Rédiger des lettres d’affaires – Utilisez la mise en page correcte pour les lettres de motivation
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Instructions pour rédiger des lettres commerciales afin que vous puissiez structurer vos lettres de motivation en utilisant un format correct.
Avant de plonger dans les conventions spécifiques de la rédaction de lettres formelles, gardez à l’esprit qu’il existe quelques styles acceptés et que les styles acceptés peuvent varier d’un pays à l’autre.
Les informations ici décrivent comment formater correctement une lettre commerciale de style bloc en fonction des conventions nord-américaines pour la ponctuation et l’espacement.
Le style de bloc est largement accepté pour écrire des lettres commerciales, et il est facile à mettre en forme, nous nous en tiendrons donc à ce style pour garder les choses simples et éviter toute confusion.
Voici à quoi ressemblera votre lettre de motivation remplie
Parties d’une lettre commerciale et comment les formater
Vos coordonnées
Il existe deux façons de configurer vos coordonnées lorsque vous rédigez des lettres commerciales. Vous pouvez utiliser le format standard utilisé pour les lettres commerciales formelles, ou vous pouvez utiliser le style de titre de votre CV pour vos informations de contact.
Option 1 : Vos coordonnées – Style de lettre commerciale formelle
Dans le style américain des lettres commerciales en bloc, vos coordonnées sont justifiées à gauche.
Vous indiquerez vos coordonnées comme suit :
Ligne 1 : Nom
Ligne 2 : Adresse postale
Ligne 3 : Ville, État Code postal
Ligne 4 : Numéro de téléphone
Vos coordonnées finiront par ressembler à ceci :
Jason demandeur d’emploi
123 fausse rue
N’importe quelle ville, CA 00000
(000) 000-0000
Notez que la seule ponctuation est la virgule après le nom de votre ville.
Guide de rédaction de lettre de motivation
ALTERNATIVE Option 2 : Utilisez le titre de votre CV pour mettre en forme vos coordonnées
Lors de la rédaction de CV, je conseille aux clients de formater leurs informations de contact dans un titre simple et d’aspect professionnel. Comme ça:
Au lieu d’utiliser le format traditionnel pour vos informations de contact, vous pouvez utiliser le même titre qui apparaît sur votre CV en haut de vos lettres de motivation.
L’avantage d’utiliser l’en-tête de votre CV sur votre lettre de motivation est qu’il crée un aspect cohérent pour tous vos documents de recherche d’emploi (vous pouvez également utiliser le même en-tête sur votre page de référence).
Lorsque tous vos documents de recherche d’emploi sont consultés ensemble, ils ressembleront à un ensemble très soigné et professionnel.
Date
Si vous avez utilisé l’option 1, la configuration formelle traditionnelle, pour vos informations de contact, laissez un espace vide entre vos informations de contact et la date du jour.
Si vous avez utilisé l’option deux, l’en-tête de votre CV, pour formater vos informations de contact, vous devrez peut-être laisser quelques lignes vides avant la date en fonction de la position du reste de la lettre sur la page. Ne vous inquiétez pas pour cela jusqu’à ce que vous ayez fini d’écrire la lettre entière et que vous puissiez voir comment elle se trouve sur la page.
Écrivez la date comme mois jour, année. Notez qu’il y a une virgule après le jour.
550Comme ceci si vous avez utilisé la configuration traditionnelle pour vos informations de contact :
Ou, comme ceci si vous avez utilisé l’en-tête du CV d’accompagnement pour formater vos informations de contact :
Ligne de référence
Lorsque vous rédigez des lettres commerciales, vous utiliserez une ligne de référence si vous postulez à un emploi qui a un numéro de référence.
Par exemple, si une offre d’emploi dit quelque chose comme : « Dans votre lettre de motivation, veuillez noter que vous postulez au numéro d’emploi 4537893 ». vous utiliserez la ligne de référence pour noter le numéro de référence du travail.
Dans le style bloc complet, la ligne de référence est justifiée à gauche et apparaît sous la date. Comme ça:
À partir de maintenant, par souci de simplicité, je vais simplement montrer l’exemple en utilisant le style d’en-tête de CV pour formater les informations de contact du demandeur d’emploi.
