6 conseils pour rédiger une lettre de motivation de RFP qui tue : modèle, exemples, conseils

6 conseils pour rédiger une lettre de motivation de RFP qui tue : modèle, exemples, conseils

Après des semaines de travail, vous avez enfin mis la touche finale à votre réponse à la demande de proposition (RFP). La proposition est le produit des heures que vous avez investies pour personnaliser le contenu passé, collaborer avec des experts en la matière et affiner votre message. Grâce à vos efforts, la proposition est un chef-d’œuvre – créatif, complet et convaincant. Par conséquent, vous vous sentez en confiance. Après tout, votre entreprise devrait gagnez cette entreprise – vous l’avez mérité. Maintenant, il ne reste plus qu’une chose à faire… coller une lettre d’accompagnement de proposition par-dessus, la soumettre et passer à la prochaine DP.

Mais attendez. Pas si vite. À quand remonte la dernière fois que vous avez lu votre lettre d’accompagnement de RFP standard ? Comme, en fait, lisez-le. Si vous êtes comme beaucoup d’autres, cela fait longtemps. Malheureusement, cela signifie que vous pourriez ne pas faire de votre mieux.

Donc, avant d’envoyer cette réponse à l’appel d’offres, examinons de plus près la lettre d’accompagnement de votre proposition et assurez-vous qu’elle représente fidèlement votre proposition. Avec quelques conseils simples et un examen rapide, votre lettre de motivation enverra le bon message.

Dans cet article, nous explorerons ce qu’est une lettre de motivation de proposition et pourquoi elle est importante. Ensuite, j’expliquerai ce qu’une lettre de motivation comprend, des conseils pour rédiger une lettre gagnante et quelques exemples de lettres de motivation RFP. Enfin, je partagerai un modèle de lettre de motivation de proposition que vous pouvez télécharger et personnaliser pour prendre une longueur d’avance.

Les autres noms pour la lettre d’accompagnement de la proposition incluent la lettre d’accompagnement de la réponse à la DP, la lettre d’accompagnement de la proposition d’offre, la page de couverture de la DP et d’autres variantes similaires. Quel que soit son nom, la lettre de motivation est votre chance de présenter votre entreprise et de l’offrir à un nouveau client potentiel. En tant que tel, vous devez le faire compter.

Pourquoi une lettre de motivation bien rédigée est importante

Vous passez des heures à travailler sur le processus de proposition, alors pourquoi devriez-vous passer encore plus de temps à rédiger une lettre de motivation pour une réponse à un appel d’offres ? La lettre d’accompagnement de proposition est un outil de vente souvent négligé. En effet, c’est un moyen sans frais de faire passer votre message directement aux personnes qui décident si votre proposition est gagnante ou non. De plus, la lettre de motivation RFP prend très peu de temps à rédiger (surtout si vous utilisez notre modèle ci-dessous) et vous offre une façon de plus de vous démarquer de vos concurrents.

Si vous êtes comme la plupart des entreprises, votre lettre de motivation peut probablement se résumer ainsi : « Cher M. ou Mme Entreprise ⁠— Merci beaucoup pour cette opportunité. Inclus dans cette proposition, vous trouverez nos réponses qui répondent aux spécifications demandées. Merci pour votre considération. »

Bien que courant, ce n’est pas une façon très convaincante de vous présenter à un nouveau client qui pourrait vous aider à développer votre entreprise. Votre lettre d’accompagnement d’appel d’offres donne une première impression aux évaluateurs de proposition et aux décideurs qui examinent votre proposition.

Pensez-y de cette façon : si vous deviez présenter votre proposition en personne, comment accueilleriez-vous l’acheteur ? Vous porteriez probablement votre plus beau costume, marcheriez avec assurance, arborerez un sourire chaleureux et partagerez une poignée de main confiante pour faire une introduction mémorable. Il devrait en être de même avec votre lettre d’accompagnement de proposition. Malheureusement, si votre lettre ressemble à l’exemple ci-dessus, c’est comme se présenter en pantalon de survêtement et offrir une salutation sans enthousiasme et marmonnée.

La lettre de motivation RFP peut également être utilisée pour :

• Créez ou approfondissez le lien entre vous et votre acheteur
• Renforcez votre marque, vos valeurs et votre expertise
• Faites la promotion de vos différenciateurs clés
• Établir le(s) point(s) de contact principal(s)

Peu importe comment vous utilisez la lettre d’accompagnement de la RFP et ce que vous y mettez, n’oubliez pas que la personne qui la reçoit n’est que cette —une personne. La qualité de la lettre d’accompagnement de votre proposition d’offre détermine s’ils la lisent attentivement, la parcourent rapidement ou l’ignorent complètement. En règle générale, les lettres d’accompagnement de proposition sont mémorables, soit parce qu’elles sont embarrassantes, soit extraordinairement bonnes. Rendez votre lettre de motivation mémorable pour les bonnes raisons.

