Choisissez le bon message d’accueil et déconnectez

Choisissez le bon message d’accueil et déconnectez-vous

Il est important de commencer et de terminer votre lettre sur une note forte afin que le destinataire réponde favorablement à votre message. Choisir le bon message d’accueil et la bonne signature contribuera grandement à atteindre cet objectif.

Cette page propose des suggestions de bonnes façons d’ouvrir et de fermer vos lettres.

Formel ou informel?

Avant de commencer à écrire, réfléchissez à la raison pour laquelle vous écrivez votre lettre et à qui la recevra. Le degré de formalité de votre lettre (formel, semi-formel, ou informel) déterminera le type de message d’accueil et de signature que vous devez utiliser. La plupart des correspondances commerciales (par exemple, les lettres d’accompagnement pour les demandes d’emploi, les réclamations d’assurance, les lettres de réclamation) doivent être formel. Les lettres commerciales dont vous connaissez très bien le destinataire (par exemple, un ancien patron) peuvent être semi-formel. La plupart des correspondances personnelles (p. ex., invitations informelles, lettres de condoléances) devraient être informel.

Les salutations

Dans une lettre formelle, votre salutation (ou salutation) doit adopter un ton chaleureux mais respectueux. La salutation la plus courante est chère suivi du nom du destinataire.

Formel et semi-formel

Pour les lettres formelles, adressez-vous au destinataire avec un titre de courtoisie (c’est-à-dire, M., Mme, Mlle, Mme, Dr) suivi du nom de famille de la personne. Assurez-vous de confirmer quel titre le destinataire préfère avant d’écrire votre lettre. Si vous n’êtes pas sûr de la préférence de titre d’une femme, utilisez M / s. Si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire, vous pouvez utiliser le nom complet de la personne et omettre le titre. Les salutations formelles se terminent par deux points.

Chère Mme Jones :

Cher Taylor Jones :

Vous devez vous efforcer d’adresser votre lettre à une personne en particulier. Les lettres qui ne sont pas adressées à une personne en particulier sont moins susceptibles d’être lues. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, utilisez cher Monsieur ou Madame ou Madame, Monsieur.

Les salutations semi-formelles suivent le même format que les salutations formelles ; cependant, vous pouvez référer le destinataire par son prénom.

Chère Jane:

Informel

Les salutations pour les lettres informelles devraient également exprimer la convivialité et la courtoisie. Mais comme les lettres informelles sont réservées à la correspondance personnelle entre amis et membres de la famille, vous disposez d’une plus grande latitude dans la façon dont vous formulez votre message d’accueil. Vous pouvez choisir d’utiliser un ton plus conversationnel. Certains écrivains substituent Bonjour ou salut pour chère. Les salutations informelles se terminent par une virgule plutôt que par deux points.

Salut John,

Se déconnecter

Lors de votre signature finale (ou clôture), vous devez viser à être bref et courtois. Par rapport au message d’accueil, vous disposez de plus d’options de phrases à utiliser. Certaines approbations courantes pour les lettres de tous les degrés de formalité comprennent Meilleures salutations, Sincèrement, et Votre sincèrement. Dans toutes les lettres, la signature doit se terminer par une virgule.

Meilleures salutations,

John Smith

Formel et semi-formel

Dans les lettres formelles et semi-formelles, il est préférable de s’en tenir aux approbations traditionnelles, telles que celles énumérées dans le paragraphe précédent. Évitez d’utiliser des approbations, telles que Amour, qui impliquent un degré élevé d’intimité entre vous et le destinataire. Les lettres semi-formelles utilisent souvent une version tronquée des approbations formelles. Certaines variantes formelles et semi-formelles des approbations sont énumérées ci-dessous :

Informel

Comme pour les salutations, les signatures dans les lettres informelles ont tendance à avoir un ton plus conversationnel que celles dans les lettres formelles ou semi-formelles. Certaines approbations courantes pour les lettres informelles incluent Amour, Câlins et bisous, et Ton ami. Pour les lettres à des amis proches, vous pouvez même utiliser un slogan personnel. Vous pouvez également choisir une phrase qui se rapporte directement au contenu de votre lettre. Par exemple, si vous écrivez une lettre de soutien à un ami qui traverse une crise personnelle, vous pouvez écrire En solidarité.

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