Comment rédiger une lettre de motivation de proposition [With Example]

Comment rédiger une lettre de motivation de proposition [With Example]
🖥️

Comme le diablement tentant Hôtesse Ding Dongs traiter, une lettre d’accompagnement de proposition doit être courte, douce et dense. Contrairement à la rondelle de hockey susmentionnée de délectabilité, les lettres d’accompagnement de proposition ne peuvent pas être produites en masse. Pour rédiger une lettre d’accompagnement de proposition avec un mot inutile, vous devez d’abord comprendre son importance stratégique dans la proposition globale.

J’ai passé plus de 17 ans sur des propositions et j’ai écrit des centaines de lettres d’accompagnement de proposition. Quand j’ai commencé, nous avons imprimé des propositions et créé d’énormes classeurs à partager avec les évaluateurs. Les réviseurs ouvriraient les classeurs pour voir la lettre d’accompagnement de la proposition, puis un résumé, puis fouilleraient dans la proposition elle-même. Les reliures font partie d’une époque révolue; il y a eu un grand virage numérique depuis que j’ai commencé.

Les demandes de soumissions sans papier et la popularité croissante des portails en ligne ont modifié l’importance stratégique de la lettre d’accompagnement de la proposition. Il est passé d’un élément « indispensable » à un élément « agréable à avoir ». Mon parcours est principalement dans le domaine de la santé et de l’assurance. Pour l’anecdote, peut-être que seulement 30 % des demandes de propositions (RFP) dans le domaine des soins de santé et des assurances demandent des résumés exécutifs, tandis que la plupart déclarent qu’une lettre de motivation est facultative. S’ils vous donnent une option, prenez-la.

Certains portails en ligne ne vous donnent même pas la possibilité d’inclure des documents supplémentaires comme des lettres de motivation. Dans de tels cas, vous devez maintenant inclure la lettre de motivation dans le PDF de votre proposition. Dans le même temps, les appels d’offres sont plus complexes que jamais, nécessitant plus de détails dans les propositions soumises. Les émetteurs s’attendent à ce que votre contenu soit en ordre, et en grande partie.

En parlant d’émetteurs et de ce qu’ils recherchent dans les lettres d’accompagnement de proposition : ils n’ont pas besoin d’informations qu’ils peuvent trouver sur votre site Web, qu’ils peuvent trouver sur Google ou qui semblent préenregistrées. Ils veulent s’assurer que vous avez examiné les exigences de l’appel d’offres, et il est absolument essentiel de leur en faire part dès le départ, dans la lettre d’accompagnement de votre proposition. Surtout si votre solution répond à toutes les exigences de l’émetteur. Soulignez ce fait simplement et directement.

Qu’est-ce qu’une lettre de motivation de proposition ?

La lettre d’accompagnement de la proposition est destinée à encadrer votre proposition d’appel d’offres. Il ne s’agit pas d’une relecture de la proposition ou d’un résumé. C’est un moyen de remercier l’émetteur de l’opportunité de répondre, de dire : « Nous avons vu vos besoins commerciaux et avons composé cette proposition parce que nous pensons que nous sommes le meilleur partenaire pour vous. Considérez-le comme l’arc sur votre dossier de proposition d’appel d’offres.

Qu’il s’agisse de papier, de PDF ou de tablette de pierre, une chose qui n’a pas changé dans la lettre d’accompagnement de la proposition est qu’il s’agit de votre première opportunité de déclarer les propositions de valeur qui différencient la vôtre des propositions concurrentes. Ces accessoires de valeur seront les fils conducteurs de votre proposition, de la lettre de motivation au résumé en passant par les réponses aux questions.

En ce qui concerne la longueur, je vise une page et demie lorsque j’écris des lettres d’accompagnement de proposition. Essayez de le garder sous deux. N’allez plus loin que si un modèle ou un cadre spécifique pour la lettre de motivation est fourni par l’émetteur, ce qui est parfois le cas dans les appels d’offres gouvernementaux.

Pourquoi une bonne lettre de motivation de proposition est importante

Les examinateurs de la demande de propositions rechercheront des écarts dans les réponses. Les écarts entre les répondants ainsi que les écarts par rapport à leurs (les émetteurs) exigences.

Lorsque vous pouvez rédiger une lettre de motivation et déclarer : « Après avoir examiné l’appel d’offres, nous sommes convaincus que notre solution répond à toutes les exigences et détaille ce fait dans notre proposition », vous présentez un argument convaincant pour que les examinateurs se concentrent sur la façon dont votre proposition illustre comment vous résoudre des problèmes. Ils remarqueront les lettres d’accompagnement qui ne mentionnent pas quelque chose d’aussi direct et examineront ces propositions pour rechercher où les solutions ne suffisent pas.

Quand rédiger la lettre de motivation de la proposition ?