Notions de base à connaître avant de commencer votre lettre de motivation de proposition

La lettre d’accompagnement de l’appel d’offres doit être incluse comme une partie normale de chaque proposition, mais ce n’est qu’un élément. En effet, la plupart des propositions comprennent également un certain nombre d’autres éléments qui apparaîtront généralement dans un ordre précis.

Parties d’une proposition

1. Lettre de motivation
2. Résumé
3. Proposition
4. Addenda
5. Termes et conditions
6. Documentation à l’appui (études de cas, références et données supplémentaires)

Composants d’une lettre de motivation

En tant que premier élément de votre proposition, la lettre de motivation est destinée à être vue par un grand nombre de personnes. Il est donc important de s’assurer qu’il s’agit de la meilleure représentation possible de votre entreprise. Mais, comment décidez-vous quoi dire? L’un des plus grands défis lors de la rédaction d’une lettre de réponse à un appel d’offres est de savoir comment la garder courte tout en ayant un impact ⁠ – n’oubliez pas que votre lettre de motivation doit tenir sur une seule page. Pour vous aider à rédiger votre message, concentrez-vous sur ces cinq éléments.

1. Destinataires
2. Accueil et présentation
3. Résumé des besoins en RFP
4. Vos larges qualifications et différenciateurs
5. Merci et clôture

Votre lettre d’accompagnement d’appel d’offres doit :

• Soyez la première page de votre réponse à l’appel d’offres, suivie de votre résumé et de votre proposition
• Présentez votre entreprise aux principaux décideurs de l’acheteur et à toute autre personne examinant ou notant votre offre
• Soyez conversationnel, authentique et confiant ⁠ – mais cela ne devrait pas être un argumentaire de vente manifeste
• Offrir un aperçu de votre compréhension des besoins de l’entreprise
• Expliquez clairement pourquoi votre entreprise est particulièrement qualifiée pour remporter l’appel d’offres
• Si possible, exprimez votre vision du futur partenariat et comment vous pouvez aider l’entreprise à atteindre ses objectifs
• Suivez les instructions du client s’il vous demande d’inclure des informations spécifiques dans la lettre de motivation

Quelle est la différence entre une lettre de motivation et un résumé exécutif ?

Lors de l’élaboration de réponses formelles aux appels d’offres, cette question revient souvent. Quelle est la différence entre une lettre de motivation et un résumé exécutif ? La confusion est compréhensible car les deux documents partagent beaucoup de similitudes. Ce sont tous deux de courts documents d’introduction qui précèdent votre proposition.

La principale distinction est qu’une lettre d’accompagnement de proposition est une introduction à votre entreprise tandis que le résumé est un aperçu de votre offre pour un projet spécifique. De plus, la lettre d’accompagnement doit presque toujours tenir sur une seule page tandis que le résumé peut faire deux ou trois pages si nécessaire. Certes, la différence est subtile. Bien que le contenu puisse sembler naturellement se chevaucher, essayez d’éviter les répétitions et assurez-vous que chaque document fournit des informations uniques.

Téléchargez notre modèle de résumé pour voir un exemple.

Au-delà de l’essentiel : six conseils pour rédiger une meilleure lettre de motivation pour un appel d’offres

1. Adressez-le aux bonnes personnes

Qui va examiner votre proposition? Si vous ne le savez pas déjà, renseignez-vous. Entrez en contact avec le contact RFP et demandez les noms des contacts clés qui pèseront sur la décision. Il peut s’agir d’un comité de personnes ou d’une combinaison de professionnels de l’approvisionnement, de parties prenantes et de cadres.

Si vous commencez votre lettre de réponse à l’appel d’offres par la formule de salutation standard « À qui de droit », vous vous mélangez et envoyez un message. Malheureusement, cette approche indique que vous ne pouviez pas prendre la peine de mettre à jour votre modèle de lettre de motivation, que vous n’avez pas fait vos devoirs et que vous ne vous souciez pas vraiment de gagner l’entreprise. Cela ne reflète certainement pas le temps que vous avez probablement investi pour créer la proposition qui suit.

En adressant spécifiquement la lettre d’accompagnement de la proposition aux contacts clés, vous établissez une connexion rapide et améliorez instantanément les chances qu’ils lisent réellement la lettre d’accompagnement de la proposition d’offre et votre proposition ultérieure. Cette attention aux détails renforce l’idée que non seulement vous êtes un bon candidat en fonction de vos qualifications, mais vous êtes également investi dans le développement de relations plus profondes. Vous êtes là pour être un partenaire stratégique, pas seulement un autre fournisseur.

