Comment mettre fin à un e-mail (exemples et plus de 40 approbations)
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Avez-vous principalement rédigé cet e-mail professionnel, mais vous ne savez pas trop comment le conclure ? Ou avez-vous l’impression d’utiliser par défaut les mêmes fermetures d’e-mails à chaque fois et souhaitez-vous des alternatives ? Bien sûr, si vous envoyez un e-mail à quelqu’un à qui vous parlez tous les jours, ce n’est pas nécessairement la fin du monde de sauter la signature et de terminer par votre nom. Mais lorsque vous voulez vous assurer qu’un e-mail fait bonne impression, prendre un temps supplémentaire pour réfléchir à la façon dont vous terminez votre note pourrait l’aider à atterrir comme vous le souhaitez.
Lorsque vous envoyez un e-mail professionnel – pour le travail ou l’école, dans votre recherche d’emploi ou dans une situation personnelle où vous traitez avec une entreprise – la fin de votre message « peut laisser une impression favorable persistante [and] donner un sentiment d’achèvement satisfaisant », a déclaré l’entraîneur de carrière de Muse, Barb Girson.
Lisez la suite pour savoir comment terminer vos e-mails de la bonne manière, ainsi qu’une liste de clôtures professionnelles pour toutes les situations.
Ce qu’il faut inclure lors de la fin d’un e-mail
La quantité et le type d’informations que vous ajoutez à vos fins de courrier électronique dépendront de la situation. Mais généralement, moins vous connaissez la personne à qui vous envoyez un e-mail, plus vous avez besoin d’informations.
Voici les éléments les plus courants d’une fin d’e-mail professionnelle :
- Ligne de clôture : Passer directement de l’objet principal de votre e-mail à votre signature peut être choquant, en particulier pour les messages plus longs. Vous pouvez faciliter la transition avec une ligne de clôture qui exprime votre gratitude ou vos vœux. Même si quelqu’un numérise rapidement un e-mail, il lit souvent la dernière ligne, dit Girson, vous pouvez donc également utiliser cet espace pour inclure un appel à l’action ou pour réitérer au destinataire ce dont vous avez besoin de lui.
- Clôture (ou signature) : C’est le mot ou la phrase qui va juste au-dessus de votre nom. Pensez « Sincèrement », « Meilleur », « Merci » ou quelque chose comme « Passez un bon week-end ! » À moins que vous ne soyez plus que quelques e-mails dans un fil de discussion (surtout sur une courte période) ou que vous soyez très proche du destinataire, vous avez besoin d’une clôture professionnelle pour votre e-mail. Voir ci-dessous pour une liste d’options.
- Nom: S’il s’agit du premier e-mail que vous envoyez à quelqu’un, vous devez généralement utiliser votre nom complet (nom et prénom ou tout autre nom que vous utilisez habituellement) ou votre prénom suivi d’une signature d’e-mail par défaut contenant votre nom complet. Pour les conversations avec des personnes que vous connaissez déjà, votre prénom suffit généralement.
- Pronoms : Ceci est à votre discrétion et dépend de votre niveau de confort, surtout si vous vous identifiez comme LGBTQ. Mais pour les alliés : gardez à l’esprit que lorsque vous partagez vos pronoms, vous contribuez à créer un environnement sûr et normaliser l’acte en général afin que les personnes trans et non binaires ne se sentent pas les seules à le faire.
- Titre et société : Vous pouvez inclure l’un ou les deux dans la fin de votre e-mail, selon la personne que vous contactez et pourquoi. Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un en dehors de l’organisation pour laquelle vous travaillez, inclure les deux indique au destinataire ce que vous faites et où vous travaillez. Si vous envoyez un e-mail à un collègue (en particulier à partir d’une adresse e-mail d’entreprise), l’entreprise pour laquelle vous travaillez est une donnée et vous pouvez la laisser de côté, mais si vous n’avez jamais interagi avec la personne auparavant, il peut être utile d’inclure votre poste . Pendant votre recherche d’emploi, vous devriez généralement laisser votre lieu de travail actuel de côté. Vous n’écrivez pas l’e-mail dans le cadre des activités de votre entreprise actuelle (en plus, vous essayez de partir, cela pourrait donc dérouter le lecteur).
