Ce que votre signature de courrier électronique dit vraiment
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Vous venez de terminer de rédiger un e-mail destiné à un client potentiel avec qui vous avez déjà parlé plusieurs fois. Maintenant pour la partie délicate : votre signature. Devriez-vous utiliser « Sincèrement », « Bien cordialement » ou « Cheers » ? Comment avez-vous l’air amical sans passer pour non professionnel ? Et puis il y a les e-mails à vos employés, contacts commerciaux et connaissances amicales.
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Malheureusement, il n’y a pas de « bible par e-mail » pour vous guider. C’est pourquoi nous avons contacté deux experts en communication d’entreprise pour discuter de ce qui est approprié. Suzanne Bates, présidente et chef de la direction de Bates Communications, Inc. et auteur de Parlez comme un PDG : secrets pour attirer l’attention et obtenir des résultats, et Cherie Kerr, fondatrice d’ExecuProv et auteur de La connexion Bliss ou « Diss » ? Etiquette des e-mails pour les professionnels, associez-vous pour donner un aperçu expert du monde de la correspondance par e-mail.
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Lisez la suite pour savoir quel message votre e-mail d’adieu préféré envoie réellement.
La fermeture: « Merci »
Bates : Ce n’est pas grave si vous remerciez réellement les gens. Mais gardez à l’esprit que c’est décontracté; vous devez les connaître si vous utilisez cette signature.
Kerr : C’est l’une des salutations les plus sûres et les plus courtoises. Il reste agréable, mais professionnel.
La fermeture: « Ciao »
Bates : Ce n’est pas pour les affaires, sauf pour la mode, l’art ou les vrais italiens.
Kerr : « Ciao » ne doit être utilisé que pour des amis proches ou des collègues de travail. Ce n’est pas approprié à des fins commerciales.
La fermeture: « Sincèrement »
Bates : Essayé et vrai pour une fermeture d’entreprise formelle, et vous n’offenserez jamais personne.
Kerr : Un peu trop formel pour un e-mail. Cette salutation peut rebuter les gens. Les gens s’attendent vraiment à cela dans une lettre, pas un e-mail.
La fermeture: « Bien à vous »
Bates : Il s’agit d’une excellente salutation d’affaires tout usage. C’est peut-être mieux pour les personnes avec qui vous avez correspondu dans le passé.
Kerr : C’est celui que j’utilise assez souvent. J’aime une sorte de chaleur, mais je la garde aussi professionnelle. J’ai tendance à utiliser « Cordialement.
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La fermeture: « Salutations »
Bates : C’est moins amical que « Cordialement » et peut être un peu superficiel, mais cela fonctionne généralement bien.
Kerr : Cette salutation est un peu courte et un peu distante, mais au moins c’est un message de clôture.
La fermeture: « Meilleur »
Bates : « Meilleur » est familier, mais parfait pour quelqu’un que vous connaissez. « Meilleurs vœux » ou « Meilleures salutations » seraient mieux pour les affaires.
Kerr : C’est une autre approbation acceptable, surtout si vous l’utilisez avec quelqu’un que vous connaissez très bien.
La fermeture: « À votre santé »
Bates : N’utilisez cette signature que pour les amis et collègues de travail que vous pourriez rencontrer pour prendre un café.
Kerr : Vous pouvez l’utiliser avec quelqu’un que vous connaissez bien, mais si vous essayez de faire bonne impression, ce n’est pas une excellente façon de dire au revoir lorsque vous faites affaire avec quelqu’un pour la première fois. Gardez-le pour après avoir établi un lien.
La fermeture: « TGIF »
Bates : N’utilisez jamais cette salutation pour votre patron.
Kerr : Utilisez-le pour un bon copain de travail à l’heure de départ le vendredi.
La fermeture: « Parlez bientôt »
Bates : Très sympa pour un ami, mais tu ferais mieux de le penser.
Kerr : C’est une belle façon de signer. Cela permet à l’autre personne de savoir qu’il y aura bientôt du téléphone ou du face à face, et c’est important et apprécié en cette ère farfelue du courrier électronique. Les gens ont besoin de parler davantage.
La fermeture: « Plus tard »
Bates : Ne convient pas à la correspondance commerciale ; on dirait que tu as 14 ans.
Kerr : N’utilisez cette salutation que dans des relations d’affaires amicales.
La fermeture: « Chaleureusement »
Bates : C’est un peu démodé, mais pas offensant.
Kerr : C’est sûr et agréable et donne aux gens un « bien-être » à la fin de votre e-mail.
La fermeture: « Votre sincèrement »
Bates : Excellent pour les affaires formelles.
Kerr : Trop formel pour un e-mail.
La fermeture: Pas de fermeture du tout – juste une signature électronique
Bates : Il existe une école de pensée selon laquelle un e-mail n’est pas une lettre ; Je ne souscris pas à ça. Je pense que la plupart des gens arrivent à la fin d’une note et s’attendent à une clôture. Cela pourrait sembler aussi abrupt sans un. Il peut aussi dire subtilement : « Je suis pressé », « Je ne sais pas comment signer » ou « Je ne suis pas quelqu’un qui se soucie des subtilités. »
Kerr : Utilisez toujours une salutation, mais ne soyez pas redondant. Changez-le. Cela incite les gens à penser que vous vous souciez de vous en prenant le temps de « converser » avec eux par courrier électronique.
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Mis à part les fermetures, Bates et Kerr ont souligné quelques autres faux pas de courrier électronique :
- Évitez d’écrire en majuscules. Bates dit que les gens seront tellement perplexes quant à la raison pour laquelle l’e-mail est en majuscules qu’ils ne se concentreront pas sur ce que vous avez à dire. Kerr est d’accord, soulignant que l’écriture en gras ou en majuscules apparaît dans un e-mail comme un cri. « Même dire ‘bonne journée’ en majuscules peut sembler sarcastique », dit Kerr.
- N’utilisez pas d’émoticônes. Les smileys et différentes expressions peuvent être amusants à utiliser, mais selon les deux experts, ils ne conviennent pas à la correspondance commerciale. « Ce ne sont pas des professionnels, cependant, ils sont assez courants. Mon conseil est, pour les entreprises, de les laisser de côté », conseille Bates. Kerr suggère d’essayer d’utiliser des mots appropriés pour exprimer les sentiments que vous essayez d’exprimer.
- Réfléchissez avant d’écrire. Le blasphème est définitivement un e-mail non-non. Kerr dit que le blasphème frappe plus fort sur l’écran d’ordinateur que lorsque vous pourriez le dire en passant. Elle recommande également de limiter l’utilisation du mot « vraiment » ou d’autres intensificateurs. Selon Bates, une bonne règle de base est : « Évitez d’utiliser un mot que vous ne voudriez pas voir sur la première page de Le New York Times avec votre signature à côté. »
- Tenez compte du contexte de l’e-mail et du destinataire lorsque vous utilisez des mots à la mode. Une signature populaire entrant dans de nombreuses boîtes de réception en ce moment est « Cheers ». Bates suggère de penser au texte de l’e-mail et au destinataire avant d’utiliser un mot comme celui-ci. Restez à jour avec votre choix de mots afin de ne pas apparaître en retard. La salutation à la mode préférée de Kerr ces derniers temps : « Beaucoup », lui a été envoyée par un ami.
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