2. Gardez-le frais et soyez humain

Mettez-vous à la place de votre destinataire ⁠— Vous venez de recevoir des dizaines de propositions de vendeurs qui proposent plus ou moins le même type de services. Vous commencez à passer au crible les réponses aux appels d’offres qui sont, il faut l’admettre, probablement assez sèches. L’examen initial vérifiant la conformité de la proposition prend du temps, est très répétitif et vieillit rapidement.

Donc, si une lettre de motivation commence par quelque chose comme « Merci pour l’opportunité de gagner votre entreprise », cela ne fait qu’ajouter à l’ennui. C’est une ligne d’ouverture classique et bien usée. S’il est bon d’être humble et reconnaissant, il est de loin préférable d’être unique et mémorable. UNE publication récente publiée dans Winning the Business de l’APMP,

« … ne commencez jamais une lettre de motivation par « merci ». C’est ennuyeux, et presque tout le monde le fait. Ce remerciement apparemment respectueux n’aide pas votre organisation à se démarquer ou à inspirer votre lecteur à continuer à lire.

L’article continue en recommandant de commencer par quelque chose de spécifique et complémentaire sur l’entreprise. Cet ouvreur accomplit deux choses ; cela montre rapidement qu’il ne s’agit pas d’une lettre d’accompagnement de proposition de copier-coller ordinaire tout en renforçant que vous avez fait vos devoirs et reconnaissez les objectifs de l’entreprise.

Dans un monde de plus en plus automatisé et efficace, il est facile d’oublier les personnes derrière le processus. Même si vous utilisez un logiciel RFP pour remplir rapidement la RFP elle-même, la lettre de motivation RFP offre une rare opportunité d’être humain et authentique.

3. Utilisez le formatage pour attirer leur attention

Votre lettre de motivation ne vous aide à gagner l’entreprise que si elle est réellement lue par les bonnes personnes. Tout comme l’utilisation du format de proposition parfait, le bon format de lettre de motivation invite le lecteur à s’engager. Alors, assurez-vous que votre lettre de motivation est propre, visuellement attrayante, accessible et pas trop dense. N’oubliez pas que vous essayez de faire bonne impression, pas de plonger dans les moindres détails de votre proposition.

Parce que votre lettre de motivation n’utilise qu’une seule page, vous devez être intelligent sur la façon dont vous utilisez l’espace. Il y a trois endroits principaux où vous avez la meilleure chance d’accrocher le lecteur : la première phrase, le centre de la page et la fermeture.

Ouverture
Rien n’attire votre attention comme votre propre nom. Ainsi, comme suggéré ci-dessus, adressez la lettre directement au(x) évaluateur(s). Ensuite, incluez le nom de l’entreprise de l’acheteur dans une phrase d’ouverture unique et percutante.

Centre
Tirez le meilleur parti du centre de votre lettre de réponse à l’appel d’offres en utilisant des puces. Attirez directement l’attention sur vos plus grands différenciateurs sans appeler spécifiquement vos concurrents. Incluez ce dans quoi vous excellez, comme le support client, la livraison à temps, les fonctionnalités de pointe, la valeur ajoutée, l’évolutivité, la croissance de la clientèle, etc.

Fermeture
Utilisez la dernière ligne pour faire avancer l’affaire. Offrez au prospect un appel à l’action clair et direct (voir le conseil 6 pour plus d’informations et un exemple). Par exemple, fournissez des détails sur la façon dont ils peuvent aller de l’avant avec vous, demandez les informations dont vous avez besoin pour accélérer la passation de marchés ou partagez la suite du processus.

Si vous pouvez engager un lecteur dans l’un de ces domaines, il est beaucoup plus susceptible de prendre le temps de lire l’intégralité de votre lettre de motivation. Idéalement, il est suffisamment intrigant pour qu’ils continuent à consulter également votre résumé et votre proposition.

4. Racontez une histoire et exprimez votre compréhension

Vous avez une success story avec un client similaire qui pourrait renforcer votre crédibilité ? Dites-le, mais soyez bref. Partagez comment un partenariat a été mutuellement gratifiant, comment vous avez offert une excellente expérience client ou comment vous avez été en mesure de résoudre des problèmes de manière proactive. Cela renforce votre compréhension de leur entreprise et de leurs objectifs.

En plus de raconter une histoire, vous pouvez utiliser votre lettre d’accompagnement de proposition pour exprimer votre compréhension de leur douleur. Chaque appel d’offres commence par un besoin, et vous avez reçu l’appel d’offres parce que l’entreprise pense que vous pouvez répondre à ce besoin. Alors, envisagez de construire sur cette base.

La relation entre acheteurs et vendeurs évolue. De plus en plus, les entreprises recherchent un partenaire à long terme, quelqu’un qui trouvera activement des opportunités de créer des gains pour les deux parties. Les émetteurs d’appels d’offres veulent de la valeur, mais ils veulent aussi un fournisseur qui investit dans leur…

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