Comment rédiger une lettre de référence (avec des exemples)
À un moment donné de votre carrière, on vous demandera probablement de fournir une lettre de référence pour un employé, un ami ou une personne avec qui vous avez travaillé. Le moment venu, il sera important de savoir rédiger une lettre de recommandation efficace (également appelée lettre de référence).
Votre soutien peut faire toute la différence. Une bonne lettre de recommandation peut aider votre contact à réaliser ses rêves ; un mauvais est pire que pas de recommandation du tout.
Qu’est-ce qu’une lettre de référence?
Une lettre de référence est une approbation positive des compétences et des attributs d’une personne, écrite par une personne familière avec son travail, son caractère et ses réalisations. Des lettres de référence sont nécessaires pour postuler à des emplois, des stages, des postes de bénévolat, des collèges et des programmes d’études supérieures.
La lettre de référence explique pourquoi le lecteur doit sélectionner un candidat et ce qui le qualifie pour l’opportunité pour laquelle il postule. Les lettres peuvent être demandées par l’organisation qui envisage l’emploi ou l’acceptation de la personne dans un établissement, ou elles peuvent être proposées par le demandeur d’emploi ou le candidat.
Types de lettres de référence
Références professionnelles
Une lettre de référence professionnelle est généralement rédigée par un superviseur, un collègue, un client, un enseignant ou un professeur qui connaît bien leurs réalisations dans un cadre de travail. Il comprend généralement une description de leur poste et de leurs responsabilités, la durée de leur séjour dans l’entreprise et leurs capacités, qualifications et contributions à l’organisation.
Caractère/Références personnelles
Un personnage ou une lettre de référence personnelle peut être écrit par un ami de la famille, un mentor ou un voisin qui peut attester des traits qui feraient de lui un bon candidat pour le poste qu’il recherche. Ce type de lettre explique comment l’écrivain les connaît et discute de leurs qualités personnelles telles qu’elles s’appliqueraient à un emploi.
Références académiques
Un référence académique est écrit par un enseignant, un professeur ou un conseiller. Ce type de référence traite de la formation et des réalisations académiques du candidat.
Avant d’écrire une lettre de référence
Avant d’accepter d’écrire la lettre, assurez-vous que vous sentez que vous pouvez écrire une lettre de référence positive pour cette personne. Si vous ne connaissez pas bien la personne ou si vous pensez que vous ne pouvez pas faire l’éloge de ses compétences ou de ses capacités, vous pouvez refuser la demande de recommandation. Vous pouvez être vague lorsque vous refusez la demande, en disant simplement : « Je ne pense pas que je serais la meilleure personne pour vous écrire une recommandation. » Si possible, suggérez quelqu’un d’autre à qui ils pourraient demander.
Il vaut mieux dire non à la rédaction d’une recommandation plutôt que d’écrire une référence négative pour la personne.
Demander des informations pour la lettre
C’est une bonne idée de demander à la personne une copie de son curriculum vitae, même si vous la connaissez depuis longtemps. Ils peuvent avoir de nouvelles accréditations ou des réalisations qui méritent d’être soulignées, et vous devez fournir autant d’informations à jour que possible. Cela vous aidera également à vous donner des directives à utiliser lors de la rédaction de la lettre.
Si la lettre de référence concerne une offre d’emploi spécifique, demandez également une copie de l’offre d’emploi. De même, si la lettre de référence concerne une école ou un programme spécifique, demandez des informations sur l’école. Plus vous aurez d’informations, plus il vous sera facile d’écrire la lettre.
En plus de demander des informations sur le candidat, obtenez toutes les informations dont vous avez besoin sur la façon de soumettre la lettre. Demandez à qui vous devez envoyer la lettre, quand est la date limite et dans quel format la lettre doit être. De plus, demandez s’il y a des détails que l’école ou l’employeur souhaite que vous incluiez dans votre lettre.
Quoi inclure dans une lettre de référence
À moins que le candidat ne vous remette un formulaire sur lequel rédiger votre recommandation, il est approprié de suivre un format de lettre commerciale approprié. Cela inclut la liste de vos coordonnées, la date et les coordonnées de la personne qui reçoit votre lettre (généralement, le responsable du recrutement) en haut de la lettre.
Cependant, si vous envoyez cette lettre par e-mail, vous n’avez pas besoin d’inclure de coordonnées ou la date en haut de la lettre. Au lieu de cela, répertoriez vos informations de contact après votre signature de courrier électronique. Une lettre de référence par e-mail doit également avoir une ligne d’objet claire et concise qui répertorie le nom du candidat, l’emploi pour lequel il postule (le cas échéant) et l’objet de la lettre. Par exemple, une ligne d’objet peut indiquer : « Recommandation pour le prénom Nom – Poste d’assistant des ressources humaines ».
Comment rédiger une lettre de référence
Pour avoir une idée de ce qu’il faut écrire et de la façon dont votre lettre doit être lue, voici quelques directives générales à considérer avant d’écrire votre lettre.
Salutation
Commencez votre lettre par « Cher M./Mme Nom de famille. » Si vous ne connaissez pas le nom de famille de l’employeur, écrivez simplement « Cher gestionnaire d’embauche ». Si le candidat postule à un programme universitaire, vous pouvez écrire « Cher comité d’admission ». Si vous écrivez une lettre générale, vous pouvez écrire à « De qui cela peut-il être » ou simplement commencer votre lettre par le premier paragraphe.
