8 à utiliser, 10 à éviter

8 à utiliser, 10 à éviter
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Tout d’abord : rappelez-vous les bases

Il y a certaines choses que chaque signature de courrier électronique devrait inclure :

• Une remarque de clôture – C’est souvent la partie la plus difficile de votre signature et cela peut être aussi simple que « Merci » ou aussi formel que « Sincères salutations ». Il vaut mieux éviter les options très formelles, qui sont plus appropriées dans une lettre que dans un e-mail.
• Votre nom – La façon dont vous écrivez votre nom dépendra de la personne à qui vous envoyez un e-mail. Si c’est informel, utilisez simplement votre prénom. Pour des contextes plus professionnels, optez pour votre nom et prénom.
• Détails du contact – Oui, encore aujourd’hui, certaines personnes préfèrent parler au téléphone plutôt que de taper une réponse à votre e-mail. Il est poli de leur donner au moins le choix.
• Informations sur l’emploi et l’entreprise – Vous enverrez souvent des e-mails à des personnes qui ne vous connaissent pas, et même ceux qui vous ont rencontré ont peut-être oublié exactement quel poste vous occupez dans votre entreprise. L’inclusion de ces informations permet de garantir que la personne à qui vous envoyez un e-mail comprend qui vous êtes et le contexte de votre message.
• Clause de non-responsabilité – De nombreuses organisations insistent pour que vous placiez un avertissement à la fin de vos e-mails. Souvent, le système de messagerie de l’entreprise ajoute automatiquement cette clause de non-responsabilité, mais si ce n’est pas le cas, assurez-vous d’inclure toutes les déclarations requises.

Mis à part ces éléments clés, créer la fin idéale d’un e-mail devient moins une science qu’un art.

Comment ne pas le faire

Il est parfois plus simple de lister des manières de ne pas faire quelque chose. Voici dix choses que vous devez absolument éviter lorsque vous vous déconnectez d’un e-mail :

1. Amour – À moins que ce ne soit votre mère ou que vous ayez une relation très étrange avec votre patron, ne l’utilisez pas pour des e-mails professionnels. De plus, même un baiser est de trop ; sérieusement, pas de bisous.

2. Thx ou Rgrds – Vous n’êtes plus un adolescent. Si vous signez toujours des e-mails comme celui-ci, arrêtez-le.

3. Prends soin – Le destinataire est-il en danger de mort ? À moins qu’ils ne le soient, c’est un non ferme.

4. J’espère avoir de tes nouvelles bientôt – Le roi des approbations passives-agressives, c’est juste une façon polie de dire « vous feriez mieux de répondre rapidement à mon e-mail ». Ne faites pas partie de ces gens.

5. Passez une journée bénie – Seulement si vous êtes archevêque.

6. Respectueusement vôtre – Pour les moments où vous envoyez un e-mail au président ou à la reine d’Angleterre. Sinon, un peu formel pour un usage quotidien.

7. Votre sincèrement – Appartenez-vous à la personne à qui vous écrivez ? Sinon, cela semble tout simplement faux.

8. À votre santé – À moins que vous ne soyez le propriétaire d’un bar ou que vous envoyiez un e-mail pour planifier un verre après le travail, il vaut mieux éviter cela.

9. –Joe, ou –J – On dirait que vous étiez trop paresseux pour rédiger une approbation appropriée. Ou que vous avez oublié comment épeler votre nom. Quoi qu’il en soit, ce n’est pas un choix judicieux, sauf pour les e-mails les plus courts et les plus informels destinés à des collègues proches.

10. Envoyé de mon iPhone – Sa seule vertu est que cette signature sert de fourre-tout ‘désolé pour toutes les fautes de frappe, j’ai de gros pouces’, excusez-moi. Malheureusement, cela indique également que vous étiez trop inactif pour créer une signature appropriée.

Les approbations classiques et quand elles fonctionnent le mieux

L’ancien n’est pas toujours synonyme de meilleur, mais si vous vous demandez souvent comment mettre fin à un e-mail professionnel, s’en tenir à une signature traditionnelle peut être l’option la plus sûre. Ceux-ci ont résisté à l’épreuve du temps et restent souvent le meilleur moyen de fermer un e-mail :

• Sincèrement – Pour la correspondance formelle, telle qu’une lettre d’accompagnement ou un e-mail professionnel, « sincèrement » montre la bonne quantité de respect. N’oubliez pas, cependant, que pour les e-mails moins formels, cela semblera un peu guindé.
• Meilleurs vœux – A utiliser avec précaution et uniquement lorsque cela correspond au ton de votre email. Généralement une valeur sûre.
• Cordialement, ou Cordialement – C’est peut-être rassis et lourd, mais c’est aussi pourquoi cela fonctionne. Si vous avez besoin d’un moyen de mettre fin à un e-mail semi-formel et quotidien, c’est probablement le moyen le plus banal de le faire.
• Merci – Une autre signature informelle ; N’utilisez « merci » que lorsque vous voulez réellement dire merci pour quelque chose. Lorsqu’il est surutilisé à la fin de chaque e-mail, il devient dévalué, ce qui rend plus difficile pour vous de remercier quelqu’un lorsque vous en avez vraiment besoin.
• Meilleur – Si vous recevez beaucoup d’e-mails, vous saurez à quel point il est courant de voir des messages signés de cette façon. Cette similitude en fait un choix acceptable ; comme  » Cordialement  » mais moins formel. N’oubliez pas, cependant, que l’omniprésence même de « Meilleur » peut le faire paraître terne et sans imagination.
• Comme toujours, ou Comme toujours – C’est un pour les personnes que vous connaissez bien et que vous envoyez régulièrement des e-mails. Cela dit que tout entre vous est aussi bon maintenant que jamais, ce qui, espérons-le, est une bonne chose.
• Merci d’avance – À utiliser avec précaution, car cela peut risquer de paraître presque aussi passif-agressif que « En espérant avoir de vos nouvelles bientôt ». Une option judicieuse consiste à garder « Merci d’avance » aux occasions où vous êtes certain qu’il n’y a aucune chance qu’il soit mal interprété.
• J’apprécie votre aide/réponse/contribution/rétroaction, etc. – Remercier quelqu’un pour son travail est toujours une bonne chose.

