Comment écrire un e-mail clair et poli à un enseignant
Que vous ayez une question rapide, que vous ayez besoin de soumettre vos devoirs ou que vous ayez des inquiétudes concernant les performances de votre enfant en classe, écrire un e-mail à un enseignant est une compétence importante. Mais quelles sont les directives pour écrire un e-mail à un enseignant ? Continuez à lire pour obtenir des instructions sur la rédaction d’e-mails clairs et polis aux enseignants et aux professeurs.
Comment écrire un e-mail à un enseignant
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’écrire un e-mail à un enseignant. Si votre objectif est d’obtenir une réponse rapide à une question, vous devrez fournir autant d’informations que possible de la manière la plus concise possible. Suivez ces instructions pour écrire un e-mail courtois à votre professeur et/ou professeur.
Utilisez une ligne d’objet claire
Les enseignants reçoivent des dizaines de courriels chaque jour. C’est pourquoi une ligne d’objet claire et détaillée aidera un enseignant à comprendre exactement de quoi parle votre e-mail, de qui il vient et ce dont l’auteur a besoin afin que vous puissiez obtenir une réponse rapide. Un e-mail intitulé « Question sur les devoirs » peut concerner n’importe quoi et de n’importe qui, mais un e-mail intitulé « Marie Kingsley – Question sur le document de recherche » aide un enseignant à savoir immédiatement à qui il s’adresse.
Choisissez le bon message d’accueil
Ouvrez votre e-mail de manière appropriée. Si vous n’avez jamais rencontré l’enseignant auparavant, utilisez « Dear Dr./Mr./Mrs./Ms. Nom de famille. » Si vous avez rencontré l’enseignant, vous pouvez utiliser des salutations plus conversationnelles comme « Bonjour », « Bonjour » ou « Bonjour ». Ne pas utilisez des salutations trop décontractées comme « Hé » ou « Quoi de neuf ?
Structurer comme une lettre formelle
Si vous formatez correctement votre e-mail, vous aurez plus de chances d’obtenir la réponse que vous souhaitez. Utilisez la même structure que vous utiliseriez pour une lettre formelle et évitez de devenir personnel dans l’e-mail. Évitez le langage trop décontracté, y compris l’argot ou abréviations des e-mails.
Inclure uniquement les informations nécessaires
Les enseignants occupés n’ont pas le temps de lire des paragraphes d’informations juste pour répondre à une question ou accepter d’écrire une lettre de recommandation. Concentrez-vous sur ce que vous voulez dire exactement et limitez la longueur à 3-4 phrases maximum. Tout ce qui est plus long que cela devrait probablement être une conversation en personne.
Gardez votre ton respectueux
La frontière est mince entre s’expliquer à un enseignant et exprimer tous ses griefs. Les enseignants n’ont pas besoin d’entendre à quel point vous n’aimez pas un devoir ou à quel point vous pensez qu’une date limite est injuste. Se plaindre à un enseignant par e-mail le met sur la défensive et rend peu probable que vous obteniez la solution que vous souhaitez.
Utilisez une salutation appropriée
La même règle pour les salutations appropriées s’applique à salutations appropriées. Terminez un e-mail à un enseignant par « Merci », « Sincèrement » ou « Meilleur », suivi de votre nom complet. Évitez les salutations telles que « Merci », « À demain » ou aucune salutation du tout. Vous voulez laisser au professeur une bonne impression de vous, même jusqu’au dernier mot de votre message.
Conseils utiles pour rédiger des e-mails polis pour les enseignants
Maintenant que vous savez comment écrire un e-mail fort à un enseignant, vous pouvez améliorer votre format et vos attentes. Essayez quelques conseils généraux pour vous aider à vous assurer que votre e-mail est bien reçu.
- Assurez-vous que vous ne pouvez pas trouver les informations vous-même. Si vous posez une question à laquelle vous pouvez facilement répondre en consultant le programme de cours ou le site Web, essayez-la d’abord. Vous n’aurez peut-être pas du tout besoin d’écrire l’e-mail.
- Gardez le temps à l’esprit. Les enseignants essaient de répondre aux e-mails dans les 24 heures. Cela dit, si vous envoyez un e-mail à un enseignant à 23 heures pour obtenir une réponse concernant un devoir à rendre à 8 heures le lendemain matin, il ne vous répondra pas à temps. Ne posez pas de questions urgentes moins de 24 heures avant que vous vouliez une réponse.
- Écrivez l’e-mail dans un document Word avant de l’envoyer. Ceci est une astuce utile pour tout e-mail formel. Épargnez-vous l’embarras (et à votre professeur la confusion) d’envoyer un e-mail à moitié terminé avant d’être prêt à l’envoyer. Copiez et collez votre message terminé une fois que vous avez écrit ce que vous voulez.
- Dis merci. Les enseignants prennent du temps sur leurs journées chargées pour lire et répondre à votre message. Quelle que soit la formule de salutation que vous utilisez, assurez-vous de les remercier pour leur temps.
