Comment écrire un bon e-mail à un enseignant
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Avez-vous déjà écrit un e-mail à un enseignant et reçu une réponse tardive, ou une réponse qui n’a pas vraiment répondu à la question que vous posiez ? En moins d’un paragraphe, vos e-mails impressionnent la personne qui les lit, ce qui affecte la rapidité et l’exactitude de sa réponse. Que vous soyez au lycée ou au collège, la communication par courrier électronique avec les enseignants et les instructeurs est courante. À un moment donné, vous vous retrouverez à vous poser une question sur un devoir et à rédiger un e-mail pour obtenir cette réponse. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour envoyer d’excellents e-mails qui augmenteront vos chances de recevoir une réponse rapide et utile, tout en respectant le temps de l’enseignant.
Remarque : « Instructeur » et « enseignant » sont utilisés comme synonymes dans cet article. Si vous écrivez à un professeur de lycée ou à un professeur d’université, les mêmes principes s’appliquent.
Utilisez des salutations formelles
Plusieurs fois, les étudiants commencent les e-mails avec « Hey » ou pas de salutation du tout. Commencez toujours par une salutation ; c’est amical et courtois envers le destinataire. Par exemple, commencez par « Cher M. Gonzalez » ou « Bonjour Mme Smith ». Si vous n’avez jamais rencontré l’instructeur ou l’enseignant auparavant (peut-être que vous essayez d’entrer dans une classe complète ou de changer de section), commencez toujours par « Cher », car c’est plus formel.
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chère [Name],
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salut [Name],
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Bonjour [Name],
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Bonne soirée [Name],
Utiliser des lignes de fermeture formelles
Incluez toujours un envoi, surtout dans votre premier e-mail. « Sincèrement » est toujours une bonne option. « Tout le meilleur » et « bien cordialement » sont également des options formelles et appropriées. Incluez toujours les salutations et les clôtures pour faire une impression respectueuse et courtoise.
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Sincèrement, [your name]
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Meilleures salutations, [your name]
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Tous mes vœux, [your name]
Personnalisez les salutations avec des noms et vérifiez l’orthographe
Si vous receviez un e-mail avec un simple « Bonjour » ou « Bonjour », auriez-vous l’impression que l’e-mail vous a été personnalisé ? Incluez toujours le nom de la personne dans le message d’accueil si vous l’envoyez à une personne en particulier. Consultez le site Web de votre école, le répertoire du personnel/des professeurs ou le programme pour connaître les noms. Toujours, toujours vérifier l’orthographe des noms. Un nom mal orthographié peut créer une impression négative. Montrez à l’instructeur que vous avez pris le temps de les aborder correctement.
Utilisez des titres formels, puis suivez la suite
À moins que votre professeur ou votre instructeur ne déclare spécifiquement qu’il est à l’aise avec une base de prénom, commencez toujours de manière formelle. En particulier avec les instructeurs universitaires, faites attention à la façon dont ils signent leurs e-mails. S’ils se reconnectent, « Molly » ou « Julio », alors vous pouvez les adresser par leur prénom dans votre prochain e-mail (comme ils se sont appelés de cette façon). Si vous ne savez pas par quel titre vous adresser à quelqu’un (par exemple, « Dr », « Professeur », « Mme » ou « M. »), effectuez une recherche rapide sur le site Web de votre école et consultez le programme. Quel titre cette personne utilise-t-elle pour elle-même ?
Composez dans Microsoft Word, pas dans le programme de messagerie
Rédigez votre e-mail dans un logiciel de traitement de texte, pas dans le programme de messagerie lui-même (c’est-à-dire ne rédigez pas dans Gmail, Outlook, etc.). Cela peut être embarrassant si vous appuyez accidentellement sur envoyer avant d’avoir fini de composer et de relire l’e-mail. Composer dans un logiciel de traitement de texte vous permet d’exécuter une vérification orthographique et grammaticale avant d’envoyer l’e-mail. Copiez et collez le message dans le programme de messagerie lorsque vous avez terminé.
