merci beaucoup – J’aime aussi cela et je l’utilise, surtout quand quelqu’un – un collègue, une source, quelqu’un avec qui j’ai une relation d’affaires – a consacré du temps et des efforts à une tâche ou à un e-mail.
Merci! – Cela me frotte dans le mauvais sens parce que j’avais un patron qui terminait chaque e-mail de cette façon. Elle me demandait généralement d’effectuer une tâche et cela faisait ressembler sa signature plus à un ordre sévère, avec une note forcée d’appréciation, qu’à une véritable expression de gratitude. Mais dans le bon contexte, ça peut aller.
Merci – Plus formel que « Merci ». Je l’utilise parfois.
Merci! – Cela n’a pas la même qualité de râpage que « Merci ! » Le « vous » ajouté l’adoucit.
Merci beaucoup – Je l’utilise beaucoup, lorsque j’apprécie vraiment l’effort que le destinataire a entrepris.
Merci pour votre considération – Un brin guindé avec une note de servilité, cela peut fonctionner dans le contexte des affaires, même si cela demande presque un rejet. Évitez cela lorsque vous écrivez une note relative à la recherche d’un emploi.
THX – Je prédis que cela gagnera en popularité à mesure que nos e-mails ressembleront davantage à des textes. Lett n’approuverait pas.
J’espère que cela t’aides – J’aime ça dans un e-mail où vous essayez d’aider le destinataire.
Avoir hâte de – Je l’utilise aussi. Je pense que c’est gracieux et chaleureux, et montre que vous êtes impatient de rencontrer le destinataire.
se précipitant – Cela fonctionne lorsque vous êtes vraiment pressé. Il exprime l’humilité et le respect pour le destinataire.
Rapidement – Aussi bien quand on n’a pas le temps de relire.
Être bien – Certaines personnes trouvent cette grille. Ne convient pas pour un e-mail professionnel.
Paix – Rétro, cette signature porte sa politique sur sa manche. Cela ne me dérange pas mais d’autres pourraient reculer.
Votre sincèrement – Je n’aime pas ça. J’ai l’impression d’avoir dix ans et de recevoir une note d’un correspondant en Suède.
Le tiens – Même problème que ci-dessus.
Sincèrement votre – Lett aime ça pour les e-mails professionnels mais je trouve ça guindé et ça a le problème du correspondant.
Sincèrement – Lett aime aussi ça, mais pour moi, cela signale que l’écrivain est coincé dans le passé. Peut-être OK pour une correspondance commerciale formelle, comme celle de l’avocat qui s’occupe de la succession de votre mère décédée.
Cordialement – Même problème que « Cordialement », mais en plus hokier. Lett aime ça pour la correspondance commerciale. Je ne.
À votre santé! – Je me demande à quel point cela est répandu au Royaume-Uni. Je ne l’ai vu que d’Américains qui essaient d’avoir une affectation britannique. Je sais que ça ne devrait pas me râper mais c’est le cas. Je n’aime pas non plus les gens qui me disent de me remonter le moral.
Ciao – Prétentieux pour un anglophone, bien que je puisse l’utiliser dans un e-mail personnel et ludique.
-Votre nom – Laconique mais très bien dans de nombreuses circonstances. Probablement pas une bonne idée pour un premier e-mail.
-Initiale – Bon si vous connaissez le destinataire et même très bien dans un contexte professionnel s’il s’agit d’une personne avec qui vous correspondez fréquemment.
Amour – Cela semble trop informel, comme un partage excessif dans le contexte des affaires, mais Farhad Manjoo souligne que pour certaines personnes, les câlins sont courants, même lors de réunions d’affaires. Pour eux, cette approbation peut fonctionner.
bisous bisous – J’ai entendu parler de cela dans les e-mails professionnels, mais je ne pense pas que ce soit une bonne idée.
Gros bisous – Je ne l’utiliserais que dans un e-mail personnel. Le « beaucoup de » le rend encore plus effusif de manière inappropriée que le simple « Amour ».
Câlins – C’est difficile à imaginer dans un e-mail professionnel, mais c’est super quand tu écris à ta grand-mère.
Smiley – Les émoticônes sont de plus en plus acceptées, même si certaines personnes les trouvent grinçantes. Je ne signerais pas de cette façon à moins d’écrire à mon enfant.
😉 – J’ai reçu des e-mails de collègues avec ces symboles et je trouve qu’ils égayent ma journée.
[:-)[:-) – J’adore les variations sur le visage souriant faites avec des signes de ponctuation, même si je soupçonne que la plupart des gens ne les aiment pas.
Haut cinq de bas en bas – Un collègue a partagé cette horrible signature qui est régulièrement utilisée par un publiciste qui s’occupe de clients technologiques. Une tentative de sonner cool, qui échoue.
Vas-y doucement frère – Richie Frieman, 34 ans, auteur du nouveau livre Répondre à tous… et d’autres moyens de booster votre carrière, dit qu’il l’obtient régulièrement d’un concepteur de sites Web à Santa Cruz, en Californie. Bien que cela puisse décourager certaines personnes, je serais bien de recevoir un e-mail avec cette signature, sachant que l’expéditeur vit dans un milieu informel.
À un de ces quatre – Lett aurait grincé des dents mais cela me semble bien.
Passez une merveilleuse journée de luxure généreuse – Tim Ferguson, rédacteur en chef de Forbes Asia, reçoit régulièrement cette approbation de Joan Koh, un écrivain de voyage en Asie du Sud-Est. C’est bizarre et rebutant.
Envoyé de mon iPhone – C’est peut-être l’approbation la plus omniprésente. Cela me dérangeait mais je me rends compte que cela explique la brièveté et les fautes de frappe. Je l’ai effacé de ma signature iPhone parce que je n’aime pas charger mes e-mails de mots supplémentaires, et dans de nombreux cas, je ne veux pas que le destinataire sache que je ne suis pas à mon bureau. Mais je devrais peut-être le restaurer. Il en va de même pour les messages automatisés sur d’autres appareils.
Les fautes de frappe avec l’aimable autorisation de mon iPhone – Un peu malin mais il a vieilli. Mieux vaut utiliser le message automatisé.
Envoyé d’une tablette de pierre préhistorique – J’ai ri la première fois que je l’ai lu, mais ensuite la blague s’est estompée.
Pardonnez mes pouces de singe – Même problème ici.
Pensez à l’environnement avant d’imprimer cet e-mail. – Une relique moralisatrice du passé. Qui ne sait pas que l’impression utilise du papier ?
vCards – Je pense que c’est une excellente idée. Au moins, ils fonctionnent bien sur mon bureau Dell lorsque je souhaite charger un contact dans Outlook.
Cet e-mail est confidentiel sauf indication contraire – Mon collègue Jeff Bercovici, qui couvre les médias, dit qu’il reçoit cet e-mail d’amis qui l’invitent à des anniversaires ou à d’autres engagements et qu’il trouve cela extrêmement ennuyeux. Je me demande quel genre de paranoïaques mettent ça dans leur signature.
Avis de non-responsabilité longs – Nous les avons tous vus et ignorés, même si je comprends que de nombreuses entreprises en ont besoin. La conseillère juridique interne de Forbes, Kai Falkenberg, dit qu’elle n’a connaissance d’aucun cas qui s’est appuyé sur des clauses de non-responsabilité, bien qu’elle affirme qu’elles pourraient servir de preuve convaincante dans une affaire de secrets commerciaux où une partie tentait de garder des informations confidentielles.
Que pensez-vous de ma liste? Quelles signatures étranges, drôles, offensantes ou élégantes ai-je manqué ?
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