Lorsqu’une offre d’emploi vous demande de noter un numéro de référence, il est très important de mettre ce numéro de référence dans un endroit facile à voir en un coup d’œil. N’enterrez pas le numéro de référence dans le corps de votre lettre de motivation. Je suggérerais même de mettre en gras le numéro de référence pour le rendre encore plus facile à voir.
Pourquoi le numéro de référence est-il si important ?
Habituellement, les offres d’emploi dans les grandes entreprises ou les emplois gouvernementaux se voient attribuer des numéros de référence afin d’aider à diriger le courrier de manière appropriée.
Lorsqu’une offre d’emploi vous demande de citer un numéro de référence sur votre lettre de motivation, j’irais un peu plus loin et je citerais également le numéro de référence en haut de mon CV.
De cette façon, s’il y a une confusion lors du tri du courrier de l’entreprise et que votre lettre de motivation est séparée de votre CV, il y a de bien meilleures chances que votre CV soit envoyé à la bonne personne.
L’image sous cette case montre comment afficher un numéro de référence d’emploi en haut de votre CV
En règle générale, la personne qui distribue le courrier n’est pas la personne qui examine les curriculum vitae pour l’offre d’emploi. En plus de cela, il peut y avoir plusieurs personnes différentes dans plusieurs départements qui embauchent pour différents postes.
Chaque offre d’emploi aura un numéro de référence différent, et la personne qui trie le courrier utilisera les numéros de référence pour s’assurer que les curriculum vitae et les lettres de motivation vont à la bonne personne.
Si vous ne notez pas le numéro de référence de l’emploi d’une manière qui est facile à lire pour la personne qui trie le courrier, votre candidature peut être envoyée à la mauvaise personne, ou elle peut simplement être jetée à la poubelle.
S’il n’y a pas de numéro de référence d’emploi, vous n’inclurez pas de ligne de référence sur votre lettre de motivation.
Comment afficher un numéro de référence d’emploi en haut de votre CV
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Coordonnées de l’employeur (adresse interne)
Laissez un espace après la date (ou la ligne de référence si vous en avez inclus une) et tapez les coordonnées de l’employeur, justifiées à gauche, comme suit :
Ligne 1 : Nom du destinataire
Ligne 2 : Nom de l’entreprise
Ligne 3 : Adresse postale
Ligne 4 : Ville, État Code postal
Ligne 5 : Numéro de téléphone
Lorsque vous rédigez des lettres d’affaires pour postuler à un emploi annoncé où les informations sur l’entreprise sont restées confidentielles, vous pouvez laisser cette section vide ou inclure toute information de contact dont vous disposez.
Voici à quoi ressemblera votre lettre de motivation jusqu’à présent :
Salutation
Utilisez un nom chaque fois qu’il est possible d’en obtenir un. Si vous n’avez pas le nom de la personne qui examinera votre CV, vous pouvez parfois utiliser un petit travail de détective pour trouver le bon nom.
Si vous ne pouvez absolument pas trouver le nom correct de la personne responsable de l’embauche, Cher Monsieur ou Madame ou Attention Hiring Manager (en fait, je préfère celui-ci, mais ce n’est qu’une question de goût) sont acceptables lors de la rédaction de lettres commerciales.
Laissez environ quatre lignes vides sous les coordonnées de l’employeur. Cet espacement peut être ajusté en fonction de la place de votre lettre sur la page. Utilisez quelques lignes vierges supplémentaires si votre lettre est courte et moins de lignes vierges si votre lettre est longue.
Tapez la salutation comme ceci :
Cher M. Thompson :
Ou si l’employeur est une femme
Chère Mme Thompson :
N’utilisez pas Mme ou Mlle lorsque vous adressez une lettre commerciale à une femme.
Notez que le nom est suivi de deux points et non d’une virgule et non d’un point-virgule. Les virgules ou les points-virgules conviennent bien après la salutation dans une lettre informelle, mais vous devez utiliser les deux-points lorsque vous écrivez des lettres commerciales.
Si on vous a donné un nom non sexiste, n’utilisez pas le titre M. ou Mme. Si vous adressez votre lettre de motivation à M. Chris Smith, et que Chris Smith se trouve être une femme, vous ne ferez pas bonne impression. .
