Capitalisez-vous « Vraiment » ? Quand et quand ne pas le faire
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L’écriture de lettres semble être une forme d’art perdue aujourd’hui. Néanmoins, certaines personnes écrivent encore des lettres et souvent elles se demandent si vous mettez vraiment la vôtre en majuscule dans leur signature.
Lorsque vous signez votre lettre « Sincèrement », seul le premier mot doit être en majuscule. Vous mettez également en majuscule tous les noms. Si le destinataire est inconnu, alors vous mettez en majuscule tous les mots de la salutation.
Comment écrire une lettre
Que vous écriviez une lettre formelle ou informelle, vous devez toujours inclure quatre éléments de base. Ce sont la salutation, l’introduction, le corps et la conclusion avec votre signature. Voyons comment écrire chacun de ces éléments.
Salutation (aka salutation)
Lorsque vous écrivez une lettre officielle, elle commence généralement par « Cher Monsieur/Madame ». Cependant, si vous connaissez le prénom de la personne, vous devez personnaliser la lettre en l’utilisant. Vous devez inclure un deux-points après la salutation dans une lettre formelle, mais dans une lettre informelle, vous devez utiliser une virgule à la place.
introduction
Vous n’avez pas besoin d’une longue introduction. Il suffit de quelques phrases pour expliquer pourquoi vous écrivez la lettre.
Corps
C’est ici que vous décrivez les informations que vous souhaitez communiquer dans votre lettre. Bien que vous vouliez être concis ici, vous voulez également vous assurer de communiquer toutes les informations nécessaires. Lorsque vous écrivez une lettre formelle ou semi-formelle, vous devez également inclure une conclusion formelle.
Clôture et signature
Dans une lettre formelle ou semi-formelle, la conclusion la plus courante est « Cordialement ». Cependant, si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous devriez plutôt utiliser « Fidèlement vôtre ». Lorsque vous écrivez une lettre informelle, vous pouvez utiliser d’autres fermetures telles que « Regardes » ou « Tout le meilleur ». Après avoir inclus votre clôture, assurez-vous de laisser un espace pour signer la lettre.
Polir une lettre formelle
Aujourd’hui, le courrier électronique étant notre principal moyen de communication par écrit, nous n’avons pas autant d’occasions d’écrire des lettres formelles que par le passé. Cependant, il est encore parfois nécessaire de le faire. Lorsque vous écrivez une lettre formelle, vous devez vous assurer de suivre ces conseils pour la peaufiner à la fin.
Soyez concis
Une fois que vous avez indiqué le but de votre lettre dans le premier paragraphe, vous ne voulez pas vous en éloigner. Vous ne voulez pas non plus utiliser un langage fleuri ou des mots longs. Vous devez toujours garder la lettre courte et précise. Cela ne signifie pas pour autant que chaque phrase doit être courte ou qu’un sujet ne doit pas être discuté en détail.
Utiliser le bon ton
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale ou une lettre formelle, vous voudrez utiliser un ton légèrement plus formel que le langage que vous utilisez tous les jours. Il y a certaines choses que vous voudrez éviter, notamment :
- Argot ou jargon
- Contractions (par exemple, je suis, je ne peux pas, c’est)
- Mots vagues (par exemple bon, gentil)
Que vous vous plaigniez ou non, vous devez être à la fois poli et respectueux tout au long de la lettre.
Relire
Il est essentiel pour vous de relire la lettre une fois que vous l’avez écrite. Portez une attention particulière à la grammaire et à l’orthographe que vous avez utilisées. En plus d’utiliser le correcteur orthographique de votre ordinateur, vous devez également lire la lettre vous-même car le programme ne détectera pas toutes les erreurs que vous faites. Au besoin, n’ayez pas peur d’utiliser un dictionnaire ou un thésaurus. Assurez-vous également de vérifier la grammaire et la ponctuation. Vous voulez aussi utiliser des phrases complètes.
Après avoir relu la lettre vous-même, c’est toujours une bonne idée de demander à quelqu’un d’autre de la relire pour vous. Vous ne savez jamais quand vous avez peut-être oublié quelque chose parce que vous avez lu la lettre trop de fois.
Ne vous précipitez pas dans ce processus. Toute erreur que vous ferez diminuera l’impact de votre lettre.
Utiliser un format et une présentation appropriés
La première impression que vous faites est celle dont les gens se souviendront le plus. C’est pourquoi vous devez utiliser du papier de haute qualité avec une enveloppe assortie. Assurez-vous de bien vous adresser au destinataire et d’épeler correctement son nom. Quelque chose qui est tout aussi important que de s’adresser correctement au destinataire est de s’assurer que vous avez signé votre nom.
En adhérant aux conventions standard de rédaction de lettres formelles, vous contribuerez à garantir que le destinataire prend vos pensées au sérieux et qu’il prêtera attention à ce que vous essayez de communiquer. Dans cet esprit, il y a quelques conseils de formatage que vous devez retenir ici.
