Lettres de motivation et correspondance par courrier électronique
Une lettre de motivation informe un employeur pourquoi vous êtes intéressé à travailler pour leur organisation et pourquoi ils devraient vous embaucher. Il doit mettre en évidence vos références et vos antécédents comme étant adaptés à cet employeur. Une lettre de motivation informative et sans erreur donne un ton positif à la personne qui examine votre CV et vos informations d’identification.
Soyez précis, mais concis.
Une lettre de motivation ne doit jamais ressembler à une lettre type. Prenez toujours le temps de rédiger une lettre de motivation adaptée à chaque employeur. Si vous répondez à une offre d’emploi ou à une offre d’emploi, assurez-vous que votre lettre précise en quoi votre parcours ou votre expérience correspond aux critères d’embauche spécifiques mentionnés dans l’offre. Ne vous contentez pas de réitérer les problèmes déjà répertoriés dans le CV. Si vous écrivez au partenaire qui recrute ou au chef d’un groupe spécifique, assurez-vous d’expliquer comment vous pensez vous intégrer à ce groupe.
Une lettre de motivation bien rédigée devrait:
- Détaillez vos antécédents et vos points forts spécifiques qui correspondent aux besoins de l’employeur ;
- Ajoutez des informations pertinentes qui ne figurent pas sur votre CV ; et
- Le cas échéant, indiquez les raisons de votre préférence géographique, si cela ne ressort pas de votre curriculum vitae.
La correspondance après l’entretien, qui peut inclure des notes de remerciement et des lettres acceptant ou refusant des offres d’emploi, doit être de la même façon adaptée, spécifique et sans erreur. Toute correspondance postérieure à l’entretien doit fournir suffisamment d’informations pour évoquer la relation que vous avez établie avec le destinataire et pour remplir l’objectif de la correspondance (généralement, obtenir ou donner des informations ou des remerciements), puis doit se terminer gracieusement, en respectant le temps du lecteur.
En plus de notre aperçu de haut niveau ci-dessous, veuillez vous référer au manuel de carrière distribué à Orientation pour une discussion détaillée des lettres d’accompagnement et de la correspondance par courrier électronique. Il fournit des informations supplémentaires sur la rédaction de lettres de motivation et d’e-mails et des exemples de différents types de correspondance. Il est fortement recommandé que LL.M. les étudiants consultent le chapitre pertinent du manuel de carrière lorsqu’ils rédigent, éditent et formatent leur correspondance écrite. Pour des conseils supplémentaires dans la rédaction de vos lettres de motivation et de vos e-mails, nous vous recommandons de consulter nos exemples de différents types de correspondance.
Format de la lettre de motivation
Les lettres de motivation doivent être écrites dans le style d’une lettre commerciale générale et imprimées sur du papier bond de haute qualité qui correspond à votre CV et à vos enveloppes. Une lettre de motivation d’une page est suffisante pour n’importe quel travail. Voir les informations ci-dessous concernant le contenu des paragraphes individuels.
N’oubliez pas non plus que certaines organisations à but non lucratif ont commencé à demander des déclarations personnelles (ou déclarations d’intérêt) plus longues. Dans ce cas, la lettre d’une page peut prendre une forme différente, car certaines des informations énoncées ci-dessous devront être incluses dans la déclaration personnelle plutôt que dans la lettre d’accompagnement.
Si vous envoyez votre dossier de candidature par e-mail, enregistrez votre lettre de motivation au format PDF et joignez-la à votre e-mail. Cela vous permettra de conserver votre mise en forme lorsque l’employeur imprime le document.
Contenu de la lettre de motivation
Une lettre de motivation doit comprendre les sections suivantes :
- Adresses (les vôtres, puis celles de l’employeur)
- Date
- Salutation
- introduction
- Corps
- Paragraphe de conclusion
- Fermeture
La correspondance postérieure à l’entretien doit suivre le même format général, mais peut ne pas nécessiter une introduction, un corps et un paragraphe de conclusion distincts. Si le sujet de la correspondance est limité – un bref merci, par exemple, ou une question rapide ou une réponse à une demande – alors un seul paragraphe peut inclure à la fois l’introduction et le corps, et peut-être même la conclusion.