- Informations de contact: La personne à qui vous envoyez un e-mail a déjà votre adresse e-mail (bien que vous puissiez l’inclure dans une signature e-mail par défaut), mais vous pouvez envisager d’ajouter d’autres méthodes pour vous joindre, comme un numéro de téléphone professionnel ou portable. Mais n’énumérez que les manières dont vous vouloir être contacté.
- Plus de contexte sur qui vous êtes/le travail que vous faites : Si vous faites une première introduction ou créez votre signature de courrier électronique par défaut, vous pouvez également utiliser votre signature de courrier électronique pour donner à votre destinataire de courrier électronique plus de contexte sur ce que vous avez fait sous la forme de liens vers votre profil LinkedIn, votre site Web personnel ou votre portefeuille, et/ou vos comptes de réseaux sociaux (s’ils sont professionnel et pertinent!).
Si vous créez une signature de courrier électronique par défaut, envisagez d’ajouter tout sur cette liste à partir du « nom » vers le bas (vous devez adapter la ligne de clôture et la signature pour chaque note). Notez que « Envoyé depuis mon iPhone » est ne pas fait partie d’un e-mail professionnel et n’est approprié que lorsqu’il est logique pour l’autre personne de savoir que vous avez envoyé un e-mail lors de vos déplacements. Sinon, supprimez-le avant d’appuyer sur envoyer et gardez-le hors de toute lettre de motivation par e-mail.
À quoi cela pourrait-il ressembler tous ensemble ?
Envoi d’une lettre de motivation :
Merci d’avoir pris le temps d’examiner ma candidature, et j’espère avoir de vos nouvelles bientôt!
Sincèrement,
Paul Santiago
Designer graphique
il/il/son
(555) 123-4567
https://www.linkedin.com/in/pasantiago/
Portefeuille: www.paolosanti.com
Répondre à une demande d’entretien :
J’ai hâte de vous parler jeudi.
Meilleurs voeux,
Sam Perkins
ils/eux/leurs
(444) 234-5678
Contacter quelqu’un dans une autre entreprise pour la première fois :
J’ai hâte de travailler avec vous alors que votre entreprise entame la transition vers le nouveau logiciel CRM de XYZ.
Tous mes vœux,
Letitia
Letitia Watson
elle/elle
Gestionnaire de compte, Solutions XYZ
(333) 345-6789
Envoyer un e-mail à un collègue avec qui vous travaillez régulièrement :
Je suis ravi d’entendre vos réflexions sur ce jeu de diapositives d’ici mardi après-midi. J’espère que vous passez un bon week-end prolongé!
Merci,
juin
Exemples d’approbations d’e-mails
Voici une liste de fermetures d’e-mails possibles pour vous aider à changer les choses. Lorsque vous envisagez le type d’approbation à utiliser, pensez à qui vous envoyez des e-mails et pourquoi. « Cela dépend de vous, du public que vous atteignez et du message que vous véhiculez », dit Girson. Si vous répondez au message de quelqu’un d’autre, essayez de prêter attention aux indices et d’évaluer la formalité de leur note afin de le faire correspondre, explique Lynn Berger, coach de carrière de Muse.
Si vous avez besoin de quelque chose de formel
Pensez aux lettres de motivation, aux e-mails de recherche d’emploi et de candidature (surtout si c’est la première fois que vous envoyez un e-mail à cette personne) et aux messages à des personnes que vous ne connaissez pas bien ou pas du tout. Si vous n’êtes pas sûr du type de clôture le plus approprié pour une situation donnée, il est préférable de pécher par excès de formalité (mais peut-être desserrez-vous ce « Sincèrement » étouffant et optez pour un « Prenez soin de vous », « Cordialement », ou l’ancienne veille « Meilleur » à la place).