Titre
L’en-tête doit être situé dans le coin supérieur gauche en utilisant le format de bloc. Vous devez inclure votre adresse dans votre rubrique avec la date. N’incluez pas votre nom ici, mais vous pouvez inclure votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail si vous le souhaitez.
123, avenue des Pins.
Cleveland, Ohio 12345
23 novembre 2008
Adresse à l’intérieur
Situé quatre lignes sous le titre, c’est ici que vous incluez le nom et l’adresse de la personne à qui vous écrivez. Faites de votre mieux pour adresser la lettre à une personne en particulier. Si vous ne connaissez pas leur nom, indiquez au moins leur titre.
M. L. Maple (nom)
Chef de production de sirop (titre)
Old Sticky Pancake Company
456, ruelle des Érables
Forêt, OH 12345
Salutation
Après l’adresse intérieure, vous voudrez sauter une autre ligne avant de taper la salutation. La formule de salutation que vous utiliserez dépendra de votre connaissance ou non de la personne à qui vous vous adressez. En règle générale, vous utiliserez « Cher » suivi du nom de la personne et de deux points. Cependant, si vous ne savez pas si vous vous adressez à un homme ou à une femme, vous devez utiliser « Cher Monsieur ou Madame » suivi de deux points. Voici quelques autres conseils :
- Lorsque vous ne connaissez pas l’état matrimonial d’une femme, utilisez « Ms ».
- Si la personne a un titre spécifique (par exemple Dr), assurez-vous de l’utiliser.
Corps
Après la salutation, vous devez sauter une autre ligne avant de commencer à écrire le corps (la partie principale de la lettre). N’oubliez pas de rester bref et cohérent. Vous devez utiliser ici des paragraphes courts, clairs et logiques.
Clôture et signature
Après le dernier paragraphe du corps de votre lettre, vous voudrez sauter une autre ligne. C’est maintenant que vous devez taper la fermeture (c’est-à-dire la fin) de votre lettre. Assurez-vous de ne mettre en majuscule que le premier mot de la fermeture. Celui-ci doit être ponctué d’une virgule suivie de plusieurs espaces après lesquels vous tapez ou imprimez votre nom. Entre ces deux lignes imprimées se trouve l’endroit où vous insérerez votre signature manuscrite.
Votre signature tapée signifiera la fin de votre lettre. Vous pouvez inclure un post-scriptum (PS) par la suite, mais il est préférable d’inclure toutes les informations pertinentes dans le corps de votre lettre afin que le destinataire n’oublie pas accidentellement quelque chose.
C’est maintenant le bon moment pour relire l’intégralité de votre lettre pour vous assurer que vous avez bien et précisément communiqué tous vos points. Une fois que vous êtes satisfait de votre lettre, il est temps de l’envoyer au destinataire.
Conseils pour rédiger une lettre
Maintenant que vous savez comment rédiger une lettre, vous devez suivre quelques conseils pour vous assurer que votre lettre est vraiment soignée et professionnelle. Ceux-ci inclus:
- Sachez pourquoi vous écrivez la lettre et quel but vous espérez atteindre en le faisant.
- N’oubliez pas que la première lettre que vous écrivez est toujours un brouillon. Votre objectif initial est de mettre vos pensées sur papier. Vous pouvez les polir par la suite.
- Donnez-vous un peu de temps pour vous calmer afin de ne pas simplement réviser la lettre immédiatement et la renvoyer au destinataire. Ne pas le faire pourrait nuire à votre crédibilité – quelque chose qui est parfois impossible à réparer.
- Ne menacez jamais quelqu’un dans une lettre. Bien que cela puisse vous faire vous sentir mieux au début, cela pourrait causer des dommages irréparables plus tard.
- Supposez que vous ne serez pas en mesure de résoudre votre différend et que les choses vont empirer avant de s’améliorer. Cependant, en écrivant une lettre, vous créez un dossier de paperasse montrant ce que vous avez fait pour essayer de résoudre le problème.
- Présentez votre problème comme étant unique. Cela ouvre les voies de communication au lieu d’ouvrir les règles de la bureaucratie qui sont « toujours » suivies.
- Rappelles toi! Vous écrivez une lettre à un étranger avec qui vous essayez d’établir une « relation » afin que vous puissiez résoudre le problème que vous abordez dans votre lettre. Supposez qu’ils n’ont aucun intérêt personnel dans la situation et que vous devez travailler pour les persuader de voir la justice de votre cause.
- Assurez-vous d’énoncer des faits qui appuient votre position ou votre demande. Ce n’est pas le moment d’exiger, de menacer ou d’exprimer votre colère ou votre frustration. Au lieu de cela, vous voulez apparaître comme lisse, poli et professionnel.
- Ne jamais porter de jugement. Vous voulez que la personne à qui vous écrivez soit intéressée, pas sur la défensive ou anxieuse, alors tenez-vous-en à fournir les faits.
Conclusion
Maintenant, vous avez tous les outils pour rédiger une lettre appropriée et savoir quand utiliser « bien à vous » dans votre signature s’il s’agit de ce type de lettre.
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