C’est la première page donc il faut l’écrire en premier, non ? Pas nécessairement. Je suis partisan d’écrire le résumé d’abord, la lettre d’accompagnement ensuite, puis de construire la proposition. Vérifiez certainement d’abord la DP afin de déterminer ce qu’elle demande. Mais ne vous contentez pas de vous lancer dans une réponse à partir de là. Prenez le temps d’établir les supports de valeur qui en feront une proposition cohérente.

La rédaction du résumé vous aide d’abord à formuler votre argument et à déterminer le contenu dont vous aurez besoin pour la proposition. Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin pour être persuasif et comment vous pouvez résoudre le problème de l’émetteur, vous pouvez alors développer les props de valeur de trois à cinq (j’essaie de le résumer à trois props de valeur solides et uniques) que vous pouvez définir dans la lettre d’accompagnement de la proposition.

Qui signe la lettre d’accompagnement de la proposition?

Remarquez que je n’ai pas intitulé cette section « Qui écrit la lettre d’accompagnement de la proposition ? » La personne qui l’écrit et la personne qui la signe peuvent ne pas être une seule et même personne.

Si votre équipe de proposition a la chance d’avoir un rédacteur dédié, demandez-lui de rédiger la lettre en fonction des commentaires du représentant des ventes de première ligne. La personne qui écrit la lettre doit être pleinement informée de la stratégie de réponse et avoir une connaissance intime de la proposition et du résumé. La stratégie, la voix et le style doivent être cohérents dans tous les documents (lettre de motivation, résumé et proposition).

Qui signe cela dépend de divers facteurs. Dans la plupart des cas, le représentant des ventes de première ligne signera la lettre d’accompagnement de la proposition. Ils ont la relation, possèdent la stratégie et ont probablement mené la découverte qui a informé la proposition. Cependant, il n’est pas rare qu’un sponsor exécutif tel qu’un vice-président des ventes signe. L’idée étant que les examinateurs exécutifs peuvent apprécier de voir une proposition qui a été approuvée par un collègue exécutif.

Il y a aussi des cas où l’exécutif des cadres, le PDG, signe la lettre. Il existe deux scénarios courants pour cette pièce. Premièrement, la DP peut être suffisamment importante pour représenter un pourcentage important des revenus annuels d’un répondant. Deuxièmement, l’organisation répondante est soucieuse de paraître relativement petite et, dans un effort pour améliorer sa stature, scelle la proposition avec la signature d’un PDG.

Il y a certainement un certain sens du jeu en jeu ici. Même ainsi, le nom sur la lettre n’éclipsera jamais le contenu de la proposition.

7 étapes pour rédiger une lettre de motivation de proposition

La nature compacte de la lettre d’accompagnement de la proposition fait qu’il est difficile de tout faire tenir sur une ou deux pages. Les bons écrivains sont des atouts précieux dans ces cas. Chaque lettre d’accompagnement de proposition doit contenir les sections suivantes :

1. Remerciez l’émetteur (et le courtier, le cas échéant) pour l’opportunité.
2. Récitez votre compréhension de l’opportunité de valider que vous avez examiné les exigences de l’appel d’offres.
3. Faites la liste de vos capacités à répondre aux exigences. Si vous pouvez tous les rencontrer, dirigez-vous avec ce fait.
4. Décrivez vos propositions de valeur. Vous essayez de décrire cela : « C’est ce que nous apportons à la table, et c’est pourquoi nous sommes le meilleur choix. »
5. Fournissez un aperçu futur de haut niveau de ce à quoi ressemblera l’entreprise une fois votre solution choisie.
6. Terminez par une présentation convaincante de votre compréhension des prochaines étapes : « Nous attendons avec impatience l’occasion de discuter plus avant de notre proposition. » Montrez que vous êtes capable et désireux d’avancer dans le cycle de vie des ventes.
7. Signez-le du représentant des ventes de première ligne ou du sponsor exécutif. Cela ne doit pas ressembler à une lettre type de l’organisation dans son ensemble.

3 erreurs courantes à éviter

Au-delà des erreurs de ne pas inclure du tout de lettre d’accompagnement de proposition ou d’en écrire une trop longue, relisez votre prochaine lettre pour les erreurs suivantes avant de l’envoyer.