Lorsque le sexe de l’employeur est ambigu, utilisez simplement le nom complet de la personne comme ceci :
Cher Chris Smith :
La rédaction du corps de votre lettre de motivation sera la partie la plus difficile de ce travail.
Parce que nous nous efforçons de formater correctement une lettre commerciale formelle ici, je n’entrerai pas dans les détails sur la façon d’écrire le contenu de chaque paragraphe de votre lettre de motivation.
J’ai écrit un article détaillé qui décrit une formule simple en 3 étapes pour rédiger le contenu de votre lettre de motivation. Vous pouvez cliquer sur cet article pour en savoir plus sur la rédaction de lettres commerciales qui font bonne impression sur les employeurs si vous avez besoin d’aide pour rédiger le corps de votre lettre.
En termes de mise en forme, en bloc complet, chaque paragraphe de votre lettre de motivation doit être justifié à gauche. Ne pas mettre en retrait le début de chaque paragraphe. De plus, laissez une seule ligne vierge entre chaque paragraphe.
Fermeture gratuite, signature, pièces jointes et copies de courtoisie
Laissez une ligne vide et tapez la fermeture gratuite.
Ne soyez pas fantaisiste avec la clôture gratuite lorsque vous écrivez des lettres commerciales.
J’ai entendu des gens écrire des choses comme « Enthousiastement vôtre ». Quelque chose comme ça ne semble pas professionnel aux employeurs et ne fait pas bonne impression. Si vous voulez transmettre de l’enthousiasme (ou toute autre qualité), faites-le dans le corps de votre lettre de motivation.
Soit sincèrement, soit sincèrement, les vôtres sont sûrs et acceptables lorsque écrire des lettres commerciales .
Dans le style bloc, cette ligne sera justifiée à gauche. Il ressemblera à ceci:
Sincèrement,
Ou comme ça :
Cordialement,
Notez qu’il y a une virgule à la fin et que le deuxième mot n’est pas en majuscule.
Laissez 4 à 5 lignes vides et tapez votre nom.
Immédiatement sous votre nom, tapez ce qui suit pour indiquer que votre curriculum vitae a été inclus avec la lettre de motivation :
Annexe : CV
Si vous avez envoyé une copie de la lettre à quelqu’un d’autre dans l’entreprise, indiquez-le comme suit :
cc : Janet Campbell
Vérifier les erreurs
Une fois que vous avez rédigé votre lettre de motivation, vous devez relire, relire, relire !
Imprimez une copie de votre lettre car elle est beaucoup plus facile à relire sur papier que sur un écran d’ordinateur.
Il est préférable de faire une pause dans la rédaction de lettres commerciales avant de relire. Vous aurez la tête plus claire et serez mieux à même de détecter les erreurs. Cependant, généralement, lorsque vous postulez à des emplois, le temps presse, vous n’aurez donc peut-être pas le luxe d’attendre pour relire votre lettre de motivation. Faites au moins une petite pause (allez vous promener ou prenez une collation – faites quelque chose pour vous détourner complètement de l’écriture) avant de relire votre lettre.
Si vous le pouvez, demandez à quelqu’un qui a une bonne connaissance des règles de grammaire de vérifier votre lettre de motivation pour vous. Il est étonnamment facile de faire des erreurs simples, et d’autres personnes peuvent trouver vos erreurs plus facilement que vous ne pouvez les trouver vous-même.
Une fois que vous êtes certain que votre lettre de motivation est sans erreur, imprimez-la sur du papier blanc ou blanc cassé de bonne qualité.
Avant d’envoyer votre lettre de motivation et votre CV, n’oubliez pas de signer votre lettre de motivation ! Si vous avez dit dans votre lettre que vous êtes méticuleux et soucieux du détail, puis que vous oubliez un détail comme la signature de la lettre, vous remettez tout cela en question dans l’esprit de l’employeur.
Une fois que vous êtes certain d’avoir rédigé un contenu excellent et sans erreur et que vous avez formaté votre lettre conformément aux conventions de rédaction de lettres commerciales, vous êtes presque prêt à soumettre votre CV et votre lettre de motivation à l’employeur.
Prenez d’abord un moment pour passer en revue les directives relatives à la soumission de curriculum vitae afin de vous assurer de faire de votre mieux lorsque vous envoyez votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à l’employeur.
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