- Relisez l’orthographe, la grammaire et le ton. La rédaction d’un essai bien édité est un bon moyen de montrer aux enseignants que vous les respectez. Cela montre également à quel point leur enseignement est efficace. Vérifiez bien les fautes d’orthographe, surveillez votre grammaire et gardez le ton formel.
Conseils supplémentaires pour les étudiants
Écrire un e-mail à un enseignant montre une grande initiative des étudiants. Il les prépare à la vie dans le monde professionnel, où les messages clairs et concis reçoivent des réponses rapides et utiles. Utilisez quelques conseils pour les élèves lorsque vous écrivez un e-mail à votre enseignant.
- Si vous pouvez attendre jusqu’au cours pour la réponse, alors attendez. Ne perdez pas votre temps (ou celui de votre professeur) avec une question que vous pourrez poser la main levée demain.
- Joignez tous les documents nécessaires à l’e-mail. Si vous avez des questions spécifiques sur un devoir, joignez ou copiez et collez le texte nécessaire dans votre e-mail. Cela fait gagner du temps et donne à l’enseignant plus d’informations pour répondre à votre question.
- Faites la liste de toutes les solutions que vous avez déjà essayées. Les enseignants pourraient ne pas avoir le temps de réfléchir pleinement à votre question. Ils pourraient plutôt vous orienter vers d’autres sources d’information. Faites-leur savoir que vous avez déjà essayé d’autres solutions et ce que vous avez déjà essayé. De cette façon, votre professeur sait que vous lui demandez en dernier recours.
- Prévoyez du temps pour parler. Des questions plus longues ou plus compliquées peuvent nécessiter une réunion en personne. Plutôt que de poser une question complexe dans un e-mail, demandez à rencontrer l’enseignant pendant ses heures de bureau, avant ou après l’école, ou pendant le déjeuner. Assurez-vous de mentionner le sujet de la conversation afin qu’ils puissent se préparer. Ils apprécieront votre initiative et seront plus susceptibles de vous donner une réponse satisfaisante.
- Utilisez l’adresse e-mail de votre école (si vous en avez une). L’utilisation de l’adresse e-mail de votre école est plus professionnelle que les noms d’écran ou les adresses e-mail occasionnels. Cela vous permet également de conserver les réponses des enseignants au même endroit.
Conseils supplémentaires pour les parents
Parfois, les parents doivent contacter un enseignant au nom de leurs enfants. Ces e-mails doivent également être polis et clairs et éviter d’être trop familiers. Consultez ces conseils pour les parents qui écrivent un e-mail à l’enseignant de leur enfant.
- Si le message peut être manipulé par l’élève, laissez-le l’écrire. Les jeunes élèves ont besoin de plus d’aide de leurs parents lorsqu’ils contactent un enseignant. Les élèves des collèges, lycées et collèges – et même les élèves du primaire plus âgés – devraient pouvoir envoyer des e-mails à leurs propres enseignants en cas de besoin. Les parents peuvent superviser et relire ces messages au besoin, mais laisser les élèves se défendre eux-mêmes est une compétence importante.
- Incluez votre nom et le nom de votre élève. Ceci est particulièrement important si l’enseignant ne peut pas vous identifier avec votre seule adresse e-mail. Incluez le nom de votre enfant dans la ligne d’objet, mentionnez-le tout au long de l’e-mail et utilisez votre propre nom dans la salutation.
- Déterminez si l’information serait meilleure dans une conférence. Le courrier électronique n’est pas un excellent forum pour de longues discussions sur les progrès ou le comportement des élèves. Si vous avez de sérieuses inquiétudes concernant les performances de votre enfant en classe, voyez si vous pouvez planifier une conférence en personne ou virtuelle plutôt que d’expliquer la situation dans un e-mail.
- Envisagez de CC’ing d’autres destinataires – ou non. Pour les situations impliquant d’autres membres du personnel, tels que des conseillers scolaires, des infirmières ou des administrateurs, vous pouvez inclure plus d’adresses e-mail dans votre boîte CC. Mais pour les problèmes impliquant d’autres enfants, évitez d’écrire des e-mails en copie conforme aux parents de cet enfant. Laissez l’enseignant décider comment impliquer les deux parties et résoudre les problèmes entre les élèves.
- Ne vous attendez pas à une réponse immédiate. Essayez de ne pas envoyer d’e-mails pendant la journée d’école qui posent des questions sur les performances de votre enfant ce jour-là. Les enseignants vérifient rarement les e-mails pendant les heures d’enseignement et sont plus susceptibles de vous répondre après l’école ou pendant une pause.
Rédiger des e-mails efficaces
Le courrier électronique est un moyen rapide et facile de communiquer avec un enseignant. Mais comme pour tout e-mail, il est important d’être clair, poli et concis pour communiquer efficacement. Découvrez ces conseils supplémentaires pour rédiger des e-mails efficaces, y compris des e-mails à des amis, des employeurs, des collègues et des responsables du recrutement.
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