Utiliser l’humour et la créativité

Injecter un peu d’humour dans un e-mail peut aider à égayer la journée du destinataire. Cependant, les soins sont essentiels, car un humour mal jugé peut facilement offenser ou déranger.

Si vous êtes nouveau dans l’envoi d’e-mails professionnels, ou si vous ne savez pas si vous frappez le bon ton, il est préférable de garder l’humour pour la famille, les amis et les collègues proches.

Terminer vos e-mails dans différentes situations

Vous ne mettriez pas fin à un appel téléphonique avec votre meilleur ami de la même manière qu’avec votre directeur général. Les e-mails ne sont pas différents. Il est important de tenir compte du destinataire et de la nature de l’e-mail lors du choix de la bonne signature. Voici quelques exemples de la façon de mettre fin à certains types d’e-mails professionnels :

Lorsque vous demandez une réunion

Les signatures sont un endroit idéal pour un appel à l’action et pour rappeler à la personne à qui vous écrivez ce que vous attendez d’elle. De cette façon, même s’ils ne parviennent pas à saisir le reste de l’e-mail, la dernière ligne est un rappel clair de ce dont vous avez besoin.

Les exemples comprennent:

• ‘Heureux de contourner vos disponibilités pour trouver un créneau de rendez-vous’
• « En espérant un trou dans votre emploi du temps »

Lorsque vous envoyez une mise à jour ou répondez à une demande

C’est un exemple de quand ne pas signer avec « Merci ». Vous faites quelque chose pour le destinataire, et non l’inverse.

Au lieu de cela, considérez quelque chose comme :

• ‘C’est tout ce que j’ai pour l’instant, faites-moi savoir si vous avez besoin de plus d’informations’
• « Heureux de répondre à toutes vos questions »

Lorsque vous recherchez des informations ou des commentaires

Si les gens se sentent valorisés, ils seront probablement plus disposés à vous aider. Soyez clair sur ce dont vous avez besoin, mais donnez l’impression d’être prévenant plutôt qu’exigeant. Les stratégies possibles incluent :

• ‘Merci d’avance pour votre temps’
• ‘J’ai hâte d’entendre vos pensées’
• ‘Je vous remercie de votre aide’

Devriez-vous automatiser votre signature ?

Si vous êtes une personne occupée, vous pourriez recevoir des dizaines, voire des centaines d’e-mails par jour. Une façon de rationaliser votre flux de travail de courrier électronique consiste à inclure une approbation pré-écrite dans votre signature de courrier électronique. Cependant, l’automatisation de votre signature électronique comme celle-ci présente des inconvénients et des avantages :

Avantages

Désavantages

Accélère le processus d’envoi et de réponse aux e-mails. Non seulement vous n’avez pas à rédiger de signature pour chaque e-mail, mais cela vous fait également gagner du temps pour décider quelle devrait être la bonne approche pour chaque e-mail.

Les e-mails semblent moins personnels.

L’utilisation d’une signature simple signifie qu’il n’y a aucun risque d’humour déplacé provoquant un bouleversement ou une offense.

Une approche « taille unique » convient rarement parfaitement à une situation donnée ; vous pouvez donc passer autant de temps à adapter votre signature automatisée que vous pensiez en économiser.

Il garantit que vous ne manquez jamais aucune information vitale (par exemple, vos coordonnées ou les clauses de non-responsabilité de l’entreprise).

Peut réduire le taux de réponse aux e-mails en supprimant la possibilité d’inclure un appel à l’action personnalisé.

Réduit le risque de fautes de frappe, d’orthographe ou d’autres erreurs.

Provoque souvent des problèmes de formatage si vous mélangez des e-mails HTML et texte brut.

Dernières pensées

Les e-mails sont une forme de communication très personnelle. Tenir compte de la personne que vous contactez, avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, vous aidera à obtenir ce que vous recherchez dans votre e-mail.

Choisir la bonne signature de courrier électronique fait partie de cette considération, mais seulement une partie de celle-ci. Tout comme différents peintres ont leur propre style avec un pinceau, nous avons tous notre propre style lorsque nous écrivons des e-mails.

Se souvenir des règles clés de cet article devrait vous éviter de vous tromper trop loin. Mais il est également important de développer votre propre voix. Essayez peut-être de reformuler certains exemples. Ou même, pour des emails moins formels, injecter une petite dose d’humour mûrement réfléchi.

Cela dit, si jamais vous avez le moindre doute sur la façon dont votre e-mail sera reçu, l’option la plus sûre est toujours plus formelle.

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