- Tout de mon mieux,
- Meilleur,
- Meilleures salutations,
- Meilleurs vœux,
- Hâte de vous entendre,
- Salutations,
- Avec respect,
- Sincèrement,
- A bientôt,
- Prends soin,
- Meilleurs voeux,
- Vœux chaleureux,
- Chaleureusement,
Si vous voulez quelque chose d’amical
Ces fermetures d’e-mails fonctionnent bien lorsque vous correspondez avec quelqu’un que vous connaissez bien ou lorsque vous échangez quelques messages au fond d’un fil de discussion. Utilisez-les avec des collègues et des collègues proches ou toute autre personne avec laquelle vous avez une relation professionnelle, mais plus décontractée.
Lire la suite: Marre de signer tous vos e-mails avec Best ? Voici quand vous pouvez commencer à abandonner les formalités
- À votre santé,
- Profiter de votre [day of the week]/semaine/week-end,
- Bonne chance,
- Super de te retrouver,
- Heureux [day of the week],
- Joyeuses fêtes,
- Passe un bon moment,
- Passe une bonne journée,
- Voici un grand [day of the week],
- J’espère que cela t’aides,
- J’espère que tu t’en sortiras [day of the week],
- A demain/la semaine prochaine/à [that upcoming activity or event you’ll both be attending],
- Envoi de bonnes ondes,
- A bientôt,
- Jusqu’à la prochaine fois,
Si vous avez de nombreux e-mails au cœur d’une chaîne amicale ou décontractée, vous pouvez également envisager de supprimer complètement la signature et de simplement mettre votre nom à la fin de chaque e-mail.
Si vous voulez montrer votre appréciation
Peut-être que la personne prend quelque chose de votre assiette pendant une semaine particulièrement chargée ou vous met en contact avec quelqu’un de son réseau. Ou peut-être que vous remerciez simplement quelqu’un pour son temps. Même lorsque vous demandez simplement quelque chose à quelqu’un dans le cadre de vos deux tâches, il est agréable de montrer que vous êtes reconnaissant. Après tout, n’aimez-vous pas quand vous vous sentez apprécié pour faire votre travail ? (Remarque : essayez de faire correspondre le degré d’effusion de vos remerciements avec la raison pour laquelle vous exprimez votre gratitude pour éviter toute confusion : « un million de remerciements » pour quelque chose de relativement petit pourrait laisser le destinataire de l’e-mail se demander si vous êtes sarcastique.)
- Tous mes remerciements,
- Je ne peux pas vous remercier assez,
- Je vous dois,
- Merci beaucoup,
- Très appréciée,
- Merci,
- Merci pour tout,
- Merci d’avance,
- Merci,
- Mille mercis,
- Merci d’avoir lu,
- Merci pour votre considération,
- Merci pour ton aide,
- Merci beaucoup,
- Avec appréciation,
- Avec gratitude,
- Tu es une bouée de sauvetage,
- Tu es le meilleur,
Fermetures à éviter
Ces signatures n’ont pas leur place dans un e-mail professionnel. Réservez-les uniquement pour des échanges avec vos amis et vos proches.
- Passez une journée bénie, (ou toute autre chose avec des connotations religieuses)
- Amour,
- Paix dehors ! (ou tout autre argot)
- Merci (ou toute autre abréviation)
- Bien à vous (ou toute conclusion suggérant une dévotion un peu trop beaucoup pour le lieu de travail)
Regina Borsellino est rédactrice en chef à New York pour The Muse et couvre la recherche d’emploi et les conseils de carrière, en particulier les meilleures pratiques en matière de CV, les entretiens, le travail à distance et le développement personnel et professionnel. Avant de se joindre à The Muse, Regina était rédactrice pour Place des investisseurs, où elle a également écrit sur des sujets tels que l’investissement et les sociétés de biotechnologie. Elle est titulaire d’un BA en langue et littérature anglaises de l’Université du Maryland et d’un MFA en création littéraire de l’American University. Retrouvez-la sur LinkedIn et Twitter.
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