Premier paragraphe
Le premier paragraphe de la lettre de référence explique votre lien avec la personne que vous recommandez, y compris comment vous la connaissez, depuis combien de temps vous la connaissez et pourquoi vous êtes qualifié pour rédiger une lettre de référence en son nom. Assurez-vous d’inclure le nom de l’entreprise, de l’emploi, de l’école ou de l’opportunité pour laquelle la personne postule. Par exemple, « J’ai été le superviseur de James Smith à la société XYZ au cours des cinq dernières années. Je suis heureux de le recommander pour le poste de chef comptable à la société ABC ».
Deuxième paragraphe (et troisième et quatrième)
Les paragraphes du milieu de la lettre de référence contiennent des informations sur la personne sur laquelle vous écrivez, notamment pourquoi elle est qualifiée et ce qu’elle peut apporter. Si nécessaire, utilisez plus d’un paragraphe pour fournir des détails. Soyez précis et partagez des exemples des raisons pour lesquelles cette personne est un candidat qualifié. Si vous le pouvez, rapportez des cas spécifiques où vous avez observé la personne utiliser avec succès les compétences requises pour le poste. Essayez de décrire les qualités et les compétences liées à l’emploi, à l’école ou à l’opportunité en question. Par exemple, si la personne postule à un poste de manager, concentrez-vous sur ses compétences en leadership et en communication.
Clôture de la lettre
Dans le dernier paragraphe, proposez de fournir plus d’informations et incluez vos coordonnées (téléphone et e-mail), afin que vous soyez disponible pour faire une recommandation verbale ou répondre à d’autres questions si nécessaire. Vous pouvez également réitérer que vous recommandez cette personne « de tout cœur » ou « sans réserve ».
Signature
Terminez la lettre par votre signature manuscrite suivie de votre nom dactylographié. S’il s’agit d’un e-mail, incluez simplement votre nom tapé, suivi de vos coordonnées.
Longueur, format et police des lettres
Le style de votre lettre de référence est presque aussi important que le contenu de la lettre. Voici quelques conseils sur la longueur de votre lettre et sur la façon de la formater.
- Longueur: Une lettre de recommandation doit comporter plus d’un ou deux paragraphes ; une lettre aussi courte suggère que vous ne connaissez pas bien la personne ou que vous ne la souscrivez pas entièrement. Cependant, vous voulez garder la lettre concise et vous concentrer sur quelques points clés, évitez donc d’écrire plus d’une page. Trois ou quatre paragraphes qui expliquent comment vous connaissez la personne et pourquoi vous la recommandez sont d’une longueur appropriée.
- Format: Une lettre de recommandation doit être à simple interligne avec un espace entre chaque paragraphe. Utilisez des marges d’environ 1″ pour le haut, le bas, la gauche et la droite de la page et alignez votre texte à gauche (l’alignement pour la plupart des documents).
- Police de caractère: Utilisez une police traditionnelle telle que Times New Roman, Arial ou Calibri. La taille de la police doit être comprise entre 10 et 12 points, elle est donc facile à lire. Ajuster la taille de la police est un bon moyen de garder votre lettre sur une seule page.
Relisez votre lettre avant de l’envoyer. Vous pouvez demander à quelqu’un d’autre de modifier la lettre, mais en dissimulant le nom du candidat pour préserver sa vie privée.
Exemple de lettre de référence
Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre de référence comme modèle. Télécharger le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online), ou lisez la version texte ci-dessous.
@ L’équilibre 2020
Mélissa Bradley
123, chemin des affaires.
Ville d’affaires, NY 54321
555-555-5555
melissa@abmedia.com
9 juillet 2020
Jim Lee
Ressources humaines
Sabre Marketing & RP
321 avenue des affaires.
Ville d’affaires, NY 12345
Cher Monsieur Lee,
Je suis ravi de recommander Sarah Jones pour le poste de responsable du marketing numérique chez Sabre Marketing & PR. En tant que directeur marketing chez A & B Media, j’ai eu le plaisir de travailler en tant que superviseur de Sarah lorsqu’elle était employée ici en tant qu’associée marketing. Responsable, ponctuelle et extrêmement brillante, Sarah faisait partie des meilleurs talents chez A & B Media, et je soutiens absolument sa qualification et ses compétences.
J’ai été continuellement impressionné par les connaissances qu’elle a apportées à la table et son dévouement à rester au fait des dernières nouveautés dans le domaine. Sarah combine des compétences d’analyse pointues avec une forte intuition, et j’ai toujours su que je pouvais compter sur elle pour respecter les délais et dépasser nos attentes. Au cours de ses deux années avec nous, elle a réalisé de nombreuses réalisations, allant de l’augmentation de notre engagement sur les réseaux sociaux de 20 %, à la réduction du taux de rebond de notre site Web de 10 %, à l’augmentation de notre retour sur investissement sur les campagnes numériques de 15 %.
Bien que le sens aigu de Sarah ait été immensément précieux pour A & B Media, elle était également une merveilleuse joueuse d’équipe. Optimiste, engageante et facile à vivre, Sarah était une vraie joie d’avoir au bureau et a favorisé de nombreuses relations positives au sein de notre service ainsi que dans toute l’entreprise.
Cela dit, je suis très confiant dans ma recommandation et je pense que Sarah conviendrait parfaitement à Sabre Marketing & PR. Si vous souhaitez en savoir plus sur mon expérience de travail avec Sarah, veuillez m’envoyer un e-mail à melissa@abmedia.com ou m’appeler au 555-555-5555.
Sincèrement,
Mélissa Bradley
Directeur marketing, A&B Media
Développer
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