Fournir un contexte à l’instructeur
Surtout au collège, vos instructeurs peuvent avoir des centaines d’étudiants. Indiquez clairement dans votre e-mail dans quelle classe et section vous vous trouvez. Fournir la classe et la section spécifiques aidera l’instructeur à comprendre plus rapidement votre demande et à répondre efficacement. Lorsqu’ils doivent déterminer dans quelle classe vous êtes, cela leur prend du temps et retarde leur réponse. Par exemple, « Je suis dans votre SOC 101, Sec. 8 cours sur MWF de 10h à 11h.
Dis merci
Tout le monde aime être remercié. Vos professeurs et instructeurs sont heureux de vous aider, mais ils sont occupés. Reconnaissez que leur temps (comme le vôtre) est précieux et dites merci quelque part dans votre e-mail. Par exemple, « Merci pour votre temps » ou « Merci pour votre aide ; J’apprécie vraiment cela! »
Vous voulez créer une impression encore plus positive ? Si vous rendez visite à un enseignant pendant les heures de bureau, envoyez-lui un e-mail rapide pour le remercier d’avoir pris le temps de vous rencontrer.
Restez concis
Laissez moins de 150 mots. Ce nombre de mots n’est pas une règle absolue, mais plus votre e-mail est concis tout en incluant toutes les informations pertinentes, plus vous aurez de chances de recevoir une réponse rapide. Lorsque les enseignants doivent lire de longs e-mails et déterminer ce que l’élève demande, cela leur prend plus de temps. Être concis vous oblige également à réfléchir à ce que vous essayez de faire savoir à l’enseignant ou à ce que vous demandez réellement.
Pensez à vous rencontrer en personne
Vous ne pouvez pas exprimer ce que vous essayez de dire en moins de 150 mots ? Peut-être qu’une visite en personne est préférable. Les heures de bureau ou les réunions en tête-à-tête avec les instructeurs peuvent être une excellente occasion d’établir une relation personnelle avec l’enseignant. Profitez des heures de bureau pour tirer le meilleur parti de votre expérience scolaire.
Relisez, vérifiez l’orthographe et mettez en majuscule
Lorsque les instructeurs reçoivent des e-mails en « langage de texte » avec des abréviations, des mots sans majuscule (comme « i » et des fautes d’orthographe, cela peut présenter l’étudiant comme « bâclé » ou « paresseux ». Vous ne voulez pas que votre instructeur pense que vous ne vous souciez pas assez du cours pour relire l’e-mail et détecter ces fautes de frappe. Présentez-vous comme un professionnel et utilisez les e-mails comme pratique pour la future communication sur le lieu de travail.
Écrivez une ligne d’objet spécifique
L’un des éléments les plus importants d’un e-mail est la ligne d’objet. La ligne d’objet indique immédiatement au destinataire de l’e-mail de quoi parle le message. Les lignes d’objet attirent l’attention, et une ligne d’objet claire et spécifique a plus de chances d’obtenir une réponse correcte et efficace que quelque chose de vague comme « Classe » ou « Question ». Dans vos lignes d’objet, incluez la classe et la demande spécifique. Par exemple, « ENGL 201 : Question sur les devoirs » ou « CHEM 112 : Soumission en personne ou sur toile pour le laboratoire 1 ? »
Voici un exemple d’e-mail à un instructeur d’université utilisant ces principes :
À : julio.gonzalez@example.email
De : mindy.manners@example.email
Objet : BIOL 112 : Préférence de style de citation pour l’article 1
Cher professeur Gonzalez,
Je suis dans votre BIOL 112 Sec. Cours 002 dans le bâtiment 1, TTH de 13h à 15h. Pour la mission de revue de littérature BIOL 112 due le 30 septembre, quel style de citation devrions-nous utiliser ? APA, MLA, ou un autre style ?
Merci pour votre temps et votre aide !
Sincèrement,
Les bonnes manières de Mindy
Ouvrages consultés/Ressources supplémentaires
Panter, M. (2019). Comment rédiger un e-mail professionnel. Boursier AJE. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). Comment rédiger un e-mail professionnel parfait en anglais : 7 conseils utiles. Grammaire. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). Comment rédiger un e-mail avec une précision militaire. Revue de Harvard business. https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision
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