Comment rédiger une lettre formelle : format et modèle
En tant qu’experts en gestion du courrier, nous reconnaissons qu’il est toujours important de formater correctement les lettres formelles. Ils sont souvent envoyés à des professionnels. Votre ton, votre style et votre formulation sont donc votre chance de faire bonne impression.
Qu’est-ce qui constitue une lettre formelle? Les lettres formelles sont courantes lorsque vous envoyez de la correspondance commerciale, contactez une personne avec laquelle vous n’avez pas encore noué de relation et des scénarios dans lesquels vous essayez de faire preuve de professionnalisme, tels que des candidatures à un emploi. Si vous avez du mal à vous décider, imaginez rencontrer cette personne et réfléchissez à la façon dont vous agiriez. Souhaitez-vous lui serrer la main ou pomper son poing ? En cas de doute, formatez formellement la première lettre et utilisez leur réponse pour vous guider dans la façon dont vous continuez à communiquer.
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Comment formater le haut d’une lettre formelle :
En haut à droite : vos coordonnées dans cette commande
- Nom complet et titre
- Profession
- Adresse complète
- La date d’aujourd’hui
une. Utilisez la date complète sans abréviations, c’est-à-dire le 3 octobre 2018
une. Évitez d’utiliser des adresses e-mail qui ne sont pas professionnelles, par exemple Big-Jezza-Manu@gmail.com
Côté gauche : détails des destinataires dans cette commande
- Nom complet et titre
- Entreprise ou organisation
- Adresse complète
Ligne d’introduction
- chère
- Titre du destinataire (le cas échéant)
- Nom complet des destinataires
Astuce : Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, écrivez « Cher Monsieur ou Madame ».
Mise en forme du corps de votre lettre :
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Paragraphe d’ouverture
Utilisez votre premier paragraphe pour vous présenter et pour expliquer pourquoi vous avez écrit la lettre. Il est essentiel que votre message soit direct et souligne Pourquoi vous contactez le destinataire. Considérez ce paragraphe comme un moyen direct de capter leur attention.
Corps principal
Utilisez cet espace pour approfondir les questions soulevées dans le premier paragraphe. Donnez plus de détails sur ce que vous proposez ou demandez au destinataire, étayés par des informations pertinentes. Considérez ce paragraphe comme une exploration des points soulevés dans le paragraphe d’ouverture.
Déclaration de clôture
Assurez-vous d’inclure une déclaration de clôture qui remercie le destinataire pour son temps, ses connaissances ou son aide sur les points discutés. Il est recommandé d’inclure une ligne telle que « veuillez me contacter le plus tôt possible » pour montrer votre intérêt pour la communication et votre volonté d’agir.
Se déconnecter
La signature à la fin de votre lettre est l’une de vos dernières occasions de faire bonne impression. Selon votre relation et la raison pour laquelle vous écrivez au destinataire, plusieurs options s’offrent à vous. En cas de doute, imaginez-vous en tant que destinataire, comment aimeriez-vous qu’on s’adresse à vous ?
Très formel
Ces options sont acceptables lorsque vous contactez quelqu’un pour la première fois ou que vous discutez d’un problème grave.
- Cordialement
- Respectueusement votre
- Votre sincèrement
- Bien à vous – approprié si vous ne connaissez pas le nom du destinataire
Formel
Ces options seraient toujours acceptables lorsque vous contactez quelqu’un pour la première fois, mais démontreraient un ton plus amical.
- Meilleures salutations
- Bien à vous
- Bien à vous
Formel décontracté
Une fois que vous avez établi une relation avec le destinataire, il n’est pas nécessaire de maintenir un ton formel (à moins que vous ne discutiez d’un problème grave).
- Meilleurs voeux
- Meilleurs vœux
- Cordialement
- Merci
- Meilleur
Signature
Inclure votre signature à la fin d’une lettre formelle montre le professionnalisme. Vous pouvez soit faire votre signature à la main après avoir imprimé la lettre, soit utiliser cet outil pour créer votre signature numérique.
Ce qu’il faut éviter lorsque vous écrivez une lettre formelle
- Erreurs d’orthographe et de grammaire. Grammaire est un outil gratuit que vous pouvez utiliser pour relire votre travail.
- En utilisant des contractions, c’est-à-dire « je suis » devrait se lire « je suis ». « C’est » devrait se lire « c’est ».
- Y compris les informations inutiles.
- Faire le même point plusieurs fois
- Langage trop compliqué, c’est-à-dire « les problèmes mis en évidence sont révélateurs de futurs échecs » pourrait lire ‘Je crois que ces problèmes vont conduire à un problème’.
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