Adresse et salutation de l’employeur
Votre adresse doit contenir les lignes suivantes :
- Votre nom
- Une adresse sur deux lignes
- Votre numéro de téléphone actuel
- Votre adresse email
Par exemple:
votre nom
207 P Street, NO
Washington, DC 20008
(202) 555-0000
yourNetID@georgetown.edu
Vous pouvez également choisir de formater votre en-tête dans le même style que votre CV.
Vous devez ensuite laisser quelques lignes et ajouter la date du jour dans ce format : 14 octobre 20XX.
Dans la zone d’adresse de l’employeur, vous devez inclure le nom et le titre de la personne qui recevra la lettre, suivis du nom et de l’adresse de l’employeur (n’oubliez pas d’inclure le code postal). Dans la mesure du possible, votre lettre de motivation doit être adressée à une personne spécifique, telle que l’avocat recruteur, l’administrateur du recrutement ou le coordinateur des stagiaires. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne en particulier, appelez l’entreprise ou l’organisation et demandez à qui vous devez adresser votre lettre d’accompagnement.
Par exemple:
Mme Nan Hunter
Partenaire recruteur
Hunter, Collins & Associés
Suite 10
600 New Jersey Avenue, NW
Washington, DC 20000
Corps des lettres de motivation
Une lettre de motivation doit normalement contenir trois ou quatre courts paragraphes : un paragraphe d’ouverture, suivi du « cœur » de la lettre (un ou deux paragraphes) et d’un paragraphe de clôture. Chaque paragraphe ne doit pas dépasser sept phrases, de préférence moins de cinq.
Ces paragraphes du milieu de la lettre de motivation doivent refléter collectivement vos capacités et qualifications uniques d’une manière qui vous distingue des autres candidats. Adaptez autant que possible la discussion de vos compétences et de vos intérêts professionnels à l’employeur – son travail, son emplacement, sa taille, sa réputation, etc. ou les questions que l’employeur représente.
Directives générales sur les e-mails
Les employeurs demandent souvent que les étudiants communiquent avec eux par courrier électronique. Traitez toujours la correspondance par courrier électronique comme vous traiteriez une copie papier d’une lettre de motivation ou d’un curriculum vitae. De nombreux employeurs considèrent un e-mail comme un exemple d’écriture, alors faites attention aux règles de grammaire, d’orthographe et de ponctuation. N’oubliez pas que les e-mails sont censés être brefs, mais professionnels, et doivent fournir au lecteur une idée immédiate de ce que vous essayez de communiquer.
Écrivez des paragraphes clairs et courts et soyez direct et concis. Choisissez toujours une police de caractères professionnelle. Nous vous suggérons de garder votre formatage simple afin qu’il ne porte pas atteinte au message réel que vous avez écrit.
Lorsque vous utilisez le courrier électronique pour vous aider dans votre recherche d’emploi, gardez toujours le lecteur à l’esprit. Votre première pensée devrait être « qui va lire mon e-mail ? » Tenir compte de la position du lecteur, de son organisation et de ses besoins et objectifs potentiels. Vous ne devez utiliser le courrier électronique comme méthode de premier contact avec les employeurs que lorsqu’un employeur invite ou suggère de le faire spécifiquement dans les instructions sur le site Web de l’employeur, dans une annonce d’emploi ou dans des conseils verbaux après un entretien d’information.
Le ton d’un e-mail de recherche d’emploi ou d’affaires doit toujours être professionnel. N’utilisez jamais le langage décontracté que vous utiliseriez généralement dans les e-mails à la famille et aux amis. Soyez amical et cordial, mais n’essayez pas de plaisanter. Cela peut être inapproprié ou peut ne pas apparaître de la bonne manière dans un e-mail. Vous ne pouvez jamais vous tromper en laissant le professionnalisme être votre guide. En cas de doute, privilégiez la formalité.
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