1. Évitez de répéter quoi que ce soit du résumé ou de la proposition. Ces documents doivent vivre seuls, tout comme la lettre d’accompagnement de la proposition.
2. Ne perdez pas de place avec votre CV. Quelque chose comme ça…
   
   La liste croissante de RFPIO de plus de 600 clients, dont plus de 40 organisations Fortune 500, continue de profiter de notre modèle de licence d’utilisateurs illimités unique en son genre, élargissant leur utilisation sur la plate-forme pour faire évoluer le succès organisationnel. Avec RFPIO comme système de support de leur équipe, ils brisent chaque jour les silos en facilitant la collaboration et l’efficacité dans leur processus de réponse aux RFx….est un passe-partout qui peut apparaître ailleurs dans la proposition ou pas du tout, étant donné qu’il est probablement disponible pour l’émetteur sur votre site Web d’entreprise.
3. Si un courtier est impliqué, remerciez-le également. La lettre d’accompagnement de la proposition est également l’occasion de s’adresser directement à l’émetteur. Cela peut être particulièrement utile lorsqu’un courtier est impliqué. Certains émetteurs s’appuient sur les courtiers RFP pour passer au crible les réponses afin de s’assurer que seules les meilleures solutions possibles soient sérieusement envisagées. Ignorez ces courtiers à vos risques et périls. Alors que la réponse et le résumé traiteront de l’émetteur et du problème à résoudre, la lettre d’accompagnement est l’endroit où vous pouvez faire un clin d’œil au courtier. Reconnaître leur implication dans le processus et les remercier également pour cette opportunité alertera à tout le moins tous les évaluateurs que vous avez prêté une attention particulière aux exigences de l’appel d’offres.
4. Ne devinez pas. Assurez-vous que vous ou un membre de votre équipe faites les démarches et la découverte pour éclairer votre stratégie de réponse. Plus vous devez deviner, plus la lettre prendra du temps à écrire.

Exemple de lettre de motivation de proposition

N’hésitez pas à utiliser l’exemple de lettre de motivation ci-dessous comme modèle pour votre prochaine lettre. L’un des nombreux avantages des logiciels de création de propositions tels que RFPIO est l’automatisation du processus de lettre de motivation. Ne vous méprenez pas, vous devez toujours l’écrire, mais RFPIO aide :

• Accédez au modèle et écrivez-le dans la plate-forme (pas besoin de basculer entre un traitement de texte et l’application que vous utilisez pour créer votre proposition)
• Inclure des éléments de marque identiques à la proposition et au résumé
• Ajoutez la lettre d’accompagnement au début de la proposition et/ou du résumé lorsque vous la produisez pour soumission

Lorsque vous utilisez l’exemple suivant, vous devrez échanger les éléments centrés sur les RFPIO avec vos propres informations sur l’entreprise et la solution, ainsi que les accessoires de valeur personnalisés pour cette proposition spécifique. Les trois éléments de valeur mis en évidence dans l’exemple sont l’intégration Salesforce, la sécurité des données et le support client. Pour votre lettre, ceux-ci seront spécifiques à votre solution et au problème indiqué dans la DP.

salut [Issuer(s) first name(s)],

Merci d’avoir considéré RFPIO comme votre fournisseur potentiel de logiciel d’automatisation de RFP. Nous sommes conscients de l’effort qu’il faut pour faire une sélection comme celle-ci, nous apprécions donc beaucoup cette opportunité. D’abord et avant tout, RFPIO répond à toutes les exigences détaillées dans votre RFP. Cela est illustré plus en détail dans cette proposition. En attendant, les capacités suivantes nous rendent convaincus que RFPIO est l’entreprise et la solution les plus qualifiées pour [issuing company name’s] [RFP title].

• Aider les entreprises à améliorer et à faire évoluer leur processus de réponse aux appels d’offres pour une plus grande efficacité. Les économies de temps et de ressources que nous ont signalées nos clients leur ont permis de participer à davantage de propositions et de fournir des réponses de haute qualité qui créent des opportunités de revenus supplémentaires.
• Automatiser les fonctions d’importation et d’exportation, centraliser le contenu des appels d’offres et faciliter la collaboration entre les principales parties prenantes.
• Gestion des connaissances et du contenu via notre bibliothèque de réponses basée sur l’IA.
• Donner une visibilité claire sur l’ensemble du processus d’appel d’offres via des rapports et des tableaux de bord, y compris l’état et l’avancement du projet, et des analyses pour des informations exploitables.

Nous savons qu’il est important pour [issuing company name] pour trouver une solution avec une forte intégration avec Salesforce. Cette proposition détaille l’intégration de RFPIO avec Salesforce, et comment cela fonctionnera pour vous. En plus de cela, l’API ouverte de RFPIO permet des intégrations avec de nombreuses autres technologies pour le stockage dans le cloud, la collaboration et d’autres plates-formes souhaitées.

Nous prenons également très au sérieux vos problèmes de sécurité des données mis en évidence dans l’appel d’offres. Vous pouvez être assuré que vos données seront sécurisées et accessibles. Nous travaillons avec une variété d’entreprises clientes et comprenons le niveau de sécurité requis. De…

Découvrez d’avantage plus d’articles dans nos catégories Lettre de motivation et encore Conseils CV .

Merci pour votre visite on espère que notre article Comment rédiger une lettre de motivation de proposition [With Example]
, pensez à partager l’article sur Facebook, twitter et whatsapp avec les hashtag ☑️ #Comment #rédiger #une #lettre #motivation #proposition ☑️!